Приказ об утверждении положение о защите персональных данных

Оглавление:

Приказ об утверждении положения о защите персональных данных

ПРИКАЗ

02 февраля 2009 г.

О Положении о защите персональных данных

Во исполнение требований главы 14 Трудового Кодекса Российской Федерации «Защита персональных данных работника» и Федерального закона от 27.07.2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных»,

1. Утвердить Положение о защите персональных данных работников, с 02.02.2009.

2. Утвердить перечень должностей, допущенных к работе с персональными данными работниками с определением полноты допуска:

— Директор, доступ без ограничений;

— Главный бухгалтер, доступ без ограничений;

— Менеджер по персоналу, доступ без ограничений;

— Бухгалтер, доступ без ограничений;

— Диспетчер по транспорту, доступ к персональным данным водителей-экспедиторов, экспедиторов.

3. Назначить ответственным лицом за получение, обработку и хранение персональных данных сотрудников – .

4. Ознакомить ответственному лицу всех сотрудников по указанному списку с Положением о защите персональных данных работников и заключить с ними Обязательство о неразглашении персональных данных работников.

Приложение: 1. на 7 листах в 1 экз. с приложением на 1 листе в 1 экз.

Приказ об утверждении положения о персональных данных

Приказ об утверждении положения о персональных данных – относительно новый кадровый документ, который обязан составлять работодатель во исполнение требований законодательства о защите личной информации. Этот документ позволяет обеспечить порядок в организации документооборота предприятия и осуществлять законную обработку личной информации о сотрудниках.

Правовая основа

Принимая на работу сотрудника, работодатель получает от него следующие данные личного характера:

  • Ф.И.О.;
  • адрес регистрации и места проживания;
  • серию и номер паспорта;
  • номер свидетельства ИНН;
  • СНИЛС;
  • о количестве детей, датах их рождения;
  • о семейном положении;
  • о предыдущей работе, сроках, причинах увольнения.

Согласно ст. 86-90 ТК РФ организация-работодатель должна придерживаться правил:

  • обработки личной информации сотрудников;
  • хранения и пользования данными;
  • передачи личных данных работников.

На основании ФЗ «О персональных данных» работникам предоставляется право требовать защиту сообщаемых работодателю сведений. Для обеспечения надлежащей работы с личными данными сотрудников каждая организация разрабатывает Положение о персональных данных работников. В этом документе устанавливаются:

  • какие сведения относятся к категории «персональных»;
  • кто имеет доступ к сведениям работников личного характера;
  • как осуществляется сохранность персональных данных (на каком носителе);
  • в каком порядке происходит обработка информации;
  • где фиксируются сведения о сотрудниках (оформляются ли личные дела, карточки, ведутся ли списки и т.д.);
  • на каких основаниях и кому могут передаваться данные о работнике;
  • как защищается доступ к данным (закодирована ли электронная информация, устанавливается ли сейф для материальных носителей);
  • порядок его утверждения и изменения.

Приложение может включать образцы заявлений работников:

  • о согласии с обработкой своих личных данных;
  • о согласии получения дополнительных сведений в отношении работника.

Типовой вариант такого документа по указанию руководства может быть разработан:

  • специалистом по кадрам;
  • юристом компании;
  • помощником руководителя.

Положение о персональных данных является принадлежащим к категории локальных актов предприятия. Его структура не должна противоречить действующему законодательству РФ.

Работодатель обязан не просто разработать документ, регламентирующий порядок хранения и использования информации о сотрудниках, он должен ввести его в действие. Именно для этого работодателем составляется распоряжение об утверждении разработанного положения.

