Общие требования к тексту документа по доу

Общие требования к тексту документа по доу

46 ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТА ДОКУМЕНТА

Организации, учреждения, агентства осуществляют делопроизводство, ведут документацию, переписываются украинском языке. В городах, населенных пунктах, где большинство населения составляют граждане, принадлежащие к нацио ональных меньшинств, тексты документов во внутреннем делопроизводстве можно составлять языке соответствующей меньшинства, наряду с государственным языком. Документы, которые посылают зарубежным адресатам, можно оформл юват украинских или языке страны-адресата или одном из языков международного общенияня.

Основой служебного документа является текст, который должен четко и убедительно отражать причину и цель его написания, раскрывать суть конкретного дела

Текст — это главный реквизит служебного документа, раскрывает его содержание

Текст документа должен содержать определенную аргументированную информацию, изложенную кратко, грамотно, понятно и объективно, без повторений и употребления слов и оборотов, которые не несут смысловой нагрузки. Он н оформляется в виде сплошного сложного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм.

Сплошной сложный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и используется при составлении правил, положений, писем, распорядительных документов

Форма анкеты используется во время изложения цифровой или словесной информации об одном объекте по определенным объемом признаков анкетные текстами пользуются в организационно-распорядительных документах, док рмативных документах по материально-техническому снабжению и сбыту.

Тексты в виде таблицы используются в отчетно-статистических, бухгалтерских, плановых и других документах

Текст передиляеться на взаимообусловлены логические элементы: вступление, основную часть (доказательство), окончание

Во введении указывается причина написания документа; в основной части излагается суть вопроса, приводятся доказательства, объяснения, рассуждения; у окончании указывается цель, ради которой составлен документ

При составлении текстов документов необходимо соблюдать следующие правила:

o. Текст выкладывать от третьего лица:. Комиссия приняла. Институт просит. Ректорат хлопочет

o. От первого лица пишутся заявления, автобиографии, докладные и объяснительные записки, приказы

o. Не употреблять образных выражений, эмоционально окрашенных слов и синтаксических конструкций

o. Принимать стойкие (стандартизированные) сочетания типа: согласно, в свя связи с, по, с целью, необходимый для, в порядке

o. Использовать синтаксические конструкции типа:. Доводим до. Вашего сведения, что. Напоминаем. Вам, что. Подтверждаем с благодарностью. В порядке предоставления материальной помощи. В порядке обмена опытом. В связи с указанием. Согласно предварительной договоренности. Согласно. Вашей просьбы

o деепричастные обороты употреблять в начале предложения:. Учитывая. Учитывая. Рассмотрев. Считая

o. Использовать языковые средства, соответствующие нормам литературного языка и понятны для широкого круга читателей

o. Принимать прямой порядок слов в предложениях (подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словам, приложения — после опорного слова, вводные слова — в начале предложения)

o. Чтобы не проявлять остроту отношений с партнером, активную форму глаголов следует заменять на пассивную. Например:. Вы не высказали свои предложения-Вами еще не высказаны предложения.

o. Если же важно указать на конкретного исполнителя, то тогда надо принимать активную форму:. Министерство не гарантирует .

o. Принимать инфинитивные конструкции: создать комиссию; отозвать работников

o. В распорядительных документах следует употреблять глагольные конструкции в форме повелительного наклонения:. Приказываю. Предлагаю .

o. Использовать сокращения слов, сложносокращенные слова и аббревиатуры, которые пишутся в делопроизводстве по общим правилам: р-н, обл, км, напр, канд филологических наук

o. Отдавать предпочтение простым предложением. Использовать формы вежливости с помощью слов: уважаемый, многоуважаемый, глубокоуважаемый, достопочтенный .

Предыдущая СОДЕРЖАНИЕ Следующая

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Организация и технологии документационного обеспечения управления

Текст — главный реквизит, ради которого составляется и оформляется весь документ. Пункт 3.19 ГОСТ Р 6.30-97, посвя­щенный тексту документа, начинается с указания на язык тек­ста. «Документ может быть составлен как на русском, так и на­циональном языке в соответствии с законодательством о госу­дарственных языках Российской Федерации и субъектов Рос­сийской Федерации». ГОСТ определяет также случаи, когда тек­сты документов пишутся только на русском языке. Только на русском языке текст оформляется при направлении документов:

• в федеральные органы государственной власти, органы го­сударственной власти субъектов Российской Федерации;

• на предприятия, в организации и их объединения, не на­ходящиеся в ведении данного субъекта Российской Феде­рации или расположенные на территории других субъек­тов Российской Федерации.

При составлении документа руководствуются следующими правилами.

Сначала уточняются целесообразность, цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет пра­вильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа, его форму, во многом определяющие стиль и харак­тер изложения текста.

Затем необходимо изучить законодательные акты, решения правительства, ведомственные нормативные акты, регулирую­щие порядок решения вопросов такого рода. Это самый глав­ный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ, особенно, если подобный вопрос решается составите­лем впервые. Знание законодательно-нормативных актов обес­печит соответствие содержания документа компетенции данного учреждения, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его постановку.

