Образец приказ командировка на личном автомобиле

Оглавление:

Составление приказа о командировке при использовании служебного, арендованного и личного автомобиля

Многие профессии связаны с командировками. В подобных поездках может использоваться транспорт работодателя или работника. Обязательный документ – письменное распоряжение руководителя по форме, разработанной в компании. Образцом чаще всего служит форма Т-9.

Когда требуется приказ

Командировка – это поездка сотрудника в другую местность по служебной необходимости. Приказ не оформляется, если работа связана с разъездами или сотрудник принят на работу по гражданско-правовому договору. Распоряжение обязательно для работника, постоянное место работы которого расположено на территории предприятия.

Особенные сотрудники

Нельзя отправить в другую местность:

  • беременную женщину (ст. 259 ТК)4
  • сотрудника, оформленного по ученическому договору, если переезд не связан с обучением (ст. 203 ТК);
  • несовершеннолетнего (исключение составляют спортсмены (ч. 3 ст. 348.8 ТК) и работники творческой сферы (ст. 268 ТК) при условии, что соблюдаются условия, определенные Постановлением № 252, коллективным или трудовым договором).

Только с письменного согласия в служебные переезды отправляются:

  • женщины с детьми моложе 3-х лет;
  • матери, отцы, опекуны и попечители с детьми до 5-и лет без супругов;
  • работники, воспитывающие детей-инвалидов;
  • работники, ухаживающие за больными родственниками (должно быть официальное медицинское заключение).

Роль руководителя

В командировки работников отправляет руководитель (уполномоченное им лицо), соблюдая порядок, определенный Трудовым кодексом и Постановлением № 749. Приказ составляет главный бухгалтер или работник отдела кадров.

Основанием может быть устное распоряжение руководителя или составленное им производственное задание (необязательный документ), приглашение на мероприятие (конференцию, семинар).

Форма приказа определяется в локальных нормативных актах.

Приказ обязательно должен содержать:

  • наименование предприятия (с кодом ОКПО);
  • название вида документации;
  • номер;
  • число;
  • данные командировочного (ФИО, подразделение, должность, табельный номер);
  • цель и основание переезда;
  • срок (количество дней, дата начала и окончания);
  • место назначения (страна, населенный пункт, наименование принимающей организации);
  • транспортное средство, используемое для проезда;
  • сумма выданного аванса или наименование лица, оплачивающего расходы (работодатель или другая организация);
  • должность и подпись руководителя и командированного работника;
  • дата ознакомления.

Унифицированная форма (не обязательна, можно корректировать)

Цели проезда могут быть:

  • общие:
    • поиск поставщиков;
    • покупка сырья или оборудования;
    • заключение договоров;
    • поиск рынков сбыта;
    • проведение переговоров;
    • обучение.
  • узкопрофильные:
    • проверка деятельности подразделения;
    • обслуживание оборудования;
    • обучение новых работников.

Как составить приказ на командировку на автомобиле

Кроме общественного транспорта для переездов по служебной необходимости можно использовать автомобиль, принадлежащий компании, арендованный, принадлежащий сотруднику (по согласию руководителя). Приказ оформляется стандартный, но необходим определенный объем сопроводительной документации и согласование сумм авансовых выплат.

Аванс выдает бухгалтерия на основании распоряжения руководителя или расходного ордера. После возвращения командировочный обязан предоставить в бухгалтерию отчет по авансовой выплате, служебную записку, путевой лист и документы, подтверждающие расходы. Если они превышают аванс, работодатель возмещает разницу. Если аванс полностью не использован, остаток возвращается в кассу.

Если работник использует личный автомобиль, кроме приказа оформляется:

  • отдельное соглашение или приложение к трудовому договору, определяющее размер компенсаций (ст. 188 ТК РФ) или договор аренды;
  • путевой лист (письмо Министерства финансов № 03-03-06/1/39406), содержащий данные о маршруте;
  • документ (например, служебная записка), удостоверяющий срок пребывания в поездке.

В соглашении должно быть указано, какие издержки работодатель обязуется компенсировать:

Порядок учета компенсаций за ГСМ определен в Распоряжении № АМ-23-р Минтранспорта. Сумма рассчитывается, исходя из объема двигателя, расстояния, стоимости ГСМ.

При ДПТ компенсация выплачивается только в том случае, если командированный сотрудник не является виновником аварии и такая выплата предусмотрена соглашением. При поломке руководителю трудно определить, что послужило причиной выхода из строя транспортного средства. Чтобы получить компенсацию, необходимо детально описать все условия в соглашении. В любом случае требуется документация, подтверждающая расходы: квитанции, чеки с указанием суммы расходов.

Путевой лист содержит:

  • название вида документа и номер;
  • время действия (период командировки);
  • данные из паспорта сотрудника, его должность;
  • информацию об авто (номер, модель, марку, данные из техпаспорта);
  • дату выезда и дату приезда;
  • расходы на ГСМ.

При заключении договора аренды на автомобиль между сотрудником и работодателем выплачивается:

  • арендная плата;
  • расходы на ГСМ в размере, указанном в документации;
  • компенсация за износ.

Для владельца авто это более выгодный вариант. Арендная плата облагается НДФЛ, компенсации за ГСМ и износ в налогооблагаемую базу не включаются.

О командировке, в том числе на авто, расскажет видео ниже:

Законодательно урегулированного порядка для переездов по служебной необходимости на автомобиле на самом деле нет. Работодатели разрабатывают его самостоятельно.

