Образец приказа на утверждение форм первичных документов 2019

Образец приказа о штатном расписании 2018 года

Штатное расписание (ШР или «штатка») составляется с момента создания организации и может изменяться исходя из потребностей или финансовых возможностей работодателя. Применяется оно для оформления структуры, кадрового состава и численности, содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве сотрудников, а регламентируется указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Образец формы Т-3

Прежде чем привести образец приказа о введении штатного расписания, пару слов скажем о самом ШР. Указанным выше Постановлением Госкомстата утверждена унифицированная форма № Т-3, которая установлена во всех программных продуктах по учету кадров. Такая форма не является обязательной к применению. Федеральная служба по труду и занятости (Роструд) неоднократно в своих письмах указывала, что негосударственные организации вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные самостоятельно.

Порядок утверждения ШР

Документ составляется работником, на которого возложена такая функция (руководитель, начальник отдела кадров, бухгалтер). Перед составлением необходимо определить общую структуру организации, чтобы правильно распределить людские и материальные ресурсы. В документ не вносятся фамилии работников, так как главная цель документа — определить структуру, штатную численность и размер заработной платы. Штатное расписание утверждается приказом работодателя, который подписывает руководитель или иное уполномоченное им лицо.

Образец приказа об утверждении нового штатного расписания

Для введения или утверждения нового ШР используется одна и та же форма.

Требования к содержанию

Вы можете скачать образец приказа об утверждении штатного расписания 2018 года, который приведен выше, или составить собственный.

Он оформляется на стандартном бланке предприятия. В нем указывается количество работников и фонд оплаты труда, а также дата с которой ШР вводится в действие.

Приказ об утверждении (или еще можно сказать — введении) ШР подписывает руководитель или иное уполномоченное им лицо. При этом уставом может быть определен иной порядок введения штатки, например, на правлении организации или заседании совета директоров. В этом случае дополнительно вносятся реквизиты соответствующего документа (протокола).

Что делать после подписания

У работодателя нет обязанности знакомить работников с самим штатным расписанием или с приказом о его утверждении, поскольку оно не является локальным нормативным актом, связанным с трудовой деятельностью. Исключение составляют случаи, когда такая обязанность предусмотрена коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).

Как часто требуется утверждать новое расписание

Закон не требует ежегодно издавать приказ об утверждении. Но если в течение года в документ вносились изменения в виде дополнений, то в начале календарного года с учетом данных изменений вводится новый вариант с целью удобства его применения в работе. Для бюджетных и некоммерческих организаций период, на который он утверждается, может быть определен собственником имущества и зависеть от выделенного бюджета.

При введении нового варианта, старый выводится из употребления. Требуется ли его хранить? Обязательно! В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Прик. Минкультуры России от 25.08.2010 N 558) ШР организации по месту разработки и утверждения имеют постоянный срок хранения.

Как утвердить формы документов внутри организации?

  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Окончание статьи, начало в № 6` 2013

Формы каких документов с января 2013 года должны утверждаться в коммерческих организациях и госсекторе? Для них правила существенно различаются – автор объясняет, в чем отличие.
Как утвердить первичные учетные документы в составе учетной политики предприятия? Как решить задачу унификации, учета и утверждения форм документов организации в режиме минимально необходимых трудозатрат? И как выполнить эту работу по максимуму, используя возможности Табеля, Альбома и Классификатора форм документов, но уже на современном уровне, т.е. для оптимизации и автоматизации бизнес-процессов организации? В ходе ответа на эти вопросы автор обращает внимание читателей на то, какие функции стоит брать на себя службе делопроизводства и зачем, а какие оставить другим (например, бухгалтерии или ИТ-подразделению).

Требования к государственным и коммерческим структурам

В сплеск профессионального интереса к проблемам унификации управленческих документов, безусловно, вызван вступившим в силу с 1 января 2013 г. Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – ФЗ № 402).

В соответствии с п. 4 ст. 9 ФЗ № 402 руководитель организации-экономического субъекта утверждает формы первичных учетных документов. Причем бухгалтеры-аудиторы рекомендуют утверждать их в составе учетной политики организации. Учетная политика является основным документом, регламентирующим порядок ведения бухгалтерского и налогового учета организации, требования к ее разработке, утверждению, составлению сопутствующих ей документов остаются прежними (в соответствии с п. 1 ст. 30 ФЗ № 402 и Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации», утв. приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н).