Далее изучаются ранее изданные документы как вышестоя­щей, так и своей организации, чтобы избежать противоречия с ними и дублирования, заострить внимание на нерешенных сто­ронах проблемы. Этот этап особенно важен при подготовке рас­порядительных документов.

Затем приступают к сбору информации по существу поставлен­ного в документе конкретного вопроса. Для этого могут быть при­влечены справки, отчеты, докладные записки, акты, письма и т.д.

Зная на основании законодательно-нормативных актов, как решаются подобные вопросы, и собрав всю необходимую ин­формацию, составляют проект документа.

В практике документирования сложились общие требования, предъявляемые к текстам документов.

Прежде всего следует помнить, что чаще всего служебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приво­димых фактов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении.

Важнейшими являются требования достоверности и объек­тивности информации, фиксируемой в документе, максималь­ной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.

Под достоверностью информации понимается отражение фактического состояния дела, непредвзятое описание и оцен­ка событий.

Полнота информации предполагает, что в документе изло­жена вся информация, необходимая для решения вопроса, по­ставленного в документе. Именно неполнота информации чаще всего заставляет запрашивать недостающие сведения, порождает переписку и задерживает решение вопроса.

Краткость достигается прежде всего отбором необходимой и достаточной информации, исключением повторений и излиш­них подробностей. Второстепенные факты, не влияющие на ре­шение вопроса, лучше отбросить. Каждое слово в тексте доку­мента должно нести смысловую нагрузку.

Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложе­ния. Четкость изложения обеспечивает однозначность понимания документа, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что является одним из основных условий управленческой деятельности. Неточно понятый распорядительный документ, пись­мо и т.д. могут привести к нежелательным последствиям.

Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор слов, правильная композиционная структура текста, продуман­ность формулировок и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит пе­ред определяемым словом. Но в тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слов. Например:

Повысить дисциплину помог переход на хозяйственный расчет.

Если поводом для создания какого-либо документа послу­жил другой документ или доказательством служат сведения из другого документа, в тексте приводятся полные его данные, т.е. указываются вид документа, наименование организации-автора, дата документа, регистрационный номер документа и заголовок к тексту. Например:

В соответствии с приказом Федеральной архивной службы России от 11.12.97 № 401 «Об организации учета особо ценных документов . »

В соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 1’5.06.95 № 1474-РП «О мерах по стимулированию жилищного строительства».

К особенностям делового стиля относится широкое приме­нение устойчивых языковых формул — языковых оборотов, ис­пользуемых в неизменном виде. Они вызваны прежде всего по­вторяемостью управленческих ситуаций и сравнительной огра­ниченностью деловой речи. При использовании компьютера эти стандартные фразы и выражения вводятся в память машины.

Для стиля служебных документов характерно также употреб­ление устойчивых словосочетаний, так как в деловой докумен­тации большинство слов употребляется только с одним или ог­раниченной группой слов. В методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов приведен об­ширный алфавитный список наиболее употребляемых в деловой речи глагольно-именных словосочетаний по второму (именно­му) компоненту*. Например: акт — совершать, составлять, подписывать, утверждать; заявка — выполнять, давать, делать, по­давать, принимать, отклонять, удовлетворять и т.д.

* Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации. -М.: Главархив СССР, 1982, с.24-43.

Примеры употребления стандартных фраз, выражений и сло­восочетаний в служебных документах рекомендуется давать как приложения в инструкциях по делопроизводству или в правилах составления и оформления документов конкретных учреждений.

Большое внимание нужно уделять отбору слов. Следует из­бегать тавтологии — использования в одном предложении одно­коренных слов. Например: следует отметить следующее, май месяц, пять человек детей, памятный сувенир и т.п.

Трудности в восприятии текста документа часто вызывает наличие профессиональных терминов. Их употребление должно быть ограничено. В том случае, если термин может оказаться непонятным адресату, а его заменить нельзя, следует в скобках дать его объяснение.

Недопустимо употребление в служебных документах разговор­ных и устаревших слов, архаизмов. Например: канцелярист и т.д.

Служебные документы отличает нейтральный тон. Пере­писка ведется от третьего лица, единственного или множест­венного числа, местоимения заменяются существительными (фирма просит, банк не возражает, завод направляет или на­правляем, считаем возможным, перечисляем и т.п.). В распоря­дительных документах, отражающих принцип единоначалия, текст излагается от первого лица. Так же пишутся объясни­тельные записки, заявления, большая часть докладных записок (приказываю, предлагаю, прошу).

В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, используется форма изложения от третьего ли­ца единственного числа (совет постановляет, правление решило).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного лица (постановили, решили, предлагаем).

В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного лица (слушали, выступили, поста­новили), а запись выступлений ведется от третьего лица единст­венного числа (Иванов возражает . и предлагает).