Содержание приказа

Приказ должен включать в себя следующие элементы:

  1. Вводную часть, в которой будет указываться:
    • наименование работодателя;
    • номер, название и дата приказа;
    • город места составления;
    • основания вынесения.
  2. Основную часть, в которой прописываются:
    • факт утверждения положения по личным данным работников;
    • срок, с которого положение вводится в действие;
    • должностное лицо, допущенное к работе с личной информацией;

  • степень полноты допуска должностных лиц к сведениям.
  • Заключительную часть, которая содержит:
    • указание ответственного за выполнение приказа лица;
    • обязанность довести до сведения работников положения о персональных данных, взять их согласие в письменной форме на обработку сведений;
    • подпись руководителя или надлежащим образом уполномоченного заместителя;
    • дату ознакомления и подпись должностного лица, ответственного за выполнение распоряжения.
  • Только после утверждения Положения об обращении с данными работников оно вступает в силу и должно быть доведено до всеобщего сведения под роспись. Для действующих сотрудников подпись проставляется в журнале (реестре) ознакомления. Соответствующий пункт об ознакомлении для новых сотрудников включается в трудовой договор. В качестве отдельного документа целесообразно составить согласие на обработку личных данных, которое должно быть подписано всеми работниками.

    При работе с Положением о данных в отношении работников работодатели допускают некоторые ошибки:

    1. При разработке документа не составляется приказ о его утверждении. При этом работодатель заблуждается в том, что разработка Положения равнозначна введению его в действие или согласию работников на сбор личной информации. На работодателя, который осуществляет обработку таких сведений без письменного согласия субъекта, может быть наложена санкция в виде штрафа в размере:
      • до 70 тысяч рублей (для юридического лица);
      • до 5 тысяч рублей (для ИП).

    Если Положение о персональных данных не доведено до всеобщего сведения, на работодателя может быть возложена ответственность по КоАП РФ в размере до 30 тысяч рублей. При привлечении к ответственности работодатель может наказать сотрудника, отвечающего за сбор и хранение информации на рабочем месте (например, объявить выговор). При повторном нарушении соответствующий работник может быть уволен.

  • В документе установлена обязанность представления сотрудником информации о состоянии здоровья, о религиозных или политических предпочтениях, что является незаконным. Исключение составляют случаи, когда получение таких данных:
    • обусловлено требованиями законодательных актов (например, при поступлении на службу в органы полиции, прокуратуры и т.д.);
    • необходимо по запросу контролирующих органов (полиции, прокуратуры и т.д.);
    • производится с добровольного согласия работника, предоставленного в письменном виде.
  • Смотрите так же:  Приказ 500 по наркологии

    Сроки хранения документов

    В соответствии с ФЗ «О персональных данных» работодатель должен хранить все локальные акты об обращении с информацией в отношении работников в течение всего срока своей деятельности. Таким образом, наряду с Положением, в организациях постоянно должен храниться и приказ о его утверждении.

    Приказ Министерства культуры России от 25.08.2010 №558 устанавливает, что сами сведения в отношении работников, в том числе личные дела, заявления, личные карточки, хранятся в течение 75 лет, в отношении руководителей – постоянно. Результаты обработки информации о среднем возрасте, об образовании, стаже сотрудников государственной службы хранятся постоянно.

    Как ввести положение о защите персональных данных работников, образец приказа об утверждении

    Согласно статье 86 главы 14 Трудового кодекса РФ работодатель обеспечивает защиту персональных данных работника от утраты или неправомерного использования.

    В соответствии со статьей 87 ТК РФ для реализации этой функции работодатель организует разработку положения, устанавливающего порядок хранения и использования таких данных.

    Такие положения могут видоизменяться в зависимости от учреждения и условий работодателя, оговариваемых непосредственно перед зачислением сотрудника в штат.

    Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — просто позвоните, это быстро и бесплатно !

    Ввести положение в действие можно поставив гриф утверждения, либо издав распорядительный документ о его утверждении.

    • В первом случае отслеживание актуальной версии положения усложняется, а внесение любых изменений требует нового утверждения.
    • Второй вариант – издание приказа – позволяет избежать указанных трудностей, кроме того, этот вариант позволяет оговорить различные дополнительные условия в тексте распорядительного документа.

    Приказ должен содержать:

    • требуемые реквизиты;
    • связный текст;
    • подпись уполномоченного лица;
    • печать;
    • при необходимости визы согласования;
    • приложения к приказу.

    Приказ изготавливается на специальном бланке – листе бумаги размера А4 (210 x 297 мм) с полями не менее чем 20 мм (левое, правое и верхнее) и 10 мм (правое). Для бланков можно использовать светлую или белую бумагу. ГОСТ не предусматривает специальных требований к оформлению текста приказа (размер и цвет шрифта и т.д.), они могут быть прописаны во внутренних актах организации (например, в инструкции по делопроизводству).