Учетная политика утверждается и вводится в действие приказом первого руководителя, как правило, с 1 января каждого календарного года. Формы документов, которые применяются в организации, должны быть утверждены:

  • или как отдельный раздел в составе учетной политики,
  • или как приложения к ней,
  • либо как изменения к ней, которые вносятся в порядке ведения учетной политики и самих форм первичных учетных документов.

Таким образом, для бухгалтерии и службы делопроизводства, прежде всего коммерческих организаций, открывается важная область сотрудничества и взаимодействия в процессе унификации форм документов.

Для ведения бухгалтерского учета могут и должны применяться не только самостоятельно заново разработанные формы первичных учетных документов. При наличии уже утвержденных типовых форм документов различных унифицированных систем и подсистем документации «изобретать велосипед» совершенно нецелесообразно – просто эти разработанные формы с некоторыми изменениями можно утвердить на уровне организации приказом ее руководителя.

Одновременно рекомендуем уточнить и регламентировать порядок и полномочия по подписанию первичных учетных документов, связать его с системой делегирования полномочий и с регламентацией применяемых в организации видов электронных подписей.

Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации (п. 4 ст. 9 ФЗ № 402), поэтому до принятия новых федеральных и отраслевых стандартов финансовой отчетности для государственного сектора по-прежнему могут применяться формы, закрепленные в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОК 011-93; далее – ОКУД):

  • формы документов класса 03 «Унифицированная система первичной учетной документации»;
  • формы документов класса 05 «Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций» (документация сектора государственного управления, за ведение которой отвечает Минфин России).

Требование о самостоятельном утверждении форм первичных учетных документов (п. 4 ст. 9 ФЗ № 402) не распространяется на государственные (муниципальные) учреждения, органы государственного управления, органы местного самоуправления, органы управления государственных внебюджетных фондов и их территориальные органы и государственные академии наук, т.е. те организации государственного сектора, перечень которых установлен в п. 9 ст. 3 ФЗ № 402. Такие разъяснения даются Минфином России в Информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». И, конечно же, все нормативные акты, принимаемые организациями государственного сектора в области формирования системы документации и ведения первичных учетных документов, не должны противоречить требованиям ФЗ № 402.

Актуальность управления документами

Служба делопроизводства, которая стремится к статусу службы управления документами и главного центра компетенций в этой области, может законодательную «странность» и эту неожиданную «демократичность» в вопросе применения унифицированных форм документов рассматривать сейчас в позитивном аспекте.

Унификация документов организации по составу и форме с целью оптимизации документооборота и документального фонда может стать приоритетной функцией службы делопроизводства: ее стоит внести в положение об этой службе и отразить в соответствующих планах работы.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 рекомендует, чтобы правила создания документов и их метаданных, правила включения документов в информационные системы были внедрены во все процедуры, регулирующие все процессы деловой деятельности, для которых требуется доказательство осуществления действий (п. 7.1). Служба делопроизводства может инициировать (даже подготовить краткий проект на основе ГОСТа Р ИСО 15489) разработку Политики управления документами с распределением зон ответственности подразделений и должностных лиц за документы, отражающие тот или иной «процесс деловой деятельности» организации. Ответственность должностных лиц за создание, использование, хранение и уничтожение документов в рамках закрепленных за ними обязанностей должна быть отражена в Положениях о подразделениях и должностных инструкциях, а также регламентирована и в Положении о системе делегирования полномочий. Концепция управления документами предполагает установление на уровне блок-схем каждого процесса (или направления деятельности):

  • видов и разновидностей создаваемых документов,
  • формы их представления,
  • срока хранения,
  • полномочий по подписанию,
  • ответственность за хранение, уничтожение и т.п.
Смотрите так же:  Нужен ли адвокат потерпевшему

Для исполнения этого требования служба делопроизводства должна стать инстанцией обязательного согласования всех организационных и распорядительных документов, чтобы иметь возможность оптимизировать формы документов, обеспечивать их единообразие и соответствие фирменному стилю, разрабатывать их как «входные» формы в информационные системы и т.п.

За счет выполнения функции унификации форм документов служба делопроизводства реально повышает эффективность работы организации. Топ-менеджменту компании необходимо разъяснять, что на составление документа по унифицированной типовой форме (шаблону) затрачивается времени в 3–5 раз меньше, чем на составление индивидуального документа в свободной форме, как привык сотрудник-исполнитель.