Широко применяются в служебных документах сокращенные слова и словосочетания, что уменьшает объемы документов и ус­коряет восприятие информации. Например: военно-морские силыВМС; отдел труда и зарплаты — ОТЗ; абсолютный — абс.; страни­ца — с.; так далее — т.д.; смотри — см. и т.д. Сокращения должны быть понятны адресату, поэтому применяются общепринятые сокращения. Кроме того, рекомендуется при первом употребле­нии сокращения в тексте в скобках давать его расшифровку. На­пример: ОРД (организационно-распорядительная документация). Написание сокращений ведется в соответствии с классификато­рами технико-экономической информации, требованиями госу­дарственного стандарта* и правилами русской орфографии. Од­нако эти документы не всегда бывают под рукой, поэтому реко­мендуется использовать словарь сокращений ** русского языка.

Смотрите так же:  Договор на оказание платных услуг массажа

* ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации Российской Федера­ции. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов, п.4.12. Сокращения.

** Алексеев Д. И, Гозман И.Г., Сахаров Г.В. Словарь сокращений русского языка. — М.: Русский язык, 1984.

Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные. Простые, т.е. содержащие один вопрос, документы значительно легче в обработке (регистра­ция, постановка на контроль, формирование в дела), направлении на исполнение. Сложные документы чаще всего касаются несколь­ких самостоятельных вопросов и исполнителей или даже разных структурных подразделений. С них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполнения. Их обработка вызывает некоторые трудности (при регистрации вносится несколько вопро­сов, при постановке на контроль выделяется каждый вопрос и т.д.). Сложно решить вопрос о помещении такого документа в де­ло. Поэтому при составлении наиболее многочисленных видов информационно-справочных документов (письма, докладные за­писки, справки) рекомендуется включать в них по одному вопросу.

Протоколы, приказы, постановления обычно бывают слож­ными по содержанию. Они формируются в отдельные дела, на обложках которых содержание не раскрывается, а указываются лишь вид документа, автор и дата.

При чтении документа большое значение имеет последова­тельность представления информации, четкое выделение ее ос­новных частей, т.е. структура текста. Под структурой текста понимается совокупность текстовых компонентов, расположен­ных в определенной последовательности.

Обычно в тексте документа выделяются две смысловые час­ти: в одной излагаются причины, основания или цели составле­ния документа, в другой — выводы, предложения, просьбы, рас­поряжения, решения, рекомендации. Например:

В январе 1998 г . институт проводит конференцию «Проблемы развития предпринимательства в России». Будут обсуждены про­блемы структурных изменений в экономике и развития предприни­мательства.

Просим принять участие и подготовить свои предложения.

Декан факультета И.А. Скокшина

В последние десятилетия для облегчения восприятия ин­формации и выделения сути документа рекомендуется начинать его с заключительной части, т.е. с изложения существа вопроса: просьбы, предложения и т.п., а затем подкреплять их обоснова­ниями. Например:

Прошу дополнительно выделить 30 тыс. руб. на приобретение ПЭВМ для лаборатории.

Предполагается проведение лабораторных занятий по состав­лению документов, редактированию текстов, организации спра­вочной работы, контроля за исполнением документов. Количество ПЭВМ в лаборатории рассчитывается на обеспечение занятий од­ной подгруппы студентов.

Можно составлять документы только из заключительной части, например, письма и заявления с просьбой — без мотиви­ровки, приказы — с одной распорядительной частью. Например:

Прошу принять меня на работу оператором ЭВМ на 1,5 став­ки с 15 августа 1998 года.

Яковлева Александра Николаевича, младшего референта, 01 сентября 1998 года по собственному желанию, ст.31 КЗОТ РСФСР.

Для лучшего восприятия документа его текст делится на аб­зацы — простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Обыч­но абзац содержит не более двух — трех предложений. С абза­ца начинается каждая новая мысль. Подобный прием помога­ет вдуматься в содержание документа, сделать небольшие ос­тановки при его чтении.

ГОСТ рекомендует печатать абзац, отступив пять печатных знаков. В США и Великобритании рекомендуется текст документов печатать через один интервал, а каждый новый абзац отделять от предыдущего двойным интервалом, но начинать от полей.

Тексты документов сложных, больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т.д.) разделяются на части: разделы, подраз­делы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими циф­рами. Порядок нумерации должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 1.5-92* Номер каждой части включает номера соответ­ствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например, номер подпункта включает номера раздела, подраз­дела, пункта и порядковый номер подпункта. Все они разделя­ются точками, но в конце номера точка не ставится. Например: 1.2.1, 1.2.2, 2.9.1 и т.д.

2.8. Требования к тексту документа

Текст — главный реквизит, благодаря которому составляется и оформляется весь документ. Приступая к составлению документа, прежде всего следует определить его целесообразность, убедиться в соответствии содержания, что должно в нем быть, компетенции данного субъекта, правильно выбрать вид документа для фиксации управленческого действия.

Вид документа во многих случаях предусматривает его стиль, характер изложения текста. Однако в практике документирования существуют общие требования, которые относятся ко всем документам.