Чаще всего при поездках на служебном авто порядок такой же, как на личном. Дополнительно к приказу оформляется путевой лист. Для расчетов расхода ГСМ используются чеки из заправок и записи в путевом листе. Объем компенсации не ограничивается – суммы из чеков просто плюсуются.

На арендованном

Базируясь на ст. 168 ТК, Минтруд определил, что расходы на компенсацию издержек на аренду автомобиля в переездах по служебной необходимости допускаются, если они экономически обоснованы (согласно № 212-ФЗ — до места невозможно добраться на общественном транспорте). Экономическую обоснованность определяет руководитель в локальных нормативных актах (письма Министерства финансов № 03-03-06/1/23681 и № 03-03-06/2/30016).

Это значит, что невозможность использовать общественный транспорт – не единственный аргумент. Руководитель может посчитать, что при поездке нескольких сотрудников аренда обойдется дешевле. Документацией, подтверждающей издержки, считается:

Как сотрудники будут добираться до места назначения при поездке в командировку, определяет руководитель. Порядок использования автомобилей указывается в локальных нормативных документах. Независимо от вида автотранспорта обязательно составление отчета о командировке и предоставление документов, подтверждающих расходы.

Командировка на личном автомобиле в 2017-2018 годах (особенности)

Командировка на личном автомобиле 2017-2018 года отличается по оформлению от правил документирования служебных выездов, существовавших до 2016 года. Вызвано это изменениями, произошедшими в законодательстве. О порядке оформления командировок на личном авто, возмещении расходов за такую командировку и судебной практике по спорным вопросам и пойдет речь в нашей статье.

Командировка на личном транспорте. Законодательная база

Служебным командировкам посвящена глава 24 Трудового кодекса, которая в своих статьях дает определение такой командировке, а также устанавливает:

  • гарантии работнику при направлении его в командировку;
  • порядок возмещения командировочных расходов в различных условиях служебных выездов.

Общие нормы ТК РФ конкретизируются в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 29.07.2008 № 749) — основном документе, устанавливающем порядок командирования сотрудников в другую местность для выполнения заданий. Указанный документ претерпел серьезные изменения в результате решений Правительства РФ, введенных в действие его постановлениями от 29.12.2014 № 1595 и 29.07.2015 № 771.

Изменения, речь о которых пойдет ниже, вызвали много вопросов по поводу оформления командировок и возмещения понесенных в служебных поездках на личном транспорте расходов. В связи с этим появилось несколько разъясняющих документов:

  1. Приказ Минфина России от 10.03.2015 № 33н.
  2. Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/2238.
  3. Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 15.05.2015 № 1168-6-1.

Все эти документы дополнительно поясняют порядок оформления командировок с использованием личного транспорта.

Как оформляется выезд в командировку?

С 01.01.2016 некоторые документы, оформляемые по этому поводу ранее, были отменены. Так, теперь нет нужды в обязательном порядке оформлять:

  • служебное задание;
  • командировочное удостоверение;
  • отчет о командировке.

Кроме того, отменена обязанность вести журнал учета командированных работников. Справедливости ради стоит отметить, что некоторые работодатели остались верны прежнему порядку документирования командировочных выездов и установили обязанность оформлять перечисленные документы внутренними распоряжениями по организациям. Однако и в таких случаях основным документом для направления в служебную командировку с точки зрения законодательства является приказ.

Конкретная форма приказа законом не утверждена. При этом предприятия предпочитают использовать унифицированные формы приказа № Т9 (о направлении работника в командировку) либо № Т9а (о направлении группы работников в командировку), утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, хотя с 01.01.2013 использование форм первичных учетных документов и не является обязательным.

В любом случае в приказе необходимо указать следующую информацию:

  • наименование организации;
  • дату составления и номер распорядительного документа;
  • данные сотрудника, наименование его должности;
  • данные о месте, куда направляется работник для выполнения задания;
  • длительность командировки (даты отъезда и прибытия);
  • цель командировки;
  • подробности использования транспорта (личный, служебный, общественный и т. д.);
  • сведения об организации, которая возместит работнику командировочные расходы.

Приказ подписывает руководитель организации либо уполномоченный сотрудник. Командированный работник также должен подписать приказ, подтверждая таким образом факт ознакомления с ним.

Особенности оформления командировки на своем авто

Если работник отправляется в командировку на своем автомобиле, настоятельно рекомендуется оформление путевого листа. Несмотря на то что налоговая служба при проверке расходов организации представления такого документа не требует, с заполненным путевым листом будет значительно проще подтвердить как факт использования автомобиля в служебных целях, так и приведенный расчет расхода бензина.

Путевой лист составляется по форме, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, либо самостоятельно разработанной организацией. Использование формы путевого листа, разработанной на предприятии, разрешено Министерством финансов России (письмо Минфина РФ от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161) при условии присутствия в документе обязательных реквизитов, установленных приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152.

К таким реквизитам относятся (раздел 2 приказа Минтранса РФ № 152):

  • название и номер путевого листа;
  • данные о сроке действия документа;
  • данные о владельце автомобиля;
  • информация о транспортном средстве;
  • информация о водителе.

Возмещение командировочных расходов

Согласно ст. 168 ТК РФ и п. 11 постановления Правительства РФ № 749, командированному сотруднику возмещаются следующие расходы:

  • на проезд в обе стороны;
  • на съем жилья;
  • суточные;
  • прочие расходы, определяемые работодателем.

