Оформить договор аренды транспортного средства

Договор аренды автомобиля, не находящегося в собственности у работника

Цитата: Организация планирует заключить с физическим лицом Ивановым договор аренды транспортного средства с экипажем (управлять будет сам Иванов). При этом собственником транспортного средства является другое физическое лицо – Петров. На данный момент из Правил дорожного движения РФ исключены положения, обязывавшие водителя иметь при себе доверенность на право владения, или пользования, или распоряжения данным транспортным средством.
Нужно ли в этой связи получать согласие Петрова (собственника) на то, что транспортное средство будет сдано в аренду и использовано Ивановым? Каков порядок заключения подобного договора аренды с Ивановым – нужна ли для этого доверенность?

Автор ответа: — Александров Алексей | эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
— Соловьев Олег | эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Организация планирует заключить с физическим лицом Ивановым договор аренды транспортного средства с экипажем (управлять будет сам Иванов). При этом собственником транспортного средства является другое физическое лицо – Петров. На данный момент из Правил дорожного движения РФ исключены положения, обязывавшие водителя иметь при себе доверенность на право владения, или пользования, или распоряжения данным транспортным средством.
Нужно ли в этой связи получать согласие Петрова (собственника) на то, что транспортное средство будет сдано в аренду и использовано Ивановым? Каков порядок заключения подобного договора аренды с Ивановым – нужна ли для этого доверенность?

Действительно, с 24 ноября 2012 г. из п. 2.1.1 Правил дорожного движения Российской Федерации (утверждены постановлением Совета Министров – Правительства РФ от 23.10.1993 № 1090) исключены положения, обязывавшие водителя иметь при себе документ, подтверждающий право владения, или пользования, или распоряжения данным транспортным средством, к которым относилась и соответствующая доверенность.

Однако эти изменения касаются исключительно прав и обязанностей водителя как участника дорожного движения и никак не связаны с общими положениями законодательства о совершении сделок (в том числе связанных с распоряжением имуществом).

Передача имущества в аренду представляет собой один из способов распоряжения имуществом, а распоряжаться имуществом, по общему правилу, вправе только его собственник (ст. 209 ГК РФ). Кроме того, передать имущество в аренду может хотя и не являющееся собственником, но управомоченное на это законом или собственником лицо (ст. 608 ГК РФ). Таким образом, в рассматриваемой ситуации договор аренды может быть заключен организацией либо с собственником транспортного средства, либо с лицом, которому собственник предоставил полномочие заключать соответствующие договоры. Такое полномочие может следовать, в частности, из доверенности, под которой в ГК РФ понимается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами (п. 1 ст. 185 ГК РФ).

Для заключения лицом, которому выдана доверенность, договора аренды автомобиля необходимо, чтобы в доверенности было прямо предусмотрено право сдачи автомобиля в аренду или право распоряжения автомобилем (специального указания на то, что собственник согласен на передачу автомобиля в аренду именно для использования в целях оказания платных услуг, не требуется). Если ни одно из данных правомочий в доверенности не оговорено, заключать договоры аренды автомобиля лицо, которому выдана доверенность, не имеет права. Заключенный договор аренды в такой ситуации будет ничтожным в силу ст. 168 ГК РФ, если собственник имущества впоследствии не одобрит такую сделку.

Напомним также, что в силу п. 1 ст. 182 ГК РФ сделка, совершенная одним лицом от имени другого лица в силу полномочия, основанного на доверенности, непосредственно создает, изменяет и прекращает гражданские права и обязанности представляемого. Поэтому в качестве арендодателя в договоре аренды должен быть назван именно собственник имущества. Лицо, которому выдана доверенность, будет только представителем, который действует от имени собственника, но не арендодателем. Из этого вытекает и следующий момент. По договору аренды арендатор обязан уплачивать арендные платежи, а арендодатель, соответственно, имеет право на получение таких платежей (ст. 614 ГК РФ). Поскольку права и обязанности по сделке, совершенной одним лицом от имени другого лица на основании доверенности, возникают непосредственно у представляемого, уплачивать арендную плату «по умолчанию» следует именно собственнику автомобиля, а не лицу, подписавшему договор аренды от имени собственника. Однако если в доверенности предусмотрено право лица, которому она выдана, на получение арендных платежей либо иных доходов от распоряжения автомобилем, то оно сможет от имени собственника имущества получать арендные платежи от арендатора.