Главными из них являются требования достоверности и объективности, максимальной краткости при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста. Служебный документ должен направлять к определенному действию, убеждать (что достигается аргументированностью и логичностью фактов и доказательств). Его формулировки должны быть безупречными в юридическом отношении.

Краткость и выразительность изложения предполагают точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, что достигается, прежде всего, отбором достаточной информации, желание избежать повторений и лишних подробностей. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку. Достичь выразительности в тексте помогает смысловая точность и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом. Но в тех случаях, когда смысловая нагрузка приходится на действие, используется обратный порядок слов. Например:

Больше внимания нужно уделять подбору слов. Не следует использовать в одном предложении однокоренные слова, тавтологии. Например:

%> Следует отметить следующее; май месяц; п ‘пять человек детей;

Для делового стиля служебных документов характерно использование устойчивых словосочетаний. В методических рекомендациях по унификацией текстов служебных документов приведен большой алфавитный перечень дієслівно-относящихся к существительному словосочетаний по второму (именным) компонентом, чаще всего используются в деловом общении.

Подобные примеры использования словосочетаний в служебных документах подаются как приложения и в ведомственных правилах составления и оформления документов.

Служебные документы отличаются нейтральным тоном. Переписка ведется от третьего лица, местоимение заменяется на существительное (институт просит, руководство не отрицает, предприятие направляет т.д.). В распорядительных документах, отражающих принцип единоначалия, текст излагается от первого лица единственного числа. Так же составляются пояснительные записки, заявления, большая часть докладных записок.

Получило распространение применение сокращенных слов и словосочетаний в служебных документах, что уменьшает их объемы и ускоряет восприятие информации. их написания ведется в соответствии с общегосударственных классификаторов технико-экономической информации, требований государственного стандарта и правил украинского правописания. Рекомендуется использовать словарь сокращений украинского языка.

В специальной литературе документы подразделяются в зависимости от количества рассматриваемых в них вопросов на простые и сложные. Документы, содержащие один вопрос, считаются простыми. Сложные документы касаются нескольких самостоятельных вопросов. Простые значительно легче для обработки (регистрации, постановки на контроль, формирование в дела), направление на исполнение. Сложные документы чаще всего касаются нескольких исполнителей или даже разных структурных подразделений. Поэтому с них приходится снимать копии или устанавливать очередность их выполнения. обработки вызывает ряд трудностей (при регистрации вносятся несколько вопросов, при постановке на контроль выделяется каждый вопрос и т.п.). Сложно решить вопрос о размещении такого документа в деле. Поэтому при составлении наиболее используемых видов информационно-справочных документов, таких, как письма, докладные записки, справки, рекомендуется заносить в них по одному вопросу.

Определены виды документов, такие как протоколы, приказы, постановления, конечно бывают сложными по содержанию. Они формируются в отдельные дела, на обложках которых содержание не раскрывается, а указываются лишь вид документа, автор и дата.

В тексте документа в общем случае выделяются две существенные части: в одной излагаются причины, основания или цель составления документа, во второй — выводы, предложения, просьбы, распоряжения, рекомендации. Например:

В мае 2003 года институт проводит конференцию; «Проблемы развития предпринимательской деятельности в Украине». Будут обсуждены проблемы структурных изменений в экономике и В тексте документа могут быть и три части: вступление, подготавливающая к восприятию текста документа и определяет причину его составления; доказательство, в котором описываются события, факты, причины, последствия, выводы, где помещены предложения, распоряжения, рекомендации, и заключительная часть. Количество выделенных в тексте существенных компонентов, а также их расположение зависят от конкретной управленческой ситуации, которая вызвала составления документа.

Для облегчения восприятия информации, выделение сути документа рекомендуется начинать документ с заключительной части, то есть с изложения существа вопроса: просьбы, предложения и т.д., а затем подкреплять их обоснованием.

Если поводом для составления какого документа послужил другой документ или доказательством являются данные другого документа, в тексте приводятся полные его данные, то есть указываются вид, автор, заголовок, дата и номер.

Текст документа делится на абзацы. С них начинается каждая новая мысль. Абзацы помогают вдумуватись в содержание документа, делать небольшие остановки при чтении документа.

Тексты сложных, больших по объему документов (обзоры, отчеты, справки и др.) делятся на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Порядок их нумерации следует проводить в соответствии с требованиями государственного стандарта. Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высоких степеней распределения. Например, номер подпункта включает номер раздела, подраздела, пункта и порядковый номер подпункта. Все они разделяются точками но в конце номера ставится точка.

Процесс управления состоит из выполнения ряда функций, решения определенного круга задач, нередко порождаемых однотипными ситуациями, которые вызывают появление однотипных документов. Это стало основанием для унификации текстов документов. Унифицированный текст управленческого документа может быть представлен в виде трафарета, анкеты, таблицы.