И, наконец, и службе делопроизводства, и бухгалтерии, и всем подразделениям организации необходимо вспомнить, что унификация форм документов заключается:

  • в отборе и закреплении (с учетом материального носителя) показателей и реквизитов, которые наилучшим образом отражают цель создания документа, обеспечивают его юридическую силу, а также
  • в установлении единых требований к их составлению и оформлению,
  • разработке и применении электронных шаблонов проектов документов на основе их утвержденных типовых унифицированных форм.

Основными инструментами унификации документов и управления ими остаются:

  • Классификатор унифицированных форм документов;
  • Табель унифицированных форм документов организации (или Табель применяемых форм документов);
  • Альбом унифицированных форм документов (или Альбом утвержденных и применяемых в организации форм документов).

Классификатор, Табель и Альбом форм возможно вести и в электронном виде, и в бумажной форме.

Поскольку документы подлежат актуализации и закрепляют «версионность» применяемых форм, в Альбоме необходимо предусмотреть учет и действующих форм, и отмененных. Если Альбом и Табель ведутся в электронном виде, то в них можно предусмотреть 2 части: актуальную и «архивную».

При электронном ведении необходимо также предусматривать форму представления оригинала документа. Если документ должен дополнительно распечатываться как бумажная копия электронного оригинала или создаваться исключительно в бумажной форме (например, приказ по основной деятельности или личная карточка формы №Т-2), то в Альбом форм включают и распечатки форм документов, создаваемых в электронном виде, и утвержденные типовые формы бумажных документов.

Для реализации функции унификации форм документов сотрудникам службы делопроизводства желательно пройти повышение квалификации и обновить свои профессиональные знания с учетом требований ранее действовавших стандартов (например, ГОСТа 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца») и современных стандартов по управлению документов.

Программа-минимум

С чего начать, даже если организация пропустила сроки утверждения первичных учетных документов (с 1 января)? Как взаимодействовать с бухгалтерией? Конечно же, бухгалтерия должна как можно быстрее инициировать издание приказа об утверждении форм первичных учетных документов: представить проект приказа и эти формы. За основу рекомендуем взять ранее применяемые формы из альбомов, утвержденных постановлением Госкомстата России, например, от 05.01.2004 № 1 об утверждении форм по учету труда и его оплаты.

Если форма не меняется, то вместо грифа утверждения постановлением Госкомстата на ней служба делопроизводства оформляет гриф утверждения приказом первого руководителя. Если форма проектируется организацией самостоятельно, то на ней необходимо оформить такой же гриф утверждения. См. Пример 1.

Гриф на форме документа, утвержденной приказом

Но в некоторых организациях приказ может издаваться разными лицами (в рамках системы делегирования полномочий), тогда следует уточнять автора этого документа:

Гриф на форме документа, утвержденной приказом

Итак, подчеркнем, что в рамках программы-минимум необходимо утвердить используемые в организации типовые формы первичных учетных документов приказом (т.е. можно обойтись без составления Альбома и Табеля форм).

Пример утвержденной приказом формы документа смотрите в статье «6 мифов о ненормированном рабочем дне» (Пример № 6)

По выбору разновидности приказа об утверждении форм документов существуют разные суждения. Но лучшие практики показывают, что для этого больше подходят приказы по административно-хозяйственной (административно-организационной) деятельности, которые являются распорядительными документами оперативного срока действия и имеют 5-летний срок хранения (Пример 3).

При подготовке проекта приказа в его тексте необходимо предусмотреть:

  • когда вводятся в действие утвержденные формы: сразу или ИТ-подразделению потребуется время для настройки этих форм в информационной системе;
  • на какое подразделение или должностное лицо будет возложена функция методического руководства применением этих форм (не только первичных учетных документов, но и всех унифицированных форм);
  • идентификацию утвержденных форм, например, при помощи индексов, которые уже присвоены типовым формам на общегосударственным уровне, или при помощи кодов по классификатору форм документов, который организация разрабатывает самостоятельно.

Приказ об утверждении применяемых в организации форм первичных учетных документов

В Примере 3 обратите внимание на коды утвержденных форм. Они присваиваются по Классификатору форм документов, за разработку и ведение которого несет ответственность служба делопроизводства. Он особенно необходим для идентификации электронных документов в информационных системах.