Договор аренды транспортного средства

Если компании или частному лицу необходимо воспользоваться транспортом на определенный срок, можно заключить договор аренды с собственником. Правила составления такого документа регламентированы ГК РФ. На сервисе Документовед вы можете оформить договор аренды транспортного средства за считанные минуты – для этого достаточно заполнить все пункты типовой формы.

Зачем нужен договор аренды авто

Для большинства предприятий малого и среднего бизнеса приобретение даже одного автомобиля или иного транспортного средства может представлять серьезную проблему. Чтобы избежать существенных расходов на приобретение транспорта, оптимальным вариантом будет заключение договора аренды. В этом случае машину можно получить на определенный срок, а собственнику будет выплачено денежное вознаграждение.

Разновидности договора

Договор аренды транспортного средства может быть двух видов:

  • предоставление транспорта с экипажем,
  • аренда без экипажа.

Договор аренды транспортного средства составляется в форме письменного документа, а для вступления его в силу достаточно подписей обеих сторон.

Составление соглашения

Обязательным условием арендного договора будет являться пункт о предмете сделки. Для этого стороны должны описать конкретное транспортное средство, которое передается арендатору. Кроме того, при передаче авто стороны оформляют двусторонний акт, в котором нужно детально перечислить качественные и количественные характеристики. При заключении договора контрагенты могут согласовать следующий перечень пунктов:

  • срок арендных отношений;
  • размер вознаграждения или порядок его определения;
  • условие о предоставлении услуг по управлению и техобслуживанию – силами собственника или арендатора;
  • порядок несения затрат на техобслуживание машины, приобретение ГСМ и иных расходных материалов;
  • место эксплуатации автомобиля;
  • положение об ответственности за нарушение условий аренды;
  • порядок урегулирования споров, в том числе при повреждении транспортного средства;
  • иные условия.

С помощью сервиса Документовед вы можете заполнить образец договора аренды, который соответствует всем требованиям ГК РФ. Можно распечатать документ либо сохранить его в электронной форме. При возникновении проблем или трудностей помощь в составлении договора окажет наш юрист.

Оформление договора аренды автомобиля

Автомобиль давно уже превратился из предмета роскоши в необходимое средство передвижения. В современном мире высоких технологий, больших скоростей и длительных расстояний, потребность в личном транспорте только возрастает. Однако не все граждане могут позволить себе приобретение автомобиля, а некоторым частным и юридическим лицам машина нужна лишь на определённый период. В таких случаях оформляется договор аренды.

Но каковы особенности оформления соглашения рассматриваемого типа? Какие документы необходимы для осуществления данной процедуры? Каковы обязанности сторон при заключении договора аренды автомобиля? Может ли заинтересованное лицо выкупить арендованное им автотранспортное средство? Читайте об этом в статье.

Когда оформляется договор

Процедура регистрации соглашения об аренде автотранспорта подчиняется регламенту статей 642–648 Гражданского кодекса Российской Федерации. Положением рассматриваемого нормативного акта определяются следующие ситуации, когда составляется договор аренды автомобиля с участием юридического лица:

  • Служебная необходимость;
  • Личная машина находится в нерабочем состоянии;
  • Встреча с партнёрами по бизнесу;
  • Передвижение во время командировки за границу РФ.

Рядовые граждане берут в аренду автомобиль на основании соответствующего договора по следующим причинам:

  • Требуется транспорт для торжественного мероприятия;
  • Собственный автомобиль нуждается в ремонте;
  • Для изучения автотранспорта конкретной марки с целью приобретения равноценного в будущем;
  • Требуется автотранспорт для перемещения в другой субъект Российской Федерации;
  • Нужна машина для поездки в выходной день.

Часто договор аренды автомобиля заключается с иностранцами, путешествующими по Российской Федерации. Однако арендодателям необходимо быть начеку — автотранспорт нередко арендуют мошенники, и цель их манипуляций — угон.

Правила составления договора аренды автомобиля

Существуют два типа аренды автомобиля:

Автотранспортное средство без экипажа предоставляется в том случае, когда у арендатора или его представителя, который будет управлять данной машиной, есть водительские права. Для торжеств и длительных командировок за границу РФ чаще всего предоставляется автомобиль с водителем.

В соответствие с законодательством Российской Федерации, предпочитается письменное оформление договора аренды автомобиля, при использовании шариковой ручки синего или чёрного цвета. Допускается оформление рассматриваемого документа печатным способом при помощи типографических средств. Крайне нежелательны видимые исправления и неаккуратный почерк, а также грамматические ошибки.