Размер суточных каждая организация устанавливает самостоятельно (за исключением госучреждений). При этом важно помнить, что в соответствии с Налоговым кодексом РФ (п. 3 ст. 217) не облагаются налогом на доход физлиц лишь суммы в размере 700 рублей при командировках по России и 2500 рублей при загранкомандировках. Суммы свыше этих нормативов подлежат налогообложению.

Смотрите так же:  Двухнедельное выходное пособие при увольнении по состоянию здоровья

Вернувшись из командировки, сотрудник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет, который составляется по форме № АО-1, утв. постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. К отчету необходимо приложить:

  • документы, подтверждающие расходы на жилье (квитанции из гостиницы или расписки в получении денег, если жилье арендовалось у физлица);
  • чеки на ГСМ;
  • путевой лист;
  • служебную записку.

Служебная записка призвана подтвердить срок командировки. Составляется такой документ в произвольной форме, однако во избежание недоразумений при налоговых проверках рекомендуется установить форму служебной записки во внутренних документах организации.

Если в командировку на личном авто было отправлено несколько сотрудников, то путевой лист оформляется только на водителя. Соответственно, если бензин оплачивал только водитель, чеки об оплате ГСМ другие командировочные представлять не должны. Если во время командировки потребуется ремонт личного авто, расходы на техобслуживание возмещаются работодателем в рамках соглашения об использовании транспортного средства, заключенного между работодателем и сотрудником. Также по соглашению работнику могут быть компенсированы расходы, связанные с произошедшим в командировке ДТП (естественно, если таковое произошло не по вине командированного сотрудника).

Судебная практика по командировкам на личном транспорте

Минфин России в своем письме от 20.04.2015 № 03-03-06/22368 разъяснил, что служебная записка не является документом, подтверждающим использование личного автомобиля для поездки до места командировки и обратно. По мнению Минфина, таким подтверждением могут быть любые первичные бухгалтерские документы, свидетельствующие об использовании личного автомобиля в служебных целях.

Судебная практика к настоящему времени по таким делам еще не сложилась, а все имеющиеся решения судов касаются периода, когда наравне со служебной запиской требовалось оформление командировочного удостоверения, которое и подтверждало время командировки. Таким образом, при необходимости придется руководствоваться делами, где рассматривался спор, вызванный утерей командировочного удостоверения. К примеру, постановлениями ФАС Западно-Сибирского округа от 23.12.13 № А27-1862/2013 и Московского округа от 07.04.11 № КА-А40/1111–11. В первом случае дело разрешилось с участием специальной комиссии по принятию решения о продолжительности командировки и выплате суточных, во втором — применением других подтверждающих документов.

Таким образом, несмотря на отмену некоторых документов при оформлении командировок и кажущееся упрощение процедуры, при направлении в командировку на личном транспорте к сбору подтверждающей документации и оформлению прочих сопутствующих деловых бумаг стоит подойти со всем вниманием и тщательностью.

Приказ на командировку в 2018 году — образец

Приказ о направлении сотрудника в командировку может быть составлен по форме Т-9. Для этого существуют специальные образцы. В соответствии с изменением законодательства, сотрудник направляется в служебную поездку только после решения руководителя. Ранее активно использовалось Постановление под номером 749. В действительности практически ничего не изменилось. В распоряжении и в решении обязательно указывается срок, на основании которого работодатель отправляет командированного сотрудника для выполнения служебного задания. Документ может быть отмечен в форме приказа.

Законодательство гласит, что если компания привыкла использовать стандартную форму Т-9, она может продолжить пользоваться ею. Но если есть желание, этот бланк дорабатывается. Можно заполнить его важными изменениями или, напротив, убрать информацию, которая не нужна.

Приказы на командировку в 2018 году

Работодатель может разработать собственный документ, в котором учитываются все правила внутреннего распорядка. При составлении локального документа, придерживайтесь статьи 168 ТК РФ. Благодаря этому Положению вы сможете не просто систематизировать основные правила работников, но и дополнительно указать возможные основы по затратам организации на командировки в случае возникновения споров с налоговой службой. Стоит обратить внимание, что в 2016 году не было никаких лимитов по страховым взносам в отношении суточных. Размер суточных никак не облагался взносами.

Чтобы понизить взносы, работодатели заменяли часть заработной платы компенсацией. Но с недавнего времени этот метод существенно потерял актуальность. Теперь суточные облагаются по НДФЛ, если они превышают 700 или 2500 рублей, для местных и зарубежных поездок, соответственно. Чтобы снизить сумму суточных, необходимо изменить текущее положение в организации.

Образец приказа о продлении командировки

Часто в компании возникает ситуация, по причине которой нужно изменить срок командировки работника. Существуют различные причины, способствующие этому. Например, работник не успевает выполнить служебное задание в результате большого объема, или принимающая сторона просит его принять дополнительное задание. Причин масса.

Как же оформить продление? Изначально руководитель подразделения, в котором есть постоянное место сотрудника, составляет служебную записку и адресует руководителю компании. Там же он указывает основные причины продления служебной командировки. После этого издается приказ о том, чтобы передвинуть сроки служебной поездки на запрашиваемое время. Чтобы его было легче составить, ниже представлен образец.

Приказ на командировку на личном автомобиле — образец

Руководитель компании, который отправляет своего сотрудника в служебную поездку, должен возместить ему все затраты как по месту командировки, так и на транспортные услуги. Количество выданных денежных средств устанавливается собственноручно руководителем компании. Однако он также может установить некоторые ограничения. Представленные директором условия должны быть закреплены в локальном нормативном акте.