    Пошаговая инструкция по составлению

    «Шапка» и введение

    1. В середине верхней части бланка должна быть помещена следующая информация:
      • товарный знак или (и) эмблема (при наличии);
      • полное или кратное наименование организации;
      • место издания или составления документа (этот реквизит необходим, если определить место по иным данным затруднительно или невозможно. Например, если название организации «ЗАО «Тендер» города Омск», то эта часть в бланке может отсутствовать).
    2. В середине следующей строки ставят название вида документа: «ПРИКАЗ».
    3. Строкой ниже слева надо поместить дату подписания документа арабскими цифрами (день месяца, месяц, год).
    4. Справа – регистрационный (порядковый) номер.

    Дальше идет название, отражающее содержание документа, например, «Об утверждении Положения о защите персональных данных».

    Связный текст приказа обычно содержит две части. Для составления первой части (преамбулы) необходимо прописать, какие условия вызвали необходимость составления приказа, указать цели составления документа. Преамбула может быть сформулирована так: «В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных».

    После преамбулы на отдельной строке надо расположить слово «ПРИКАЗЫВАЮ», а за ним с новой строки изложить вторую – основную – часть, которая должна содержать пункты об утверждении локального акта и времени введения его в действие: «1. Утвердить Положение о защите персональных данных работников ООО «ЗАПАС» (Приложение 1). 2. Ввести в действие Положение о защите персональных данных работников МУ «ЦБ ПРАВ» с 04.11.2017 года».

    В основную часть можно внести дополнительные условия, необходимые для проведения политики по защите персональных данных, дать конкретные поручения. Вот некоторые примеры:

    • «Утвердить перечень должностей, допускаемых к работе с персональными данными работников».
    • «Назначить лицом, ответственным за получение, обработку и хранение персональных данных сотрудников, Сидорова О.П, инженера-программиста».
    • «Утвердить форму заявления о согласии работника на обработку персональных данных (Приложение № N)».

    Также необходимо предусмотреть обязательное ознакомление с введенным в действие документом работников организации. Возможные формулировки:

    • «Начальнику юридической службы Ивановой О.С. ознакомить с настоящим приказом под роспись лиц, работающих с персональными данными».
    • «Руководителям структурных подразделений ознакомить работников вверенных подразделений с настоящим приказом».

    Последним пунктом следует назначить ответственного за исполнение приказа лица. Это может быть как руководитель, так и другой сотрудник. Возможные варианты:

    • «Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой».
    • «Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора Критского Ю.Г.».

    Чтобы завершить процесс издания приказа надо в строке слева поставить наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись в середине строки и расшифровку подписи (инициалы и фамилия) в той же строке справа. Документ требуется заверить печатью организации.

    На бланке документа могут стоять визы согласования, если внутренним делопроизводством предусмотрены соответствующие процедуры. Визы состоят из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты.

    Так, если в учреждении есть юридическая служба, то документ согласовывается с юристом. Также приказ можно согласовать с заместителем руководителя, курирующим вопросы политики безопасности персональных данных.

    Имеющиеся приложения оформляются на отдельных листах. На первом листе приложения в правом верхнем углу надо написать «Приложение N 1», указав дополнительно дату и регистрационный номер приказа, например: «Приложение № 1 к приказу ООО «ТрансСервис» от 03.11.2017 № 54».

    Когда документ должен быть издан?

    Приказ должен быть издан до даты введения в действие положения, утверждаемого руководителем .

    Рассмотренная процедура утверждения локального акта относится к вопросам основной деятельности организации, поэтому, согласно Перечню типовых архивных документов, утвержденному приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г № 558, рассматриваемый в статье документ должен храниться постоянно.

    Правильно и в срок оформленный приказ поможет организации соответствовать требованиям законодательства в области защиты персональных данных.

    Приказ о защите персональных данных работников — образец

    Приказ о защите персональных данных работников — образец данного документа представлен в статье далее. Этот приказ устанавливает обязанность ответственных лиц по обеспечению конфиденциальности персональных сведений, а также определяет степень допуска к ним для каждого должностного лица. Также в нашей статье вы найдете краткую информацию о содержании данного документа.