Смотрите так же:  Арбитражный суд квитанция на подачу искового заявления

Договор приобретения автотранспортного средства во временное пользование в обязательном порядке должен содержать следующие пункты информативного характера:

  • Наименование — «Договор аренды транспортного средства без экипажа (с экипажем) с физическим/юридическим лицом»;
  • Указание объекта Российской Федерации и даты оформления соглашения (цифрами, в формате день/месяц/год);
  • Подробные реквизиты арендатора и арендодателя;
  • Указание предмета договора (подробное описание автотранспортного средства);
  • Определение условий соглашения;
  • Определение системы расчёта и суммы необходимых выплат;
  • Указание срока, в течение которого настоящий договор действителен;
  • Определение меры ответственности арендатора и арендодателя;
  • Прочие условия договорённости, согласованные и определяемые обеими сторонами в добровольном порядке;
  • Паспортные реквизиты сторон (данные юридического лица, информация из удостоверения личности и т. д.);
  • Подписи сторон с расшифровкой (фамилия и инициалы).

Ознакомиться с образцом заполнения рассматриваемого документа можно по следующей ссылке:

Между физическими лицами

Законодательством Российской Федерации не предусматривается весомых особенностей оформления договора аренды автомобиля между физическими лицами. Дело в том, что подобная сделка является типовой, и оформляется исключительно по стандартному алгоритму.

Между физическим лицом и организацией

Несколько сложнее обстоит дело с процедурой взятия автотранспорта во временное пользование юридическим лицом. Особенности оформления договора аренды автомобиля между физическим лицом и юридическим заключаются, в частности, в обязательном предоставлении следующих дополнительных актов:

  • Устава организации;
  • ИНН;
  • ОГРН;
  • Письменное обращение руководящего органа.

С юридическим лицом составляются два типа договора аренды автомобиля:

Краткосрочный договор оформляется по стандартной схеме. Для долгосрочного контракта транспорт нередко приобретается в соответствии с пожеланиями заказчика.

С правом выкупа

Договор аренды автомобиля с правом выкупа отличается от типового соглашения только наличием в собственном содержании следующих пунктов:

  • Подтверждение права арендатора выкупить машину;
  • Определённую сторонами стоимость транспортного средства при выкупе;
  • Алгоритм передачи права собственности.

Рассматриваемые пункты предпочтительно указывать в дополнительных положениях договорённости. Скачать образец рассматриваемого соглашения можно по ссылке:

Необходимые документы

Для оформления любого соглашения необходимо осуществить сбор требуемой документации. Список документов, необходимый для заключения договора аренды на автомобиль для физических лиц, представлен ниже:

  • Удостоверение личности;
  • Временная прописка (при необходимости).

Юридическому лицу необходимо предоставить:

  • Реквизиты предприятия;
  • Удостоверение личности директора;
  • Нотариально заверенную доверенность, если интересы фирмы представляет не директор, а иное уполномоченное лицо.

Договор с правом выкупа арендованного автомобиля регистрируется в органах ГИБДД. Для данной процедуры понадобится следующий пакет документов:

  • Заявление о постановке машины на учёт;
  • Стандартный пакет документов для договора аренды;
  • Банковский реквизит об уплате государственной пошлины;
  • Паспорт транспортного средства (ПТС);
  • Регистрационные знаки;
  • Страховая документация.

Важно! При подаче документации представителем юридического лица может понадобиться выписка из Единого Государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ). Данный документ выдаётся в течение месяца, поэтому позаботиться о его наличии необходимо заблаговременно.

Арендная плата и срок действия договора

В соответствии с регламентом Гражданского кодекса Российской Федерации, рассматриваемый документ может быть оформлен на следующие сроки:

  • Краткосрочный — до 1 года;
  • Долгосрочный — до 5 лет.

Если временной период действия договорённости в тексте соглашения не указан, он заявляется как бессрочный, и действует в течение года. По истечении данного периода действие документа можно продлить.

Сроки и способы ежемесячной арендной платы также оговариваются сторонами. Арендатор обязуется предоставлять оговоренную сумму в определённый срок, в противном случае возлагается пеня за каждый день неустойки в процентном соотношении, указанном в договорённости.

Обязанности сторон сделки

При заключении договора аренды на автомобиль арендатор обязан:

  • Следить за сохранностью и удовлетворительным состоянием машины;
  • Нести расходы по эксплуатации, содержанию и ремонту транспортного средства;
  • Вовремя рассчитываться по арендной плате.