Начинать разработку классификаторов можно с создания самого простого справочника – классификатора видов документов, который по мере утверждения унифицированных форм будет ими пополняться. Изначально это будет открытый список видов документов, структурированный по степени значимости или по принадлежности документов к системе / подсистеме документации:

Классификатор видов документов

Далее классификатор видов документов можно развивать и превращать собственно в Классификатор унифицированных форм документов (далее – Классификатор форм), идентифицируя документы, отражающие конкретный процесс или направление деятельности:

Классификатор форм документов (идентификация формы штатного расписания)

Так может формироваться в классификаторе код формы штатного расписания:

Важное значение имеет разработка структуры кодового обозначения форм документов. Рекомендуем в код формы включать идентификатор даты ее утверждения и / или введения в действие (месяц, год):

Структура кода формы с учетом даты утверждения или введения в действие

Код должен проставляться на каждой форме документа. Рекомендуется дополнительно проставлять на формах соответствующие коды документов по ОКУД (если унифицированные формы организация разрабатывает на основе альбомов форм документов, включенных в ОКУД).

Код утвержденной формы штатного расписания по Классификатору форм документов организации (с указанием кода по ОКУД) размещают ниже грифа утверждения

В процессе ведения унифицированных форм документов организации уточняется алгоритм их утверждения. Важно, чтобы в приказе устанавливались ответственность, срок введения формы, порядок доведения до сотрудников организации, т.е. конкретные поручения, что невозможно сделать при утверждении формы только подписью руководителя в грифе утверждения. Итак, алгоритм утверждения новой формы может быть таким:

  1. Структурное подразделение-владелец конкретного процесса деловой деятельности (инициатор) разрабатывает проект формы или ее новой версии (если в форму вносятся изменения, то утверждаются не они, а целиком новая версия формы с уже внесенными разработчиками актуальными изменениями). Важно, чтобы разработчик принял решение о форме представления документов (электронный или бумажный оригинал, возможность изготовления и использования бумажной или электронной копии), которые будут составляться и оформляться по данной форме.
  2. Все заинтересованные в применении формы подразделения, в том числе служба делопроизводства, согласовывают ее проект. В момент согласования служба делопроизводства может включить в проект приказа проект кода формы. Важно, чтобы ИТ-подразделение в процессе согласования сделало бы необходимые настройки в информационной системе, чтобы применяемая, например, исключительно в электронном виде форма документа могла бы реально использоваться с момента ее утверждения и введения в действие.
  3. Подразделение-инициатор оформляет проект приказа о ее утверждении и введении в действие, формулирует порядок рассылки приказа и формы (или уведомления о ее утверждении / изменении).
  4. Приказ подписывается руководителем организации.
  5. Служба делопроизводства (если она разработала и ведет Классификатор, Табель и Альбом форм):
    • вносит утвержденную форму в Альбом (в его актуальную часть), а отмененную форму переносит в его «архивную» часть;
    • проставляет новый (или подтверждает код действующей формы, изменяя в нем только данные о месяце и годе утверждения), и вносит соответствующие записи в Табель форм и Классификатор.
  6. Затем приказ и форма рассылаются (или публикуются в корпоративной информационной системе либо на внутреннем портале (интравеб)).

Распорядительная часть текста приказа об утверждении новой версии ранее утвержденной формы

Программа-максимум

Итак, службе делопроизводства необходимо закрепить за собой функцию унификации состава и содержания документов, применяемых в организации.

Для идентификации унифицированных форм документов необходимо вместе с другими инфраструктурными подразделениями (кадры, бухгалтерия, планово-финансовый отдел) создать систему классификаторов и справочников. На их основе будут строиться организационно-функциональные архитектуры применяемых информационных систем и обеспечиваться их взаимодействие.

Необходимо также решать вопросы подготовки или повышения квалификации специалистов службы делопроизводства, поскольку в организациях практически отсутствуют специалисты, которые профессионально выполняли бы все виды работ в процессе унификации форм (особенно с целью создания документов или их проектов преимущественно (или исключительно) в электронном виде).

Смотрите так же:  Гражданский кодекс ст 28

И, наконец, следует вспомнить о значении, форме и порядке оформления и ведения Табеля, Альбома и Классификатора форм документов, а также об их взаимосвязи.