    Приказ о защите персональных данных

    Персональные данные (далее по тексту — ПД) работника — это любая информация, которая позволяет третьим лицам идентифицировать его личность. ПД должны быть надежно защищены от несанкционированного доступа — нарушение этого правила влечет за собой наложение на физическое или юридическое лицо, работающее с ними, административного взыскания.

    Смотрите так же:  Требования к платью для фигурного катания

    Для обеспечения конфиденциальности данных необходимо разработать и внедрить на предприятии многоуровневую систему защиты информации, неотъемлемой частью которой является создание организационной документации, определяющей порядок работы с такими сведениями о работниках. Приказ о защите ПД определяет ключевые моменты политики руководства предприятия в области использования конфиденциальных сведений о личности работников, а также устанавливает перечень должностей и занимающих их лиц, в полномочия которых входит сбор, хранение и обработка данных.

    Образец приказа о персональных данных работников

    Предлагаем вам для наглядности ознакомиться с образцом приказа о ПД работников, составленным нашими специалистами:

    о защите персональных данных работников

    С целью исполнения требований, установленных гл. 14 Трудового кодекса РФ, а также федеральным законом «О персональных данных» № 152 от 27.07.2006,

    1. Утвердить Положение о защите персональных данных и ввести его в действие с 01.09.2017.
    2. Утвердить перечень лиц, имеющих право на работу с персональными данными работников, а также определить полноту предоставляемого допуска:
      • генеральный директор Петрушин А. П. — доступ без ограничений;
      • главный бухгалтер Ивликова Е. П. — доступ без ограничений;
      • старший инспектор по кадрам Миронова О. С. — доступ без ограничений;
      • бухгалтеры расчетной группы Никонова Н. З. и Полетаева В. Г. — доступ без ограничений.
    3. Назначить лицом, ответственным за обеспечение реализации процесса сбора, обработки и хранения персональных данных работников, старшего инспектора по кадрам Миронову О. С.
    4. Возложить на ответственное лицо обязанности по ознакомлению сотрудников, указанных в п. 2 приказа, с Положением о защите персональных данных работников, и получению от них письменного обязательства о неразглашении персональных данных сотрудников.

    Генеральный директор ООО «Компакт-М» Петрушин А. П.: (подпись).

    Итак, приказ о защите ПД содержит документально зафиксированное волеизъявление руководителя организации об утверждении документации, определяющей порядок работы с таким данными, и устанавливает перечень лиц, обладающих допуском к работе с ними. Все работники организации, использующие ПД в ходе своей трудовой деятельности, должны быть ознакомлены с этим приказом под подпись.

    Составляем приказ о персональных данных работников

    К персональным данным относится информация, позволяющая определить конкретное лицо. Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ определен перечень сведений, в том числе Ф.И.О., пол, возраст, фото и видео человека, образование, место проживания, семейный статус и другие подобные сведения, по которым конкретное лицо может быть идентифицировано.

    Ответим в статье на вопросы о необходимости издания и содержании приказа о защите данных, а также ответственности работодателя при его отсутствии.

    Зачем нужен приказ о персональных данных

    Администрацией учреждения должна быть внедрена система защиты информации, касающейся сведений о работниках. Одним из элементов данной системы является издание распорядительного документа, определяющего алгоритм работы с данными.

    Приказ о защите сведений определяет обязанность ответственных лиц обеспечить конфиденциальность персональных данных о сотрудниках и объем допуска каждого должностного лица.

    Установленный образец приказа о защите персональных данных работников отсутствует, однако законодательно определено содержание документа, сопровождающего организацию процесса защиты информации:

    • назначение ответственного за организацию процесса обработки данных;
    • определение перечня лиц, допущенных к сбору, хранению и обработке;
    • утверждение положения об обработке и защите конфиденциальных данных.

    Как правильно оформить приказ о персональных данных

    Хотя образец приказа о персональных данных работников 2019 года не имеет установленной формы, его необходимо оформить по общим требованиями к распорядительным документам.