При оформлении договора аренды на транспортное средство арендодатель обязан:

  • Предоставить арендатору рассматриваемый автомобиль в оговоренный срок;
  • Заблаговременно предупредить арендатора в случае, если у данной машины имеются другие владельцы.

Важно! Арендатор вправе передавать автотранспортное средство в пользование третьим лицам. Разрешения арендодателя в данном случае не требуется.

Документы при аренде автомобиля у физического лица

Цитата (БСС «Главбух» 02.09.2013): Организация находится на УСН. доходы минус расходы. заключили договор аренды транспортного средства без экипажа с сотрудником организации своей — сотрудник является секретарем. Ежемесячно выплачивается 3503 рубля и удерживается НДФЛ в день выплаты. Установлены нормы расхода согласно тех паспорту на бензин. Необходимо удерживать НДФЛ с выплаченной суммы за бензин. Имеет ли право организация возмещать такие расходы. Как отразить в учете расходы на бензин по арендованной машине? Может организация заключить договор аренды транспортного средства без экипажа если он является сотрудником организации?

Организация может заключить с сотрудником договор аренды автомобиля без экипажа. В этом случае расходы по эксплуатации автомобиля несет организация, поэтому НДФЛ с суммы расходов на бензин не удерживайте. НДФЛ удерживается с расходов на бензин только в том случае, если договором аренды предусмотрено, что такие расходы несет арендодатель. Списание ГСМ отражается бухгалтерской проводкой ДЕБЕТ 20 (23, 26, 44) КРЕДИТ 10.3 «Топливо» в фактически израсходованном количестве на основании первичных документов. «Упрощенцы» с объектом доходы минус расходы признают расходы, связанные с эксплуатацией арендованного автомобиля, в зависимости от условий договора. Если тот или иной вид затрат возложен на арендатора, он вправе учесть его в целях налогообложения.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» vip-версия
Статья: Как выгоднее оформить использование личного автомобиля сотрудника.

Использование личного автомобиля работника для служебных целей на практике оформляют несколькими способами. От того, какой вариант выберут стороны, зависит порядок учета расходов по нему работодателем, а также исчисление НДФЛ и страховых взносов во внебюджетные фонды с сумм, выплаченных работнику за использование его личного автомобиля. В частности, сотрудник и компания могут:
· заключить договор аренды автомобиля (ст. 632 и 642 ГК РФ);
· договор безвозмездного пользования автомобилем (ст. 689 ГК РФ);
· соглашение о том, что работник с согласия работодателя использует для служебных поездок свой личный автомобиль, а работодатель за это выплачивает ему компенсацию и возмещает расходы по его эксплуатации (ст. 188 ТК РФ);
· включить условия о выплате компенсации (аналогично предыдущему пункту) непосредственно в трудовой договор или оформить их как дополнительное соглашение к нему. *
Вариант первый — аренда автомобиля у работника
Транспортное средство можно арендовать как с экипажем, так и без него. В первом случае сотрудник, предоставивший работодателю свой автомобиль в аренду, сам управляет им и следит за его техническим состоянием (ст. 632 ГК РФ). Именно арендодатель в течение всего срока действия договора аренды обязан поддерживать машину в надлежащем состоянии, осуществлять ее текущий и капитальный ремонт и предоставлять необходимые принадлежности (ст. 634 ГК РФ).
При передаче автомобиля в аренду без экипажа управлением и его технической эксплуатацией занимается арендатор, то есть работодатель (ст. 642 ГК РФ). Он же должен проводить текущий и капитальный ремонт и поддерживать автомобиль в надлежащем состоянии (ст. 644 ГК РФ).
По умолчанию затраты на покупку топлива, смазочных и других расходных материалов несет арендатор. Это правило действует при аренде автомобиля как с экипажем, так и без него (ст. 636 и 646 ГК РФ). *
Вместе с тем расходы на приобретение горюче-смазочных материалов могут быть возложены и на арендодателя. Такое условие необходимо отдельно предусмотреть в договоре аренды.
Стороны вправе также самостоятельно определить и зафиксировать в договоре, кто из них обязан застраховать транспортное средство и автогражданскую ответственность, то есть приобрести страховой полис ОСАГО. Если такое распределение не предусмотрено, то при аренде автомобиля с экипажем расходы на страхование несет арендодатель, без экипажа — арендатор (ст. 637 и 646 ГК РФ).
Независимо от срока аренды и от вида договора — с экипажем или без него договор должен быть заключен в письменной форме (ст. 633 и 643 ГК РФ).