Под трафаретом понимают ранее напечатанный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информации, характеризующей конкретную ситуацию, которую отражает данный документ. Методика составления трафаретных текстов такова: изучаются типовые управленческие задачи, документы, образующиеся в процессе их решения, составляется проект унифицированного документа, который отражает выявленную типичную ситуацию. После этого он редактируется, утверждается специалистами, которые составляют эти документы или работают с ними. Особое внимание следует обращать на употребление профессиональных терминов. Для каждого трафарета определяется необходимая годовая потребность, и тексты тиражируются. Трафаретные документы должны быть как у исполнителей, так и в машинописном бюро. Удобно трафаретные документы вводить в память ЭВМ.

Трафаретные документы значительно сокращают время на составление документа, поскольку исполнитель сосредоточивает внимание только на переменной части конкретной информации, место которой ранее оговорено.

Фактически он заполняет ранее составленный документ. Поэтому исключается стадия черновика, в документе нет лишней информации, исключается пропуск необходимых данных, а постоянное, фиксированное расположение информации значительно облегчает и ускоряет ее восприятие.

Смотрите так же:  Документы на налоговый вычет за покупку квартиры образец

С трафаретных бланков формируется сборник, один экземпляр которого должен находиться у каждого работника аппарата. Приступая к составлению любого документа, необходимо проверить, нет ли для данной ситуации составленного типового текста.

В последние годы получили распространение анкеты. Под анкетой понимают опросный лист для получения определенных данных. Наиболее известные кадровые анкеты для получения данных о тех, кто их заполняет. Путем анкетирования удобно собирать любые данные по ранее разработанной определенной программе. Анкетирование — один из основных методов в социологических исследованиях. В анкете формализованный текст, информация размещена в зафиксированном строгой последовательности. Главная отличительная особенность изложения текста в анкете — отсутствие грамматического связи конструкций. Все это дает возможность обрабатывать анкеты с помощью ЭВМ. Постоянная информация в анкете выражена в хорошо продуманных и сформулированных вопросах, содержащих наименования признаков объекта. Наименование показателя может быть выражено одним словом (существительным в именительном падеже) или синтаксической конструкцией.

Переменная информация в анкете — конкретная характеристика признаков. Она может быть выражена ранее подготовленной ответом типа «да-нет», развернутым ответом, числовыми показателями.

В УСОРД впервые сделана попытка в анкетной форме представить модели приказов, принятия, перевода, увольнения, кадровых перемещений, докладных и объяснительных записок.

Таблица — перечень каких-либо систематизированных цифровых данных, которые приведены в определенную систему и размещены по графам. Таблица позволяет представить информацию в наиболее компактном наглядном виде. Требования к построению изложению и оформлению таблиц изложены в разделе Гост 1.5-85. ГОСТ рассматривает вопросы построения стандартов, но изложенные в нем требования таблицы распространяются на унифицированные системы документации, а также на организационно-распорядительную. Здесь указывается, что «таблицы применяются для большей наглядности и сравнения показателей».

Все таблицы в тексте, а также в приложениях нумеруют сквозной нумерацией арабскими цифрами. Если таблица одна, то слово «Таблица» не пишется и нумерация не проставляется.

Таблица может иметь заголовок, который кратко, но точно отражает ее содержание. Он пишется над таблицей посередине с большой буквы. Название заголовка таблицы отделяется жирной линией от части таблицы, что осталась. Располагается таблица сразу же под текстом, где она упоминается впервые, или на следующей странице. Можно подать таблицу и в приложениях к основному документу.

В конце заголовка и подзаголовка таблицы точка не ставится. Заголовки граф формулируются в единственном числе и всегда в именительном падеже.

Ошибка, которая часто встречается при оформлении таблиц, -это диагональный распределение строк. Специальный пункт государственного стандарта указывает, что разделять заголовки боковика и граф диагональными линиями недопустимо, нельзя также включать в таблицу самостоятельную графу «Номер по порядку». Если есть необходимость пронумеровать показатели, то их порядковый номер ставится в боковике таблицы непосредственно перед их названиями (табл. 1.4).

Следует при этом заметить, что при обозначении марок, типов продукции, а также перед числовыми значениями величин порядковый номер никогда не проставляется.

Государственный стандарт детально описывает порядок обозначения физических величин и их числовых значений, поэтому его следует иметь под рукой каждому, кто оформляет эти таблицы.

Числовые значения показателя должны проставляться на уровне последней строки наименования показателя. В том случае, когда значение показателя раскрывается в виде текста, запись должна начинаться на уровне первой строки наименования показателя. При отсутствии данных в таблице ставится прочерк (знак «тире»)

Записывается полное название учебного заведения. Использование сокращенных названий учебных заведений не допускается. В случае, когда в названии учебного заведения присутствует слово «имени», следует писать сокращенно «им.

(иностранной и народов СНГ) Записывается согласно формулировок ЗКІК общего классификатора информации по кадрам

Если в пределах одной графы текст, состоящий из одного слова, повторяется, а в таблице нет горизонтальных линий, это слово заменяется кавычками (табл. 1.7).

Цифры, которые повторяются, математические записи, обозначения марок материалов заменять кавычками не разрешается.