В законодательстве не указано, каким именно транспортом должен пользоваться командированный сотрудник. Следовательно, он может отправиться и на собственном автомобиле, главное предварительно согласовать эти моменты с работодателем.

Если все нюансы согласованы с работодателем, оформляется приказ, служебное задание и командировочное удостоверение в стандартном порядке. Последние два документа не являются обязательными. Планируете поездку на личном транспорте? По возвращению не забудьте предоставить все чеки АЗС.

Приказ на суточные в командировке — образец 2018

Каждый работодатель обязуется оплачивать сотруднику командировочные расходы в соответствии с Трудовым законодательством. Суточные — еще одна статья расходов при служебной поездке. Они необходимы для оплаты дополнительных расходов по той причине, что сотрудник находится вне постоянного места жительства. Командировочные расходы, а именно суточные, оплачиваются на основании статьи 169 Трудового кодекса Российской Федерации.

Образец приказа о возвращении из командировки в выходной день

Если сотрудник направляется в командировку, основной период его нахождения может совпадать с выходными или праздничными днями. Выходные дни с точки зрения законодательства — те дни, когда сотрудник не выполняет трудовые обязанности. Следует отметить, что за сотрудником сохраняется средняя заработная плата за представленные дни деятельности в соответствии с графиком. В результате если на время служебной поездки выпадают праздничные и выходные дни и он не работал, ему выплачиваются суточные.

Если же работал — дополнительный отдых или оплата в двойном размере. Если же сотрудник вернулся в выходной день, работодатель может дополнительно издать приказ, на основании которого бухгалтерия будет производить расчет.

Журнал регистрации приказов по командировкам

Журнал регистрации необходим для того, чтобы подтвердить факт получения и передачи документа в определенное время. Заполняется примерная форма с присвоением уникального номера. Кроме того, регистрация позволяет придать документу юридическую силу, так как она фиксирует как время создания, так и время получения. Если документ не был зарегистрирован, то он еще не оформлен, а значит что его с юридической точки зрения не существует. Поэтому в каждой компании существует свой журнал регистрации, который заполняется в соответствии с Трудовым законодательством и на основании локальных нормативных актов.

Командировка на личном транспорте

Новый порядок оформления командировки

С 8 августа 2015 года действует новая редакция Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о командировках). Изменения внесены постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771. Разберемся, что поменяется в работе бухгалтера.

Письменное решение — основание для направления в командировку

Чиновники уже второй раз за последнее время уточняют наименование и порядок оформления документа, который нужен для направления работника в командировку. Теперь это письменное решение работодателя (абз. 2 п. 3 Положения о командировках). То есть появилось прилагательное «письменное».

На практике решение оформляют в виде приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку. Его можно оформить по унифицированной форме № Т-9, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Можно самим разработать и утвердить бланк такого приказа (распоряжения) (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Компания вправе взять за основу унифицированную форму и добавить в нее необходимые поля. Образец приведен ниже (образец 1).

Образец 1 Приказ о направлении в командировку

Новый порядок подтверждения срока пребывания в командировке

Фактический срок пребывания работника в командировке, как и раньше, можно подтвердить проездными документами. Изменения затронули порядок подтверждения срока пребывания в командировке, если сотрудник добирался к месту командирования не общественным транспортом.

Работник ездил на своем или служебном транспорте

В новой редакции пункта 7 Положения о командировках дан перечень документов, подтверждающих срок пребывания в командировке, если работник ездил на автотранспорте.

Работник может добраться до места командировки и обратно:

  • на служебной машине;
  • личном автотранспорте;
  • автомобиле, управляемом по доверенности;
  • попутном транспорте.

В первых трех случаях основанием для использования этих видов транспорта является письменное решение работодателя (абз. 2 п. 7 Положения о командировках). Это решение нужно отразить в приказе о направлении в командировку. Оно будет основанием для выдачи работнику путевого листа.

В Положении о командировках нет прямого указания, что необходимо оформить письменное разрешение работодателя на проезд на попутном транспорте. Роструд рекомендует установить порядок пользования попутным транспортом в локальном нормативном акте компании (письмо от 15.05.2015 № 1168-6-1).

Служебная записка

Если работник ездил в командировку на автомобиле, по возвращении из командировки он должен составить служебную записку (абз. 2 п. 7 Положения о командировках). В ней нужно указать фактический срок пребывания в командировке. Такие рекомендации давали раньше и специалисты Роструда (письма от 15.05.2015 № 1168-6-1 и от 10.04.2015 № 831-6-1). Образец служебной записки приведен ниже (образец 2).

Образец 2 Служебная записка при поездке в командировку на личном автомобиле

Документы, прилагаемые к служебной записке

К служебной записке работник должен приложить документы, подтверждающие срок пребывания в командировке. Их перечень будет зависеть от обстоятельств проезда и проживания в командировке (см. таблицу ниже).

Таблица Документы, подтверждающие срок фактического пребывания работника в командировке

Если нет документов на проезд и проживание

В служебной записке работник может объяснить причину отсутствия у него документов, подтверждающих расходы на проезд и проживание. В этом случае подтвердить фактический срок пребывания в командировке можно письмом принимающей компании (абз.

4 п. 7 Положения о командировках). В письме принимающем компании должны быть указаны начальная и конечная даты срока.

Фрагмент служебной записки смотрите ниже(образец 3).

Образец 3 Фрагмент служебной записки при поездке на попутном транспорте и бесплатном проживании в командировке

Журналы регистрации командированных работников теперь необязательны

Отменен пункт 8 Положения о командировках. Этим пунктом на Минтруд России возлагалась обязанность утвердить формы журналов учета командированных работников и порядок их заполнения.