Стороны договора самостоятельно устанавливают размер арендной платы. Однако в случае ее искусственного завышения налоговики, проверяя арендатора, могут посчитать плату экономически необоснованной и исключить ее из расходов. Размер арендной платы можно определить исходя из стоимости транспортного средства и срока полезного использования автомобиля, имеющего аналогичные характеристики. *
Налог на прибыль. Организация, арендовавшая автомобиль работника, вправе признать в налоговом учете арендную плату (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ), а также расходы на приобретение ГСМ и других расходных материалов (подп. 5 п. 1 ст. 254 и подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Справка
В бухучете арендованный автомобиль следует отражать за балансом
Для обобщения информации о наличии и движении основных средств, полученных организацией в аренду, предназначен забалансовый счет 001 «Арендованные основные средства». Передача автомобиля в аренду отражается записью только по дебету счета 001, а его возврат по окончании срока действия договора — по кредиту счета 001.При этом имущество учитывается за балансом по стоимости, указанной в договоре аренды. Если стороны не смогли определить ее, арендованный автомобиль отражается по нулевой стоимости.
Кроме того, рекомендуем организации-арендатору открыть на арендованный автомобиль инвентарную карточку учета объекта основных средств (форма № ОС-6, утв. постановлением Госкомстата России от 21.01.03 № 7)
Для документального подтверждения затрат в виде арендной платы достаточно самого договора и акта о передаче автомобиля работодателю. Составлять ежемесячные акты об оказании услуг по аренде не обязательно (письма Минфина России от 06.10.08 № 03-03-06/1/559 и от 09.11.06 № 03-03-04/1/742). К договору необходимо приложить копию паспорта транспортного средства (ПТС) и свидетельства о его регистрации, а если сотрудник управляет автомобилем по доверенности — еще и ее копию.
Основанием для учета расходов на ГСМ являются путевые листы и документы о приобретении топлива и смазочных материалов: кассовые и товарные чеки, товарные накладные и др.
Путевые листы можно составлять по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78.Организации, не являющиеся автотранспортными, вместо типовых форм вправе разработать и применять собственную форму путевого листа. В нее должны быть включены все обязательные реквизиты, предусмотренные приказом Минтранса России от 18.09.08 № 152 и пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». *
Порядок учета остальных затрат, связанных с эксплуатацией арендованного автомобиля, зависит от вида договора аренды. Если стороны заключили договор аренды с экипажем, то большинство расходов (ремонт, содержание и т. д.) осуществляет арендодатель, то есть работник. Значит, работодатель не сможет признать перечисленные расходы в налоговом учете.
Единственное исключение — расходы на страхование. Организация-арендатор вправе их учесть, только если по условиям договора аренды указанные расходы возложены именно на нее. Это следует из положений статьи. 637 ГК РФ и подпункта 1 пункта 1 статьи 263 НК РФ.
Допустим, стороны заключили договор аренды без экипажа. В этом случае организация-арендатор сможет также признать при расчете налога на прибыль следующие расходы:
· на проведение текущего и капитального ремонта арендованного автомобиля (п. 2 ст. 260 НК РФ);
· техническое обслуживание, мойку, парковку, стоянку автомобиля (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ);
· страхование автомобиля и автогражданской ответственности (п. 1 ст. 263 НК РФ);
· оплату труда водителя, управляющего арендованным автомобилем (ст. 255 и подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Об отражении в бухучете автомобиля, полученного от работника в аренду, читайте во врезке на с. 33.
Упрощенная система налогообложения. «Упрощенцы» с объектом доходы минус расходы признают расходы, связанные с эксплуатацией арендованного автомобиля, в зависимости от условий договора. Если тот или иной вид затрат возложен на арендатора, он вправе учесть его в целях налогообложения (подп. 3—5 и 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). *
Исключением являются только расходы на добровольное страхование автомобиля, в том числе на приобретение полиса КАСКО. Дело в том, что в составе затрат на страхование «упрощенцы» вправе учитывать расходы только на обязательное страхование работников, имущества и ответственности (подп. 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Возможность признания ими расходов на добровольное страхование нормами главы 26.2 НК РФ не предусмотрена.
Налог на доходы физических лиц. Арендная плата, полученная работником, включается в его доходы и облагается НДФЛ на общих основаниях. Если арендодатель является налоговым резидентом РФ, применяется ставка 13%, нерезидентом — ставка 30% (п. 1 и 3 ст. 224 НК РФ).
При выплате работнику арендной платы организация обязана удержать из этой суммы НДФЛ и перечислить налог в бюджет (п. 1 и 4 ст. 226 НК РФ). Это необходимо сделать не позднее дня, следующего за днем фактического получения работником арендной платы (абз. 2 п. 6 ст. 226 НК РФ). *
Несмотря на передачу автомобиля организации в аренду, работник, то есть его собственник, обязан сам уплачивать транспортный налог за него (см. врезку справа).
Страховые взносы во внебюджетные фонды. Этими взносами облагаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ или оказание услуг (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ, далее — Закон № 212-ФЗ). Передачу имущества в аренду нельзя считать ни работой, ни услугой.
Более того, на вознаграждения по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование, страховые взносы в ПФР, ФОМС и ФСС России не начисляются (ч. 3 ст. 7 Закона № 212-ФЗ). Значит, арендная плата не должна облагаться этими взносами.
Однако указанный вывод справедлив только для договоров аренды транспортного средства без экипажа. * Такого же мнения придерживается Минздравсоцразвития России (письмо от 12.03.10 № 550-19).
Если стороны заключили договор аренды автомобиля с экипажем, работник не только передает работодателю свой автомобиль, но еще и предоставляет услуги по управлению им.
Получается, что на сумму вознаграждения за эти услуги организация-арендатор обязана начислить страховые взносы в ПФР и ФОМС (ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ). Взносы в ФСС России, уплачиваемые согласно Закону № 212-ФЗ, в любом случае начислять не нужно. Дело в том, что любые вознаграждения, выплачиваемые физическим лицам по договорам гражданско-правового характера, освобождены от уплаты страховых взносов в этот фонд (п. 2 ч. 3 ст. 9 Зако- на № 212-ФЗ).
Итак, чтобы не переплачивать, сумму вознаграждения в договоре аренды с экипажем можно разделить на две части: непосредственно плату за пользование автомобилем и плату за оказание услуг по управлению им. Если это сделать невозможно, то организации придется начислять страховые взносы на всю сумму, выплачиваемую работнику по договору.