Табель унифицированных форм документов является нормативным документом и представляет собой перечень форм документов, утвержденных и разрешенных к применению в организации. Он закрепляет основные этапы их подготовки, движения и использования. Основная цель ведения Табеля – классификация и систематизация применяемых форм документов в соответствии с функциями, задачами или направлениями деятельности организации и закрепление единообразия в работе с ними (прежде всего единых операций согласования и утверждения).

В условиях применения информационных систем правильно разработанный Табель может служить организационной основой для:

  • типизации маршрутов движения документов и документопотоков;
  • формирования функциональных документных комплексов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач, их унификации, управления ими и эффективной реализации в системе механизма «связанные документы».

Далее мы порекомендуем перечень граф Табеля, и вы сами убедитесь в актуальности этого инструмента управления документами, особенно в процессе разработки или модернизации СЭД.

Альбом унифицированных форм документов организации должен представлять собой сборник унифицированных форм документов, составленный и оформленный в установленном в организации порядке. В него следует включать абсолютно все утвержденные унифицированные формы документов, даже если предусмотрена исключительно электронная форма документа:

  • на утверждение представляются и в Альбом включаются преимущественно бумажные типовые формы документов (как оригиналы),
  • для электронных оригиналов документов в него целесообразно включать:
    • их распечатанные (визуализированные) формы,
    • а если предусматривается изготовление бумажных копий, то и формы для печати (распечатки на бумаге).

Основная цель ведения Альбома форм – закрепление результатов проведенной унификации документов и оформление массива унифицированных форм, включенных в Табель и идентифицированных в Классификаторе форм.

Табель и Альбом рассматриваются как локальные нормативные акты организации, поскольку формы этих документов, а также типовые унифицированные формы, подлежащие включению в них, утверждаются приказом первого руководителя организации. Сотрудникам организации должно быть запрещено составлять документы по формам, не включенным в Табель и Альбом. Тогда данная система применения унифицированных форм начнет работать!

Форма Табеля была разработана в составе альбома плакатов и форм основных организационно-распорядительных документов Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ; М., 1991). Она представляла собой таблицу из 19 граф, на верхнем поле которой предполагалось оформлять гриф утверждения руководителем организации в тот момент, когда вся таблица в результате большой оргпроектной работы будет заполнена, будут выявлены и классифицированы все применяемые формы документов и установлены основные операции их обработки.

Современный подход к Табелю иной. По мере регламентации бизнес-процессов, разработки блок-схем, выявления всех документопотоков и их состава Табель пополняется, в него включаются документы и информация в процессе анализа «документоориентированной составляющей» любой функции организации, т.е. Табель подлежит постоянному ведению. Поэтому с целью фиксации результатов такого управления документами должна быть прежде всего разработана и утверждена форма Табеля, а также назначено то подразделение, которое будет его вести.

Табель как документ должен иметь титульный лист, содержание / оглавление, список сокращений и условных обозначений и собственно текст (т.е. перечень форм, представленный в табличном виде). К Табелю возможно составление алфавитного указателя для удобства поиска форм документов (может разрабатываться на основе классификатора видов документов).

При разработке таблицы Табеля можно использовать:

  • главную таблицу Классификатора форм;
  • классификатор бизнес-процессов, если он имеется в организации;
  • классификатор вопросов и участков деятельности, который служба делопроизводства использует для предварительного рассмотрения документов.

В любом случае к Табелю должна быть разработана своя главная таблица, т.е. перечень разделов, которые могут отражать или направления деятельности организации, или наименования структурных подразделений:

Главные таблицы Табеля форм документов

В пределах каждого раздела Табеля документы могут систематизироваться:

  • по алфавиту наименования вида документа (например, акт, заявление, приказ и т.п.) или
  • по степени значимости документов и в их взаимосвязи (сначала организационные документы, потом распорядительные, справочно-информационные, плановые и т.п.).