Формы журналов учета, утвержденные приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н (далее — приказ № 739н), не отменены и пока продолжают действовать.

С 8 августа 2015 года работодатели не обязаны вести:

  • журнал учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации по форме, приведенной в приложении № 2 к приказу № 739н;
  • журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы по форме, приведенной в приложении № 3 к приказу № 739н.
Смотрите так же:  Льготы по жкх ветеранам вооруженных сил

Вместе с тем работодатель может продолжать вести эти журналы, если принял решение и далее использовать эти формы.

…но хранить обязательно

Действующее законодательство обязывает работодателей хранить журналы учета командированных работников в течение установленного срока. То есть просто выбросить их за ненадобностью нельзя.

Журналы учета командированных по РФ работников нужно хранить в течение 5 лет. Журналы учета работников, выбывающих в зарубежные командировки, нужно хранить в течение 10 лет (п. «з» и примечание 2 к п. «з» ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Журналы отменят в ближайшем будущем

Очевидно, что изменения, внесенные постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771, приведут к необходимости отмены Порядка и форм учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденных приказом № 739н. Такой вывод можно сделать из абзаца 10 пояснительной записки к проекту постановления Правительства РФ, размещенного на официальном портале по адресу: http://regulation.gov.ru/projects/List/AdvancedSearch#npa=36877.

Сентябрь 2015 г.

Сотрудник поехал в командировку на личном автомобиле

Что предпринять? Заключите с сотрудником на время командировки договор аренды транспортного средства. Тогда на расходы при «упрощенке» вы сможете списать стоимость ГСМ и уплаченной аренды. С нее, правда, не забудьте удержать НДФЛ.

Сотрудники достаточно часто используют личные автомобили в служебных целях, за что получают от работодателя компенсацию. Например, на своем авто работник может поехать в командировку. Это бывает удобнее, чем другие виды транспорта. Однако для того, чтобы выплаты по такой поездке работодателю можно было учесть при налогообложении, бухгалтеру необходимо предварительно продумать, каким образом такая поездка будет оформлена.

Если у вас «упрощенка» с объектом «доходы». Расходы при налогообложении вы не учитываете. Поэтому наши разъяснения могут вам пригодиться, если вы решите сменить объект налогообложения.

Почему невыгодно платить компенсацию

По общему правилу организация обязана возместить сотруднику, который выехал в командировку на личном автомобиле, все затраты, связанные с поездкой (ст. ст. 168 и 188 ТК РФ). И может показаться, что проще выплатить сотруднику компенсацию за использование личного автомобиля. Однако учесть в расходах удастся только четко установленную сумму в пределах нормы (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). А норма эта невелика: от 1200 до 1500 руб. в месяц в зависимости от объема двигателя автомобиля (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92). Причем данная норма включает в себя как износ, технический ремонт автомобиля, так и стоимость ГСМ (п. 3 Письма Минфина России от 21.07.1992 N 57).

Получается, что независимо от того, сколько фирма реально заплатит работнику за то, что он эксплуатирует свой автомобиль, а также за ГСМ, учесть в расходах получится не больше нормы.

В чем преимущество договора аренды

Если же с сотрудником заключить договор аренды на время командировки, то в затраты при «упрощенке» включается вся арендная плата (пп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Что касается расходов на покупку горюче-смазочных материалов и затрат, которые связаны с эксплуатацией и обслуживанием автомобиля во время командировки (например, стоимость парковки, ремонта в пути), то их можно учесть в качестве либо материальных затрат, либо затрат на содержание служебного транспорта. Такая возможность предоставлена «упрощенцам» пп. 5 п. 1 и пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

И в том, и в другом случае расходы должны быть оплачены (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). То есть после расчета с сотрудником выплаты можно сразу включить в налоговую базу. Обратите внимание: чтобы затраты на бензин и ремонт организация могла учесть при УСН, в договоре аренды нужно сразу указать, что затраты на содержание автомобиля несет именно арендатор. Образец формулировки договора мы привели на рис.

Извлечение из договора аренды транспортного средства

—————————————————————————¬
¦ … ¦
¦ 2.3. Арендатор несет расходы на содержание автомобиля, капитальный¦
¦и технический ремонт, а также расходы, связанные с его эксплуатацией,¦
¦включая покупку горюче-смазочных материалов. ¦
¦ … ¦
L—————————————————————————

Читайте также. Дополнительная информация о порядке списания транспортных расходов — в статье «На что нужно обратить внимание, списывая расходы на транспорт» // Упрощенка, 2011, N 7, с. 62.

На заметку. Что необходимо предусмотреть в договоре аренды транспортного средства

Подписывая договор аренды машины, опишите в нем подробно предмет договора: марку автомобиля, год выпуска и цвет, номера кузова и двигателя, государственный регистрационный номер. Только в этом случае договор аренды считается заключенным. Об этом сказано в п. 3 ст. 607 ГК РФ. Кроме того, для эксплуатации автомобиля организации-арендатору понадобятся свидетельство о регистрации авто, техпаспорт, талон техосмотра и страховой полис. Если сотрудник будет сам находиться за рулем своего автомобиля, то он может передать организации-арендатору только копии этих документов.

Какие документы подтвердят и обоснуют расходы

Итак, чтобы признать расходы при «упрощенке», их нужно обосновать и подтвердить документально (п.

2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ). Мы рассматриваем ситуацию, когда одновременно происходят две операции — командировка и аренда автомобиля. Соответственно, документы нужно оформить в подтверждение каждой.