Смотрите так же:  Мировой суд приморск

Журнал «Российский налоговый курьер» № 3, Февраль 2012
2.Статья: Простые способы безошибочного списания расходов на ГСМ.

ДОГОВОР
Приобретение стандартно начинается с заключения договора поставки с поставщиком горюче-смазочных материалов. После оплаты счета компания получает либо талоны, либо спецкарты для заправки на АЗС данного поставщика.
Согласно таким документам, бухгалтерия обязана оприходовать ГСМ по маркам, количеству и стоимости. ГСМ по плану счетов приходуется и учитывается на счете 10.3 «Материалы»:
ДЕБЕТ 10.3 КРЕДИТ 60
— оприходование топлива;
ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 50, 51
— оплата за топливо.
Если и подотчетному лицу, например водителю, доверено приобретать за наличные деньги бензин, то проводки следующие:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
– выданы денежные средства под отчет на приобретение ГСМ (на основании расходного кассового ордера);
ДЕБЕТ 10.3 КРЕДИТ 71
– приняты к учету ГСМ (бензин), приобретенные подотчетным лицом (на основании авансового отчета с приложенными к нему подтверждающими документами – чеками с АЗС).
Списание расходов на ГСМ
Основанием для списания ГСМ является путевой лист. Порядок заполнения путевых листов утвержден приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. Организация вправе сама разработать форму путевого листа, учитывая требования приказа. Такой документ будет являться подтверждением расходов на ГСМ в целях налогообложения, поэтому я уделю больше внимания его заполнению (см. «Образец путевого листа». – Примеч. ред.).
Путевой лист оформляется либо на один день, либо на срок до одного месяца. Если в течение этого срока транспортным средством пользуются несколько водителей посменно, допускается оформление нескольких путевых листов раздельно на каждого из водителей, но на одно транспортное средство. Проверяйте наличие верно проставленного типа транспортного средства, печати или штампа компании-владельца.
Впоследствии списание ГСМ в бухгалтерском учете производится так. С кредита счета 10.3 в дебет соответствующих счетов учета затрат в зависимости от того, в каком именно подразделении (в каких целях) используется автотранспорт. В учете списание ГСМ отражается бухгалтерской проводкой ДЕБЕТ 20 (23, 26, 44) КРЕДИТ 10.3 «Топливо» в фактически израсходованном количестве на основании первичных документов. *

Журнал «Семинар для бухгалтера» № 8, Август 2012г.