Если текст, который повторяется, состоит из двух и более слов, при первом повторении пишут слова «То же» и далее ставят кавычки. Аналогично поступают и при повторении части фразы, дополняя дополнительными индивидуальными

Заголовок размещается в левом верхнем углу документа под основными реквизитами бланка. Он значительно облегчает обработку документа, поскольку за ним, не читая всего текста, можно получить представление о содержании документа и направить его на выполнение. Заголовок облегчает регистрацию документа, его поиск, организацию контроля и др. Без заголовка разрешается составлять только короткие документы на формате А5 (148×210): сообщения, телеграммы, телефонограммы и т.п.

Отметка о наличии приложения (реквизит 22). Часть служебных документов имеет приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте.

Порядок оформления приложений подан в ДСТУ 4163-2003. Если приложения упомянуты в тексте, то отметка об их наличии оформляется по форме: Приложение: на 9 л. в экз.

Если приложения в тексте без названия, их наименование указывается в отметке о приложениях.

Требования к тексту служебных документов

Главная > Контрольная работа >Промышленность, производство

ОГОУ СПО «Смоленский технологический колледж»

Контрольная работа по дисциплине:

«Документационное обеспечение управления»

Требования к тексту служебных документов

Выполнила: студентка группы БД 5.1-09

Проверила: Муханова Тамара Ильинична

Г. Смоленск, 2010

Требования к тексту служебных документов

Составление служебных документов – трудный и сложный процесс, который занимает много времени служащих и ИТР. Рационализировав этот процесс, можно добиться экономии времени, повысить общую культуру документирования и управленческого труда

Официально-деловой стиль имеет специфические отличия от разговорной речи и других стилей литературного языка. При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие основные принципы: объективность содержания и нейтральность тона, полнота информации и краткость изложения, типизация речевых средств и стандартных терминов. Служебные документы, как правило, оформляются от имени юридического лица учреждения или его структурного подразделения. Формы выражения общественных интересов в служебном документе должны соответствовать нормам административного права.

Краткость изложения достигается путем замены сложных предложений простыми, а также посредством устранения причастных и деепричастных оборотов и употребления общепринятых сокращений.

2. Требования к тексту служебных документов

Для составления служебных документов используется бумага форматов А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210). Составление документов на бумаге произвольного формата не разрешается. Служебные документы оформляются на бланках учреждений и частных нотариусов. Бланки изготовляются согласно требованиям нормативной документации. Каждый вид документа должен иметь определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их размещения. Наименование вида документа (за исключением писем указывается на бланке). К каждому документу, который печатается на бумаге формата А4, независимо от его назначения, составляется заголовок, который должен быть максимально кратким, точно отображать содержание документа и отвечать на вопрос «О чем документ».

Заголовки не составляются к текстам телефонограмм, сообщений и к документам, которые печатаются на бумаге формата А5. Документ адресуется учреждению, ее структурному подразделу или конкретному должностному лицу. Наименование учреждения и его структурного подраздела, которым адресуется письмо, отмечаются в именительном падеже.

При адресовании документа руководителю учреждения или его заместителю наименования учреждения должно входить в состав наименования должности адресата. Почтовый адрес корреспондента указывается полностью после названия учреждения, которого присылается документ. При адресовании документа гражданину сначала отмечается почтовый адрес, а потом инициалы и фамилия получателя.

Датой документа является дата его подписания или утверждение. Дата на документе проставляется тремя парами арабских цифр (10.12.10), которые разделяются точками. Если начальный номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ними относится ноль. Допускается также такая последовательность написания даты: год, потом месяц и число месяца. В текстах документов, которые содержат ведомости финансового характера, допускается применение словесно-цифрового способа оформления дат: 15 января 2010 г. Если документ составлен не на бланке, дата проставляется ниже подписи, по левую сторону.

В состав подписи входят: наименование должности лица, которое подписывает документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – на документе, составленному на бланке), личная подпись и ее расшифровка. При подписании документов, составленных комиссией, отмечаются не должности лиц, которые составили документ, а распределение обязанностей в составе комиссии. В случаях, предусмотренных действующих законодательством, свою подпись на документах нотариус скрепляет соответствующей печатью. Отражение печати проставляется таким образом, чтобы он охватывал часть наименования должности лица, которое подписало документ.

Если документ имеет приложения, полное название которых приводится в его тексте, то в приложении следует указать лишь количество листов и число экземпляров. Если документ имеет приложения, которые не упоминаются в тексте, то их наименование необходимо пересчитать после текста с указанием количества листов в каждом приложении и количестве экземпляров, например: «Приложение: дубликат договора-купли продажи на 2 арк. В 1 прим.» При ответе на запрос необходимо делать ссылку на номер документа-запроса. На документах, которые выполнены, проставляется отметка о выполнении, которая размещается на нижнем поле первого листа или на обороте первого листа документа и включает в себя короткую справку о выполнении (если отсутствующий документ, который свидетельствует о выполнении), а также слова «К делу» и номер дела (наряда), в которое должен быть подшит выполненный документ. На исходящем документе проставляется номер, который отвечает порядковому номеру по журналу регистрации исходящих документов и номеру дела (наряда), в котором будет сохраняться экземпляр исходящего документа.