При направлении сотрудника в командировку на личном автомобиле понадобятся приказ руководителя, подтверждающий даты начала и окончания командировки, договор аренды автомобиля, акт приема-передачи автомобиля, авансовый отчет работника. Затраты на приобретение ГСМ, на парковку и ремонт автомобиля удостоверят кассовые и (или) товарные чеки, талоны на бензин, квитанции, выданные на автостоянках, счета автомастерских.

Кроме того, потребуется документ, из которого бы следовало, что на автомобиле сотрудник уехал по рабочим делам, а не по личным. Таким документом является путевой лист. Налоговики в Письме от 22.11.2010 N ШС-37-3/15988@ также настаивают на оформлении путевых листов. Можно использовать путевые листы по утвержденной форме, а можно разработать собственные. Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 утверждены Обязательные реквизиты для путевых листов и порядок их заполнения.

Памятка. Унифицированные формы путевых листов утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78.

Читайте также. О том, как самостоятельно оформить путевой лист, читайте в статье «Грамотно составленный путевой лист подтвердит расходы на ГСМ» // Упрощенка, 2012, N 7, с. 67.

Как рассчитать зарплатные налоги

Арендная плата, перечисленная работнику за использование автомобиля в служебных целях, будет не чем иным, как его доходом. А значит, при его выплате нужно удержать и уплатить в бюджет НДФЛ (пп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). Причем это необходимо сделать не позднее дня, следующего за днем фактического получения работником арендной платы. Обратите внимание: сумма перечисленного в бюджет НДФЛ в Книге учета доходов и расходов будет учитываться в составе расходов на аренду (пп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Что касается уплаты страховых взносов, то арендная плата не будет облагаться этими взносами, если заключен договор аренды транспортного средства без экипажа. Дело в том, что на вознаграждения по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование, страховые взносы не начисляются (п. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ). То есть непосредственно плата за аренду страховыми взносами не облагается. При аренде автомобиля с экипажем ситуация будет несколько иной. Сама сумма арендной платы, перечисленная работнику, по-прежнему не облагается взносами. А вот управление автомобилем — это уже услуга, которую предоставляет работник. И страховые взносы со стоимости этой услуги придется уплатить. Ведь плата за вождение автомобиля является вознаграждением по гражданско-правовому договору. А такие выплаты облагаются страховыми взносами (п. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ).

Поэтому в договоре аренды автомобиля с экипажем нужно сумму вознаграждения разделить на две части: непосредственно арендную плату и плату за оказание услуг по управлению автомобилем. Это позволит сократить сумму страховых взносов во внебюджетные фонды. Формулировка, которой можно воспользоваться, на рис. 2.

Извлечение из договора аренды транспортного средства с экипажем

—————————————————————————¬
¦ … ¦
¦ 3.2. Арендодатель предоставляет Арендатору автомобиль во временное¦
¦владение и пользование и оказывает Арендатору услуги по управлению¦
¦автомобилем. ¦
¦ За пользование автомобилем взимается арендная плата в размере¦
¦_____ руб. в месяц и плата за оказание услуг по управлению автомобилем¦
¦в размере _______ руб. в месяц. ¦
¦ … ¦
L—————————————————————————

Важное обстоятельство. Стороны договора самостоятельно устанавливают размер арендной платы. Как правило, ее размер определяют исходя из стоимости транспортного средства и срока полезного использования автомобиля, имеющего аналогичные характеристики.

Если в договоре аренды с экипажем прописать условие, что арендатор страхуется на случай травматизма, то соответствующие взносы на травматизм со стоимости услуг по вождению нужно начислить (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ и п. 3 Правил начисления взносов на травматизм, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 N 184). Если такое условие не прописывать, то и платить ничего не придется. А вот плата за аренду страховыми взносами на случай травматизма не облагается.

Командировка на личном транспорте

Новый порядок оформления командировки

С 8 августа 2015 года действует новая редакция Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о командировках). Изменения внесены постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771. Разберемся, что поменяется в работе бухгалтера.

Письменное решение — основание для направления в командировку

Чиновники уже второй раз за последнее время уточняют наименование и порядок оформления документа, который нужен для направления работника в командировку. Теперь это письменное решение работодателя (абз. 2 п. 3 Положения о командировках). То есть появилось прилагательное «письменное».

На практике решение оформляют в виде приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку. Его можно оформить по унифицированной форме № Т-9, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Можно самим разработать и утвердить бланк такого приказа (распоряжения) (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Компания вправе взять за основу унифицированную форму и добавить в нее необходимые поля. Образец приведен ниже (образец 1).

Образец 1 Приказ о направлении в командировку

Новый порядок подтверждения срока пребывания в командировке

Фактический срок пребывания работника в командировке, как и раньше, можно подтвердить проездными документами. Изменения затронули порядок подтверждения срока пребывания в командировке, если сотрудник добирался к месту командирования не общественным транспортом.

Работник ездил на своем или служебном транспорте

В новой редакции пункта 7 Положения о командировках дан перечень документов, подтверждающих срок пребывания в командировке, если работник ездил на автотранспорте.

Работник может добраться до места командировки и обратно:

  • на служебной машине;
  • личном автотранспорте;
  • автомобиле, управляемом по доверенности;
  • попутном транспорте.

В первых трех случаях основанием для использования этих видов транспорта является письменное решение работодателя (абз. 2 п. 7 Положения о командировках). Это решение нужно отразить в приказе о направлении в командировку. Оно будет основанием для выдачи работнику путевого листа.