Как правильно оформить договор аренды автомобиля

Часто сотрудники используют личные транспортные средства на блага компании. Как правильно оформить договор аренды транспортного средства?

Без регистрации

Договор аренды автомобиля регулируется статьями 642–648 Гражданского кодекса («Аренда транспортного средства без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации, или проще: «Аренда без экипажа»). Согласно ГК такой договор должен быть заключен в письменной форме независимо от его срока, однако регистрировать его, в отличие от договора аренды недвижимости, не надо.

Самое привлекательное условие для компании в такой форме сотрудничества с водителем на личном авто прописано в статье 646 ГК: «Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией». Расходы в связи с эксплуатацией – это не только ГСМ; это и мойка, и ТО, и текущий ремонт, и страхование, и возмещение вреда, причиненного автомобилю. Однако стороны могут перераспределить обязанности по содержанию и эксплуатации арендованного автомобиля по своему усмотрению. Достаточно прописать в договоре, кто какие расходы несет.

Для того чтобы договор не вызвал претензий со стороны контролирующих органов, необходимо соблюсти ряд условий. По нашему мнению, заключению договора должен предшествовать приказ, в котором обосновывается необходимость аренды (например, обеспечение бесперебойной работы какой-либо из служб компании и т. п.) и дано поручение юристу или иному ответственному лицу подготовить проект договора.

Смотрите так же:  С возврат строки из функции

Напомним, что сдавать имущество в аренду имеет право только его собственник либо лицо, уполномоченное законом или опять же собственником (ст. 608 ГК РФ). Это значит, что для признания расходов арендатора работник, сдающий в аренду свой автомобиль, должен представить организации документы, подтверждающие его право владения на машину. Такой бумагой является паспорт транспортного средства (ПТС). В период действия договора аренды в компании должна храниться его копия.

Кроме того, сотрудник должен передать фирме:

  • свидетельство о регистрации автомобиля;
  • талон техосмотра;
  • страховой полис, если риски застраховал сам сотрудник.

После издания приказа и определения кандидатуры арендодателя стороны согласовывают условия аренды и составляют договор.

Договор обязательно должен содержать следующие данные:

  • марку машины;
  • год выпуска;
  • цвет;
  • номер кузова и двигателя;
  • государственный регистрационный номер.

Если в договоре аренды эти данные отсутствуют, то он не считается заключенным (ч. 3 ст. 607 ГК РФ). Также стороны указывают восстановительную стоимость автомобиля по состоянию на момент его передачи арендатору. Она определяется по договоренности.

В договоре следует прописать порядок, условия и сроки внесения арендной платы. Как правило, она вносится ежемесячно в виде фиксированного платежа (подп. 1 ч. 2 ст. 614 ГК РФ). Можно установить и иной порядок, например, в зависимости от времени работы, пробега, количества выездов (ст. 614 ГК РФ). Если арендная плата установлена в твердой сумме, то ее размер может изменяться только по соглашению сторон и не чаще одного раза в год (ч. 3 ст. 614 ГК РФ).

При передаче автомобиля обязательно составляется акт приема-передачи. Его можно оформить произвольно или использовать форму № ОС-1, утвержденную постановлением Госкомстата от 21 января 2003 г. № 7. В акте надо указать характеристики передаваемого автомобиля, его согласованную стоимость, пробег, а также техническое состояние по результатам осмотра. Возврат арендуемой машины работнику также оформляется актом о приеме-передаче объекта основных средств.

Налоговые последствия

В соответствии с подпунктом 10 пункта 1 статьи 264 НК РФ, арендная плата принимается в расходы для определения налогооблагаемой базы, поэтому для компании очень привлекательно ее увеличивать. Однако существует позиция Минфина по данному вопросу. В ведомстве считают, что «при принятии решения о размере арендной платы за автомобиль организация должна руководствоваться ценами, сложившимися в данном регионе» (письмо Минфина от 19 августа 2005 г. № 03-11-04/2/52). На практике определить рыночную стоимость будет сложно, и для организации в этом случае важно, что в соответствии с пунктом 6 статьи 108 НК обязанность по доказыванию обстоятельств, свидетельствующих о факте налогового правонарушения и виновности лица в его совершении, возлагается на налоговые органы. Все неустранимые сомнения в виновности лица толкуются в его пользу.

При исчислении налога на прибыль арендная плата учитывается в сумме фактических затрат в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Датой отражения арендной платы является день расчетов, предусмотренный в договоре, или последний день отчетного периода (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Налог на прибыль уменьшают обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные расходы, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). Экономическую оправданность легко обосновать – она указана в приказе, о котором говорилось выше.