Графы таблицы Табеля могут быть следующими:

  • код формы документа (по Классификатору форм организации);
  • наименование унифицированной формы документа;
  • код формы по ОКУД, по отраслевому классификатору или дополнительный индекс документа (например, код формы личной карточки по ОКУД – 0301002, а индекс – Т-2; лицевой счет работника по ОКУД 0301012 имеет индекс Т-54);
  • ответственный за подготовку и оформление (это может быть подразделение, руководитель подразделения либо уполномоченный сотрудник подразделения);
  • срок подготовки (в рабочих днях);
  • периодичность подготовки / издания;
  • согласование проекта (внутреннее или внешнее; «живое» или электронное; если электронное, то какой вид электронной подписи используется);
  • форма представления оригинала (бумажная / электронная);
  • состав удостоверения:
    • подпись: в этой графе указываются наименование должности подписанта и обозначается «собственноручная» либо вид электронной подписи (должности возможных подписантов указываются исходя из действующей в организации системы делегирования полномочий);
    • гриф утверждения;
    • печать: какую возможно проставлять – «главную» или специальную;
  • ограничения доступа по видам тайн (указываются слово «нет» либо гриф конфиденциальности);
  • подлежит регистрации: «централизованной в службе делопроизводства» или «в структурном подразделении»;
  • ознакомление / куда направляется (возможные варианты заполнения графы: «внутри организации», «в вышестоящие организации», «на сайт весь документ» или «на сайт фрагмент документа», «гражданам»);
  • срок представления / направления;
  • срок исполнения (типовой или индивидуальный, конкретный в рабочих днях);
  • подлежит контролю исполнения или нет;
  • подразделение или должностное лицо, осуществляющее контроль;
  • место хранения оригинала:
    • ответственное структурное подразделение или локализация в информационной системе,
    • индекс дела по номенклатуре дел;
  • срок хранения;
  • ответственный за обеспечение сохранности или уничтожение;
  • использование документа / права доступа;
  • отметка об утверждении, внесении изменений или отмене (в виде даты и номера приказа).

Таким образом, в графах таблицы Табеля должны найти отражение современные алгоритмы управления документами в соответствии с ГОСТом Р ИСО 15489–1–2007, которые служба делопроизводства должна осваивать в рамках концепции управления документами и в условиях внедрения информационных систем.

См. статью «Размещение Табеля и Альбома форм документов на корпоративном сайте». В ней описан успешный опыт использования данных документов на сайте Белгородского государственного университета на основе 1С-Битрикс. Авторы рекомендуют определенную группировку информации, способ утверждения и форму Табеля, вариант отображения информации о документе, способ организации справочников. Здесь показывают, как вдохнуть новую жизнь в Альбом форм документов.

Альбом как сборник форм документов должен по структуре соответствовать структуре Табеля, т.е. их главные таблицы (классификация форм) и порядок систематизации наименований форм документов внутри разделов должны быть одинаковыми!

Альбом как документ должен иметь титульный лист, содержание / оглавление, список сокращений и обозначений и содержать сами утвержденные унифицированные формы документов, которые включаются в него и систематизируются в нем по мере разработки и утверждения. Когда Альбом ведется как сборник бумажных форм, его страницы можно не нумеровать (и в содержании не указывать), тогда поиск нужной формы осуществляется по ее коду (см. Пример 11).

При ведении Табеля и Альбома в электронной форме (в форме базы данных) удобно выделять в них 2 части:

  • актуальную (действующие формы) и
  • «архивную» (отмененные формы).

При ведении Альбома в бумажной форме можно поддерживать «версионность» форм, формируя последовательно за действующей формой все предыдущие ее версии (другой вариант мы описали в комментарии, который мы поместили сразу после Примера 11).

Полномочия по ведению Классификатора форм документов, Табеля и Альбома, которые делегируются службе делопроизводства, должны быть установлены приказом первого руководителя организации одновременно с утверждением форм этих локальных нормативных актов.

В Примере 10 мы как раз и показываем такой приказ. Он утверждает разработанный в организации Классификатор, а также формы Табеля и Альбома унифицированных форм документов. Сначала в них должны быть учтены (идентифицированы) утвержденные в организации формы первичных учетных документов; а потом по мере разработки и утверждения каждая новая форма документа будет фиксироваться в Табеле и Альбоме в день издания приказа о ее утверждении. То есть Табель и Альбом выполняют учетную функцию, причем в Альбоме фиксируется «эталон» формы. В Примере 10 Классификатор и формы Табеля и Альбома вводятся в действие с даты подписания приказа.

Приказ об утверждении Классификатора, форм Табеля и Альбома с одновременным возложением функции их ведения на Общий отдел

Утверждаем формы первичных учетных документов

Мы разработали бухгалтерскую учетную политику. Правильно ли мы понимаем, что утверждать в ее составе нужно все применяемые нами формы первички: как разработанные самостоятельно, так и применяемые по унифицированным формам?