    В шапке документа содержится наименование организации, наименование и номер документа, место и дата составления.

    Преамбула должна содержать обоснование его издания (обстоятельства, ставшие причиной для его создания) либо основание (прямая ссылка на конкретный документ или законодательный акт)

    Основная часть приказа о персональных данных должна содержать:

    • собственно распоряжение об утверждении положения о персональных сведениях, а также о перечне допущенных к их обработке лиц и степени их допуска;
    • указание на лицо, ответственное за обеспечение процесса обработки данных, его должность и Ф.И.О.;
    • указание ответственному лицу ознакомить работников с распорядительным документом;
    • определить работника, который будет контролировать исполнение (может быть сам руководитель).

    Руководитель должен подписать документ. Все работники учреждения, использующие в трудовой деятельности подобную информацию, должны быть ознакомлены с ним под подпись.

    Образец приказа об изменении персональных данных работника

    Приказ может состоять из следующих разделов:

    1. Общие положения. В разделе указывается цель принятия положения и круг вопросов, которые оно регулирует.
    2. Основные понятия. Состав сведений о работниках. Необходимо указать, какие конкретно документы в организации содержат указанные данные.
    3. Обработка данных. В разделе указаны условия, которые должны быть соблюдены при обработке.
    4. Передача данных. Необходимо установить порядок передачи сведений внутри организации, сторонним лицам и государственным органам.
    5. Доступ к данным. Включается информация о порядке внутреннего и внешнего доступа к данным о сотрудниках.
    6. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту информации. Указать, кто в организации несет ответственность за нарушение правил ее хранения и использования.

    Положение о персональных данных нужно довести до сведения всех сотрудников. Фактическое ознакомление с положением можно зафиксировать в тексте трудового договора, в положении в листе ознакомления с ним или в журнале ознакомления с локальными нормативными актами учреждения.

    Иногда информация о сотруднике меняется (например, в связи с замужеством происходит смена фамилии). В таком случае сотрудник направляет работодателю заявление, на основании которого последний издает приказ о внесении изменений в ряд документов.

    Ответственность за отсутствие

    Сведения о сотрудниках необходимо защищать от неправомерного доступа. Проверку организации выполнения требований 152-ФЗ осуществляет Роскомнадзор.

    В законе прямо не установлены виды нарушений и ответственность за них. 152-ФЗ отсылает работодателя к иным отраслевым законодательствам. Так, УК РФ содержит нормы, предусматривающие ответственность за неправомерное использование информации о сотрудниках.

    Смотрите так же:  Адвокат вакансии москва

    Основная ответственность за нарушение норм 152-ФЗ — административная, которую можно понести за нарушение порядка сбора, хранения и использования сведений, за их непредоставление по запросу уполномоченных структур.

    За нарушение 152-ФЗ должностное лицо может быть привлечено к дисциплинарной ответственности за ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей при обработке информации, в том числе увольнению по пп. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ.

    Приказ о защите персональных данных работников

    Приказ о защите персональных данных необходим для того, чтобы отрегулировать на предприятии правила по работе с личными документами сотрудников.

    Что относится к персональным данным

    Сведениями, имеющими персональное значение, является любая информация о работнике организации, включенная в его личные документы. В частности это: дата и место рождения, адрес проживания, образование и опыт работы, состояние здоровья. К личным данным также причисляются вероисповедание, национальность, внешние особенности, финансовое и семейное положение, отношения с законом (наличие или отсутствие судимостей), а также некоторые факты из биографии.

    Зачем охраняются персональные данные

    Защита персональных сведений – одно из важнейших условий обеспечения безопасности гражданина. Она необходима на каждом уровне его взаимодействия с социумом: при устройстве в детский сад, школу, ВУЗ, пользовании медицинскими и социальными услугами, трудоустройстве. Любое учреждение или организация, которая имеет дело с личной документацией человека, должна гарантировать ему сохранение персональной информации и невозможность ее распространения. Таким образом, достигается предотвращение неправомерного использования этих данных, а также их применение в корыстных и иных злонамеренных целях.