В Положении о командировках нет прямого указания, что необходимо оформить письменное разрешение работодателя на проезд на попутном транспорте. Роструд рекомендует установить порядок пользования попутным транспортом в локальном нормативном акте компании (письмо от 15.05.2015 № 1168-6-1).

Служебная записка

Если работник ездил в командировку на автомобиле, по возвращении из командировки он должен составить служебную записку (абз. 2 п. 7 Положения о командировках). В ней нужно указать фактический срок пребывания в командировке. Такие рекомендации давали раньше и специалисты Роструда (письма от 15.05.2015 № 1168-6-1 и от 10.04.2015 № 831-6-1). Образец служебной записки приведен ниже (образец 2).

Смотрите так же:  Налог для общепита

Образец 2 Служебная записка при поездке в командировку на личном автомобиле

Документы, прилагаемые к служебной записке

К служебной записке работник должен приложить документы, подтверждающие срок пребывания в командировке. Их перечень будет зависеть от обстоятельств проезда и проживания в командировке (см. таблицу ниже).

Таблица Документы, подтверждающие срок фактического пребывания работника в командировке

Если нет документов на проезд и проживание

В служебной записке работник может объяснить причину отсутствия у него документов, подтверждающих расходы на проезд и проживание. В этом случае подтвердить фактический срок пребывания в командировке можно письмом принимающей компании (абз.

4 п. 7 Положения о командировках). В письме принимающем компании должны быть указаны начальная и конечная даты срока.

Фрагмент служебной записки смотрите ниже(образец 3).

Образец 3 Фрагмент служебной записки при поездке на попутном транспорте и бесплатном проживании в командировке

Журналы регистрации командированных работников теперь необязательны

Отменен пункт 8 Положения о командировках. Этим пунктом на Минтруд России возлагалась обязанность утвердить формы журналов учета командированных работников и порядок их заполнения.

Формы журналов учета, утвержденные приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н (далее — приказ № 739н), не отменены и пока продолжают действовать.

С 8 августа 2015 года работодатели не обязаны вести:

  • журнал учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации по форме, приведенной в приложении № 2 к приказу № 739н;
  • журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы по форме, приведенной в приложении № 3 к приказу № 739н.

Вместе с тем работодатель может продолжать вести эти журналы, если принял решение и далее использовать эти формы.

…но хранить обязательно

Действующее законодательство обязывает работодателей хранить журналы учета командированных работников в течение установленного срока. То есть просто выбросить их за ненадобностью нельзя.

Журналы учета командированных по РФ работников нужно хранить в течение 5 лет. Журналы учета работников, выбывающих в зарубежные командировки, нужно хранить в течение 10 лет (п. «з» и примечание 2 к п. «з» ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Журналы отменят в ближайшем будущем

Очевидно, что изменения, внесенные постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771, приведут к необходимости отмены Порядка и форм учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденных приказом № 739н. Такой вывод можно сделать из абзаца 10 пояснительной записки к проекту постановления Правительства РФ, размещенного на официальном портале по адресу: http://regulation.gov.ru/projects/List/AdvancedSearch#npa=36877.

Сентябрь 2015 г.

Сотрудник поехал в командировку на личном автомобиле

Что предпринять? Заключите с сотрудником на время командировки договор аренды транспортного средства. Тогда на расходы при «упрощенке» вы сможете списать стоимость ГСМ и уплаченной аренды. С нее, правда, не забудьте удержать НДФЛ.

Сотрудники достаточно часто используют личные автомобили в служебных целях, за что получают от работодателя компенсацию. Например, на своем авто работник может поехать в командировку. Это бывает удобнее, чем другие виды транспорта. Однако для того, чтобы выплаты по такой поездке работодателю можно было учесть при налогообложении, бухгалтеру необходимо предварительно продумать, каким образом такая поездка будет оформлена.

Если у вас «упрощенка» с объектом «доходы». Расходы при налогообложении вы не учитываете. Поэтому наши разъяснения могут вам пригодиться, если вы решите сменить объект налогообложения.

Почему невыгодно платить компенсацию

По общему правилу организация обязана возместить сотруднику, который выехал в командировку на личном автомобиле, все затраты, связанные с поездкой (ст. ст. 168 и 188 ТК РФ). И может показаться, что проще выплатить сотруднику компенсацию за использование личного автомобиля. Однако учесть в расходах удастся только четко установленную сумму в пределах нормы (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). А норма эта невелика: от 1200 до 1500 руб. в месяц в зависимости от объема двигателя автомобиля (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92). Причем данная норма включает в себя как износ, технический ремонт автомобиля, так и стоимость ГСМ (п. 3 Письма Минфина России от 21.07.1992 N 57).

Получается, что независимо от того, сколько фирма реально заплатит работнику за то, что он эксплуатирует свой автомобиль, а также за ГСМ, учесть в расходах получится не больше нормы.

В чем преимущество договора аренды

Если же с сотрудником заключить договор аренды на время командировки, то в затраты при «упрощенке» включается вся арендная плата (пп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Что касается расходов на покупку горюче-смазочных материалов и затрат, которые связаны с эксплуатацией и обслуживанием автомобиля во время командировки (например, стоимость парковки, ремонта в пути), то их можно учесть в качестве либо материальных затрат, либо затрат на содержание служебного транспорта. Такая возможность предоставлена «упрощенцам» пп. 5 п. 1 и пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

И в том, и в другом случае расходы должны быть оплачены (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). То есть после расчета с сотрудником выплаты можно сразу включить в налоговую базу. Обратите внимание: чтобы затраты на бензин и ремонт организация могла учесть при УСН, в договоре аренды нужно сразу указать, что затраты на содержание автомобиля несет именно арендатор. Образец формулировки договора мы привели на рис.