Корреспонденция присылается адресатам по почте или передается нарочным. В последнем случае она вручается адресату под расписку в разносной книге. Выдача дубликатов документов производится в порядке, предусмотренном Инструкцией о порядке совершения нотариальных действий нотариусами Украины.

Составление служебных документов занимает значительную часть рабочего времени сотрудников управленческого аппарата и требует больших усилий. Чтобы составить полноценный документ прежде всего надо хорошо знать освещаемый в документе вопрос и владеть достаточной информацией.

Приступая к составлению документа, руководствуются следующими правилами:

Во-первых, уточняются целесообразность, цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа, его форму, во многом определяющие стиль и характер изложения текста.

Во-вторых, необходимо изучить законодательные акты, решения правительства, ведомственные нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов такого типа. Это самый главный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ, особенно, если подобный вопрос решается составителем впервые. Знание законодательно-нормативных актов обеспечит соответствие содержания документа компетенции данного учреждения, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его постановку.

Смотрите так же:  Исковое заявление о возмещении материального ущерба от дтп образец

Сегодня при наличии соответствующих электронных баз данных, содержащих полнотекстовый набор законодательных, нормативных актов по направлению деятельности организации (фирмы), провести такую предварительную подготовку нетрудно.

При составлении распорядительных документов, например, приказов, следует, кроме того, изучить ранее изданные распорядительные документы как вышестоящей, так и своей организации, чтобы избежать противоречия с ними и дублирования, заострить внимание на нерешенных сторонах проблемы. Этот этап подготовки документа также легче провести, имея в памяти компьютера тексты распорядительных документов.

Затем приступают к сбору информации по существу поставленного в документе конкретного вопроса. Для этого могут быть привлечены справой, отчеты, докладные записки, акты, письма и т.д., как имеющиеся на бумаге, так и находящиеся в памяти компьютера.

Зная на основании законодательно-нормативных актов, как решаются подобные вопросы и собрав всю необходимую информацию, составляют проект документа. При этом используют трафаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений.

Проект документа редактируется и согласовывается. Последний этап окончательное оформление и подписание документа.

В практике документирования сломились общие требования, предъявляемые к текстам документов. Прежде всего, следует помнить, что служебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки в служебном документе должны быть безупречны в юридическом отношении.

Важнейшими являются требования достоверности и объективности, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.

Под достоверностью информации понимается отражение фактического состояния дела, непредвзятое описание и оценка событий.

Полнота информации предполагает, что в документе изложена вся информация, необходимая для решения вопроса, поставленного в документе. Именно неполнота информации чаще всего заставляет запрашивать недостающие сведения, Порождает переписку и задерживает решение вопроса.

Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения.

Четкость изложения обеспечивает однозначность понимания документа, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что является одним из основных условий управленческой деятельности. Неточно понятый распорядительный документ, письмо и т.д. могут привести к нежелательным последствиям.

Краткость достигается, прежде всего, отбором необходимой и достоверной информации, исключением повторений и излишних подробностей. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку.

Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор слов, правильная композиционная структура текста, продуманность формулировок и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом. Но в тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слое.

Если поводом для создания, какого либо документа послужил другой документ или доказательством служат сведения из другого документа, в тексте приводятся полные его данные, т.е. указываются вид документа, наименование организации – автора, дата документа, регистрационный номер документа и заголовок к тексту.

К особенностям делового стиля относится широкое применение устойчивых языковых формул – языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Они вызваны, прежде всего, повторяемостью управленческих ситуаций и сравнительной ограниченностью деловой речи. Наборы таких стандартных фраз и выражений используются при составлении актов, справок и других информационно-справочных документов. В деловой переписке, особенно с иностранными корреспондентами, также принято использовать устойчивые фразеологические обороты, что помогает при переводе на другой язык. При использовании компьютера эти стандартные фразы и выражения вводятся в память машины. Устойчивые словосочетания (языковые формулы) обеспечивают однозначность понимания текста, сокращают время на его подготовку и восприятие получателем.

Для стиля служебных документов характерно также употребление устойчивых словосочетаний, т. к. в деловой документации большинство слов употребляется только с одним или ограниченной группой слов.

В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, используется форма изложения от 3-го лица единственного числа. В совместных документах текст излагается от 1-го лица множественного лица.

В протоколах используется форма изложения текст от 3-го лица множественного лица, а запись выступлений ведется от 3-го лица единственного числа.

Широкое распространение в служебных документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации.

Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные. Простые, т.е. содержащие один вопрос документы значительно легче в обработке (регистрация, постановка на контроль, формирование в дела), направлении на исполнение. Сложные документы чаще всего касаются нескольких самостоятельных вопросов и исполнителей или даже разных структурных подразделений. С них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполнения. Их обработка вызывает некоторые трудности (при регистрации вносится несколько вопросов, при постановке на контроль выделяется каждый вопрос и т.д.). Сложно решить вопрос о помещении такого документа в дело. Поэтому при составлении наиболее многочисленных видов информационно-справочных документов (письма, докладные записки, справки) рекомендуется включать в них по одному вопросу. Протоколы, приказы, постановления обычно бывают сложными по держанию. Они формируются в отдельные дела, на обложках которых содержание не раскрывается, а указываются лишь вид документа и дата.

Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы – простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Обычно абзац содержит не более двух – трех предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль. Подобный прием помогает вдуматься в содержание документа, сделать небольшие остановки при чтении документа.

Тексты документов сложных, больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т.д.) разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Структура текста отдельных видов документов может быть предопределена нормативными актами, в которых указывается, из каких частей документ состоит. Так, например, составляется должностная инструкция, положение о структурном подразделении.

Процесс управления состоит из выполнения ряда функций, решения определенного круга задач, нередко порождаемых однотипными ситуациями, которые вызывают появление однотипных документов. Это явилось основанием для унификации текстов документов. Унифицированный текст управленческого документа может быть представлен в виде трафарета, анкеты, таблицы.

Под трафаретом понимают заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения перечной информацией, которая характеризует конфетную ситуацию, отражаемую данным документом.

Наибольшая повторяемость текстов встречается в документах, направляемых в адрес подведомственных организаций, институтов, служб или однородных фирм.

Трафаретные тексты могут быть разработаны во всех отраслях деятельности, причем как в пределах одного предприятия, учреждения, фирмы, так и системы однородных предприятий или учреждений, организаций одного ведомства или группы однородных учреждений и предприятий разных ведомств.

Первичные бухгалтерские документы выполняются, как правило, на унифицированных бланках, при их составлении лишь вписываются (заполняются) части текста. К их заполнению нормативные акты предъявляют особые требования.

Записи в первичных финансовых документах производятся чернилами, пастой шариковой ручки, химическим карандашом или при помощи пишущих машин и средств механизации. Свободные строки прочеркиваются.

Информация в первичных документах фиксируется как в виде текста, так и в цифровой форме. В отличие от документов других систем документации, в бухгалтерских документах подчистки и недоговоренные исправления не допускаются. Если допущена ошибка, то неправильный текст или сумма не замазываются, как это делается в обычных документах, а зачеркиваются одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и над зачеркнутым надписывается исправленный текст или сумма.

Затем исправление оговаривается надписью «исправлено» и подтверждается подписью лица, подписавшего документ, и датой исправления.

В первичных бухгалтерских документах показатели денежных сумм часто выражаются не только цифрами, но и чтобы избежать возможных ошибок, даются в словесном варианте.

Закончив составлять текст документа, к нему формулируют заголовок, являющийся обязательным элементом любых документов, выполняемых на формате А4, независимо от вида, содержания и назначения документа.

Заголовок составляется тем, кто готовил документ. Он размещается в левом верхнем углу документа под основными реквизитами. В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Заголовок печатается без кавычек, без кавычек и не подчеркивается. Наличие заголовка значительно облегчает обработку документа, так как, не читая всего текста, и получить представление о содержании и направить документ на исполнение.

Отметка о наличии приложения. Отдельные служебные документы имеют приложения. Такими приложениями могут стать любые документы, направляемые с сопроводительным письмом, поясняющим причину их отправки. К нормативным или распорядительным документам в качестве приложения даются документы, которые ими или утверждены или вводятся в действие.

Если приложения в тексте не названы, их наименование дается в отметке о приложениях с указанием количества листов и экземпляров в каждом приложении. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Если при направлении документа в несколько адресов, приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложений указывается, в какой адрес приложения посылаются

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается.

Конечно, в каждой организации складываются какие-то свои традиции в оформлении документов, но при этом следует добиваться, чтобы при всех различиях документ был четким, конкретным, доказательным, объективным, написанным с соблюдением правил стилистики и красиво оформленным, а его содержание отвечало требованиям деловой вежливости.

Неприятное впечатление от документа оставляет неаккуратность его оформления. Следует внимательно вычитывать документ, чтобы устранить возможные ошибки и описки. Нередко наблюдается неверное построение текста, несоразмерное расположение его частей, отсутствует разбивка по абзацам, что значительно затрудняет восприятие текста.

В служебных документах следует бороться с неправильным использованием слов и терминов, неуместных или неоправданным употреблением иностранных слов и т.д. Нужно помнить, что существуют официально установленные требования к оформлению документов. В частности, помимо тех требований, которые уже были названы, можно отметить следующие.

4. Список литературы

1. Головач А. С. «Образцы оформления документов. Для предприятий и граждан. » — Донецк: Стакер, 2006 — 20 с.

2. Корж А. В. «Юридическое документоведение» — К.: В. М. Корец кого НАН Украины, 2010. — 168 с.

3. Кирсанова М. В., Аксёнов Ю. М. «Курс делопроизводства» — М,: 2008.

4. Диденко А. Н. «Делопроизводство». — К.: 2008