    Как осуществляется их защита

    Меры по защите персональных данных регламентируются законодательством РФ. В частности, на каждом предприятии, которое нанимает работников, а, значит, имеет дело с их личными сведениями, должен быть сотрудник, который несет за них ответственность.

    В случае разглашения персональной информации именно с него и будет спрос. Если такового работника нет, то ответственность автоматически перекладывается на директора компании. Кроме того, в организации должны быть разработаны регулирующие нормативно-правовые акты, в том числе соответствующие положение и приказ.

    Значение приказа о защите персональных данных работников

    Роль приказа о защите персональных данных достаточно проста, но вместе с тем значима: при помощи него руководитель дает указание кому-либо из подчиненных о принятии мер по охране личной информации сотрудников. Без этого документа при возникновении утечки пострадавшие работники смогут с легкостью доказать виновность организации, вследствие чего на руководящий состав и само предприятие будут наложены административные санкции (в виде достаточно кружных штрафов, а то и чего покруче).

    Формат документа

    На сегодня формат приказа может быть произвольным: это обозначает, что его можно писать в свободном виде. Но если руководство предприятия разработало и утвердило свой стандарт документа, обязательный к применению, то руководствоваться, конечно, следует именно им. При этом форма приказа должна быть обозначена в нормативно-правовых бумагах компании.

    Как оформить бланк

    К оформлению бланка, ровно как к его формату, никаких особых условий не предъявляется. То есть документ можно делать на бланке с фирменным логотипом и реквизитами или на простом листе бумаги. Текст может быть как печатным, так и рукописным, правда в первом случае его надо распечатать (для простановки в нем нужных подписей). Приказ формируется в одном оригинальном экземпляре, но если требуются дополнительные его копии, то документ можно размножить (например, для передачи в заинтересованные структурные подразделения).

    Кто должен расписаться в приказе

    Свои подписи в приказе о защите персональных данных работников должны поставить несколько человек. Самый первый автограф: директора организации, поскольку именно от его лица выпускаются все распоряжения такого уровня.

    Следующая подпись: работника, на которого возлагается контроль за исполнением приказа и, наконец, в нем должны расписаться сотрудники, в нем упомянутые (если только их подписи не будут собраны в отдельном акте об ознакомлении).

    Печать в документе ставить в обязательном порядке не требуется, но она нужна в том случае, если условие о ее использование для визирования внутренней распорядительной документации есть в учетной политике компании.

    Как производить регистрацию, вести учет и хранение документа

    Приказ нужно обязательно зарегистрировать и учесть. Для этого следует воспользоваться отдельным журналом учета, в котором фиксируются сведения обо всех выпущенных в организации распоряжениях. В журнал достаточно включить номер, дату и краткую суть приказа. После этого документ нужно вложить в папку с другими подобными бумагами. В ней он должен находиться период, установленный локальными нормативно-правовыми актами предприятия или законодательными нормативами. После того, как актуальность приказа будет утрачена и он потеряет свое значение, его нужно или отправить в архив или утилизировать.

    Образец приказа о защите персональных данных работников

    При необходимости составить приказ о защите персональных данных, который вы ранее никогда не делали, посмотрите приведенный здесь пример и ознакомьтесь с комментариями к нему. С их помощью вы наверняка без особых усилий сделаете нужное вам распоряжение.

    1. В начале документа все шаблонно: напишите тут наименование организации, название приказа, его номер, дату и место формирования. После этого переходите к сути.
    2. Первым делом обозначьте здесь основание, т.е. дайте ссылку на статью закона, в соответствии с которой пишете распоряжение, а также обоснуйте его, т.е. отметьте реальную причину его создания (например, необходимость внедрения правил и норм по защите персональных сведений).
    3. Далее внесите собственно указание на защиту личной информации работников компании, а также впишите нормативно-правовые бумаги, которые это регулируют, обозначьте требование об ознакомлении с ними персонала под роспись.
    4. Назначьте ответственное лицо.
    5. Отдельным пунктом включите информацию о сотруднике, который будет следить за выполнением данного распоряжения (это может быть сам директор предприятия, кто-либо из его заместителей или же начальник отдела кадров, в ведении которого обычно и находится весь объем персональных данных).
    6. В завершении не забудьте поставить в бланк все нужные подписи.