Извлечение из договора аренды транспортного средства

—————————————————————————¬
¦ … ¦
¦ 2.3. Арендатор несет расходы на содержание автомобиля, капитальный¦
¦и технический ремонт, а также расходы, связанные с его эксплуатацией,¦
¦включая покупку горюче-смазочных материалов. ¦
¦ … ¦
L—————————————————————————

Читайте также. Дополнительная информация о порядке списания транспортных расходов — в статье «На что нужно обратить внимание, списывая расходы на транспорт» // Упрощенка, 2011, N 7, с. 62.

На заметку. Что необходимо предусмотреть в договоре аренды транспортного средства

Подписывая договор аренды машины, опишите в нем подробно предмет договора: марку автомобиля, год выпуска и цвет, номера кузова и двигателя, государственный регистрационный номер. Только в этом случае договор аренды считается заключенным. Об этом сказано в п. 3 ст. 607 ГК РФ. Кроме того, для эксплуатации автомобиля организации-арендатору понадобятся свидетельство о регистрации авто, техпаспорт, талон техосмотра и страховой полис. Если сотрудник будет сам находиться за рулем своего автомобиля, то он может передать организации-арендатору только копии этих документов.

Какие документы подтвердят и обоснуют расходы

Итак, чтобы признать расходы при «упрощенке», их нужно обосновать и подтвердить документально (п.

2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ). Мы рассматриваем ситуацию, когда одновременно происходят две операции — командировка и аренда автомобиля. Соответственно, документы нужно оформить в подтверждение каждой.

При направлении сотрудника в командировку на личном автомобиле понадобятся приказ руководителя, подтверждающий даты начала и окончания командировки, договор аренды автомобиля, акт приема-передачи автомобиля, авансовый отчет работника. Затраты на приобретение ГСМ, на парковку и ремонт автомобиля удостоверят кассовые и (или) товарные чеки, талоны на бензин, квитанции, выданные на автостоянках, счета автомастерских.

Кроме того, потребуется документ, из которого бы следовало, что на автомобиле сотрудник уехал по рабочим делам, а не по личным. Таким документом является путевой лист. Налоговики в Письме от 22.11.2010 N ШС-37-3/15988@ также настаивают на оформлении путевых листов. Можно использовать путевые листы по утвержденной форме, а можно разработать собственные. Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 утверждены Обязательные реквизиты для путевых листов и порядок их заполнения.

Памятка. Унифицированные формы путевых листов утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78.

Читайте также. О том, как самостоятельно оформить путевой лист, читайте в статье «Грамотно составленный путевой лист подтвердит расходы на ГСМ» // Упрощенка, 2012, N 7, с. 67.

Как рассчитать зарплатные налоги

Арендная плата, перечисленная работнику за использование автомобиля в служебных целях, будет не чем иным, как его доходом. А значит, при его выплате нужно удержать и уплатить в бюджет НДФЛ (пп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). Причем это необходимо сделать не позднее дня, следующего за днем фактического получения работником арендной платы. Обратите внимание: сумма перечисленного в бюджет НДФЛ в Книге учета доходов и расходов будет учитываться в составе расходов на аренду (пп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Что касается уплаты страховых взносов, то арендная плата не будет облагаться этими взносами, если заключен договор аренды транспортного средства без экипажа. Дело в том, что на вознаграждения по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование, страховые взносы не начисляются (п. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ). То есть непосредственно плата за аренду страховыми взносами не облагается. При аренде автомобиля с экипажем ситуация будет несколько иной. Сама сумма арендной платы, перечисленная работнику, по-прежнему не облагается взносами. А вот управление автомобилем — это уже услуга, которую предоставляет работник. И страховые взносы со стоимости этой услуги придется уплатить. Ведь плата за вождение автомобиля является вознаграждением по гражданско-правовому договору. А такие выплаты облагаются страховыми взносами (п. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ).

Поэтому в договоре аренды автомобиля с экипажем нужно сумму вознаграждения разделить на две части: непосредственно арендную плату и плату за оказание услуг по управлению автомобилем. Это позволит сократить сумму страховых взносов во внебюджетные фонды. Формулировка, которой можно воспользоваться, на рис. 2.

Извлечение из договора аренды транспортного средства с экипажем

—————————————————————————¬
¦ … ¦
¦ 3.2. Арендодатель предоставляет Арендатору автомобиль во временное¦
¦владение и пользование и оказывает Арендатору услуги по управлению¦
¦автомобилем. ¦
¦ За пользование автомобилем взимается арендная плата в размере¦
¦_____ руб. в месяц и плата за оказание услуг по управлению автомобилем¦
¦в размере _______ руб. в месяц. ¦
¦ … ¦
L—————————————————————————

Важное обстоятельство. Стороны договора самостоятельно устанавливают размер арендной платы. Как правило, ее размер определяют исходя из стоимости транспортного средства и срока полезного использования автомобиля, имеющего аналогичные характеристики.

Если в договоре аренды с экипажем прописать условие, что арендатор страхуется на случай травматизма, то соответствующие взносы на травматизм со стоимости услуг по вождению нужно начислить (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ и п. 3 Правил начисления взносов на травматизм, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 N 184). Если такое условие не прописывать, то и платить ничего не придется. А вот плата за аренду страховыми взносами на случай травматизма не облагается.