Формы первичных учетных документов, разработанные самостоятельно, нужно привести в качестве приложений к бухгалтерской учетной политике п. 4 ПБУ 1/2008 . Туда должны попасть:

  • разработанные вами формы документов, не содержащиеся в альбомах унифицированных форм;
  • унифицированные формы, которые ваша организация дополнила своими реквизитами.

Если же вы будете использовать формы документов, утвержденные Росстатом (Госкомстатом), не внося в них никаких изменений, то делать их приложением к учетной политике не надо. В этом случае достаточно указать, что первичные учетные документы вы составляете по унифицированным формам. Это можно сделать, добавив, например, такую фразу:

Смотрите так же:  Федеральный закон 404 фз от 28.12.2019

«Для документального подтверждения фактов хозяйственной жизни организацией применяются унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные:

  • Постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств”;
  • Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве”;
  • Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций” и др. ».

Впервые учетную политику и приложения к ней утверждают приказом руководителя в течение 90 дней со дня внесения сведений о создании организации в ЕГРЮЛ. Затем не надо каждый год утверждать новую учетную политику или издавать приказ о продлении действия старой. Если нужно, учетную политику можно изменить или дополнить ст. 313 НК РФ; пп. 4, 8, 9, 10 ПБУ 1/2008 .

Бухгалтерскую учетную политику и учетную политику для целей налогообложения можно составить: в виде двух отдельных документов либо в виде одного документа с двумя разделами (один — по вопросам бухгалтерского учета, а другой — по вопросам налогового).

Вариант приказа об утверждении бухгалтерской учетной политики:

Общество с ограниченной ответственностью «Белый лебедь»
ПРИКАЗ № 10
об учетной политике

В соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

1. Утвердить Положение об учетной политике организации для целей бухгалтерского учета на 2016 г. (далее — Положение) (приложение к настоящему Приказу), в том числе альбом форм первичных учетных документов, являющийся приложением к Положению.

2. Настоящий Приказ вступает в силу с 27 июня 2016 г.

3. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на главного бухгалтера Петрову Ольгу Константиновну.

Форма приказа об утверждении учетной политики

Что должен включать приказ об утверждении учетной политики

Формирование приказа об утверждении учетной политики (УП) — процесс, подчиняющийся внутренним требованиям по разработке и утверждению распорядительной документации общего характера.

В бухгалтерском законодательстве и НК РФ о содержании утверждающего УП приказа ничего не сказано, поэтому:

  • структура приказа — стандартная (общепринятая в данной компании) для такого рода документов (заголовок приказа, поясняющая и распорядительная части, подпись руководителя);
  • форма приказа — составляется он в произвольном виде с обязательным указанием номера этого документа, его темы и даты;
  • содержание приказа — в его тексте могут найти отражение важные для компании аспекты (например, с какой даты вводится УП, указание Ф. И. О. и должности ответственного работника, на которого возлагается контроль за исполнением УП).

О видах приказов общего характера читайте в материалах:

Дата приказа об утверждении учетной политики

Утвердить УП — это означает установить обязательность ее применения для конкретного хозяйствующего субъекта начиная с даты утверждающего документа.

Оформляя приказ об утверждении УП, необходимо учитывать следующие правила:

  • вновь образованная компания (составляющая впервые УП) должна успеть разработать и утвердить учетную политику не позднее 90 дней со дня своей госрегистрации (абз. 2 п. 9 ПБУ 1/2008) — УП в таком случае считается применяемой со дня госрегистрации;
  • при необходимости внесения изменений в действующую УП приказ о ее утверждении может быть оформлен любой датой текущего года, но вступит в силу такая УП по особым правилам.

Так, измененная УП вступает в силу:

  • с 1 января года, следующего за годом создания соответствующего приказа (абз. 1 п. 9 ПБУ 1/2008) — если изменения затронули применяемые компанией методы учета и произошли они по воле самой компании;
  • с момента вступления в силу измененных норм законодательства по бухучету — если причиной внесения в УП изменений явились изменения бухгалтерских НПА.

Вышесказанное относится к особенностям определения даты приказа об утверждении УП (или ее изменений) в целях бухучета.

С налоговой УП и утверждающим ее приказом дело обстоит несколько иначе: в НК РФ ничего не говорится о датах утверждения УП вновь образованными компаниями. При этом не следует ориентироваться на 90 дней — норму, установленную для УП в целях бухучета.