Документами, подтверждающими использование арендованного транспортного средства в производственной деятельности организации-арендатора, письмом УФНС по г. Москве от 30 апреля 2008 г. № 20-12/041966.1 названы:

  • приказ руководителя организации о закреплении арендованных автомобилей за сотрудниками;
  • заявки на использование арендованных автомобилей;
  • копии путевых листов, позволяющих определить регулярность использования, а также маршрут движения автомобилей и время их эксплуатации.

Особо заостряем ваше внимание на оформлении путевых листов, так как этот документ будет являться оправдательным и для разных расходов. Существует приказ Минтранса от 18 сентября 2008 г. № 152, который устанавливает обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов.

В письме от 25 августа 2009 г. № 03-03-06/2/161 представители финансового ведомства изложили свою позицию: путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, утвержденные вышеуказанным приказом, может являться оправдательным документом. Не отменена также унифицированная форма этого документа, утвержденная постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78. Таким образом, арендатор имеет выбор:

  • либо применять типовые межотраслевые формы путевых листов, утвержденные постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78, с особым контролем наличия в них реквизитов, названных в приказе Минтранса № 152 (разрешается дополнять унифицированные формы необходимыми реквизитами);
  • либо разработать собственную форму путевого листа с соблюдением требований приказа Минтранса № 152 (см. ст. 9 Закона № 129-ФЗ).

Не забудьте подтвердить

Расходы на обслуживание и эксплуатацию автомобиля можно подтвердить следующими документами:

  • путевыми листами (письмо Минфина от 25 августа 2009 г. № 03-03-06/2/161);
  • талонами на бензин, счетами-фактурами и товарными накладными, выданными топливной компанией;
  • картами и договорами с нефтяной компанией на обслуживание автомобилей организации на ее заправках; отчетами держателя топливной карты о движении горючего;
  • кассовыми чеками;
  • актами выполненных ремонтных работ, дефектной ведомостью, сметами работ, накладными, заказ-нарядами и т. п.;
  • квитанциями установленного образца об оплате услуг автостоянки, автомойки и т. п. (в чеке ККТ или товарном чеке должны быть указаны марка и государственный регистрационный номер машины, которая обслуживалась (письмо УФНС
  • по г. Москве от 12 апреля 2006 г. № 20-12/29007).

Для подтверждения расходов на страхование понадобятся:

  • договор страхования автомобиля;
  • копия лицензии страховой компании на осуществление данного вида страхования;
  • квитанция на получение страховой премии (взноса) (форма № А-7), утвержденная приказом Минфина от 17 мая 2006 г. № 80н, – при расчетах наличными деньгами (письмо УФНС по г. Москве от 13 июня 2007 г. № 22-12/056558);
  • Кассовые чеки и чеки, выдаваемые при совершении операций с использованием пластиковых карт.

Автовладелец платит.

Из выплат физическим лицам, производимым в связи с действием договора аренды автомобиля без экипажа, НДФЛ облагаются:

  • арендная плата в пользу арендодателя (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ);
  • заработная плата водителя арендованного автомобиля (подп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ).

Подотчетные суммы не являются доходом физического лица, поэтому не являются объектом обложения НДФЛ.

Арендатор в данном случае выступает в роли налогового агента. Он должен удержать налог и уплатить его в бюджет не позднее дня фактического получения денег в банке на выплату арендной платы или дня ее перечисления на счет работника (подп. 1, 4 и 6 ст. 226 НК РФ).

Отношения, связанные с исчислением и уплатой страховых взносов, регулируются Законом от 24 июля 2009 г. №212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования».

Согласно части 1 статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц по трудовым договорам и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых лицам, указанным в ч. 1 п. 2 ст. 5 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ), а также по договорам авторского заказа, договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.

На основании части 3 статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ выплаты и иные вознаграждения, производимые в рамках договоров, связанных с передачей в пользование имущества (имущественных прав), не относятся к объекту обложения страховыми взносами.

Следовательно, арендная плата, выплачиваемая работнику по договору аренды транспортного средства без экипажа, не является объектом обложения страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, на обязательное медицинское страхование. Минздравсоцразвития в своем письме от 12 марта 2010 г. № 550-19 эту точку зрения поддержал.

Елена Харитонова, генеральный директор АКК «ЭКФИ» (ЗАО)

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2019 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.