К примеру, НК РФ для отдельных налогоплательщиков предусматривает требование об уплате ежемесячных авансовых платежей по налогу на прибыль — таким образом, уже по истечении месяца работы у вновь образовавшейся фирмы должна быть закрепленная в УП методика расчета этих платежей.

Таким образом, вновь созданным компаниям важно как можно скорее сформировать и утвердить УП — уже в течение первого месяца своего существования.

В отношении даты оформления приказа об утверждении новой редакции налоговой УП (при корректировке методов учета по воле компании или в связи с изменениями налогового законодательства) подход к дате приказа аналогичен вышеописанному для бухгалтерской учетной политики.

Кем утверждается учетная политика предприятия

УП утверждает руководитель организации — такое условие установлено законодательством:

  • п. 4 ПБУ 1/2008 — для УП в целях бухучета;
  • ст. 313 НК РФ — для налоговой УП.

Роль главбуха не менее важная — в его обязанности (помимо прочих) входит процесс формирования УП.

Однако ситуация, когда главбуху потребуется поставить свою подпись под приказом об утверждении УП, возможна, если совпали два обстоятельства:

  • УП необходимо утвердить и ввести в действие в компании на законных основаниях;
  • руководитель отсутствует, предоставив право подписи распорядительной документации главбуху.

О том, как уполномочить главного бухгалтера на подписание документов за руководителя, читайте в материалах:

Помимо главбуха приказ об утверждении УП вправе подписать любое уполномоченное лицо, если такую обязанность на него возложил руководитель в отдельном приказе или доверенности.

Образец приказа об утверждении учетной политики на 2019 год

Рассмотрим на примере, как составить приказ об утверждении учетной политики (образец).

ООО «Техномаш» получило свидетельство о госрегистрации 01.03.2019. Деятельность начата с этой же даты. По критериям ООО «Техномаш» относится к малому бизнесу и планирует применение общей системы налогообложения.

До начала формирования своей УП руководством ООО «Техномаш» были приняты следующие организационные решения:

  • бухучет вести в полном объеме (упрощенные методы учета, возможные для малого бизнеса, не применять);
  • сформировать две отдельные полноценные УП — в целях бухучета и в целях налогообложения;
  • разработка УП проводится под контролем и при непосредственном участии главбуха в соответствии с графиком, в котором указаны сроки и ответственные за отдельные разделы УП исполнители;
  • согласование проекта УП произвести со всеми службами и подразделениями — их предложения и рекомендации рассмотреть не позднее 11.03.2019;
  • согласованный проект УП представить на рассмотрение специально созданной комиссии в срок до 15.03.2019 с последующим утверждением руководителем.

После того как УП была разработана, согласована и получила одобрение специально созданной в компании комиссии, был сформирован следующий приказ об утверждении учетной политики:

ИНН 1601003897 КПП 160101001

«Об утверждении учетной политики»

18 марта 2019 года

В соответствии с требованиями ст. 8 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ и ст. 313 Налогового кодекса РФ

  1. Утвердить учетную политику:
  • в целях бухгалтерского учета (приложение 1);
  • в целях налогообложения (приложение 2).
  1. Применять учетную политику в целях бухучета и налогообложения начиная с 01.03.2019.
  2. С учетной политикой ознакомить всех причастных работников.
  3. Руководителям всех подразделений обеспечивать правильное и своевременное исполнение положений учетной политики.
  4. Контроль за исполнением положений учетной политики возложить на службу внутреннего контроля.
  5. Контроль за исполнением данного приказа оставляю за собой.

Директор ООО «Техномаш» Иванов Иванов Н. Г.

В рассмотренном примере утверждаются две УП — для целей бухучета и для целей налогообложения. Такой вариант не является единственным: компания вправе оформить одну УП, предусмотрев бухгалтерские и налоговые учетные аспекты в разных главах УП, объединив их единым организационно-техническим разделом. Или предусмотреть иную структуру УП.

В таком случае в приказе об утверждении УП отдельно такие разделы не упоминаются, а утверждается единая УП.

О том, в отношении каких еще видов учета может формироваться учетная политика, читайте в статьях:

Приказ об утверждении учетной политики составляется по форме, принятой в компании, и содержит важные для нее аспекты — дату, с которой обязательно применение учетной политики, ответственных за ее исполнение и контроль лиц.