Компенсация за пользование телефоном

Компенсация за пользование телефоном

Вопрос: Организация выплачивает сотруднику компенсацию за использование личного мобильного телефона в служебных целях. Облагается ли такая компенсация страховыми взносами (в т.ч. и «на травматизм»)?

Взносы (в т.ч. «на травматизм») с заработной платы

НДФЛ с компенсации за использование личного имущества сотрудника (автомобиль, телефон и пр.)

Компенсация работникам за использование личного инструмента в 1С

Компенсация расходов по оплату услуг сотовой связи с 1С

Ответ от 04.06.2018 :

Компенсация за использование личного телефона работника в служебных целях не облагается страховыми взносами. Размер такой компенсации должен устанавливаться соглашением и подтверждаться соответствующими документами.

Обоснован этот вывод следующим.

При использовании сотрудником личного имущества в служебных целях работодатель обязан выплатить ему компенсацию. При этом размер компенсации определяется письменным соглашением сторон трудового договора (ст. 188 ТК РФ).

Согласно пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не облагаются страховыми взносами все виды компенсационных выплат (в пределах норм), связанных с исполнением работником трудовых обязанностей. Аналогичная норма содержится и в ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ (далее – Закон № 125-ФЗ). К таким выплатам относится компенсация за пользование личным имуществом работника в служебных целях. Размер компенсации за использование личного имущества устанавливается соглашением между работником и работодателем. Поскольку ТК РФ не содержит порядка определения размера такой компенсации, работодатель в соглашении может установить любую сумму.

Однако такие затраты должны быть экономически обоснованны, т.е. работодатель должен доказать их связь с исполнением работником трудовой функции. Подтвердить это работодатель может разными документами, связанными с деятельностью работника. Так, у него могут быть копии документов о праве собственности работника на используемое имущество, а также документы, подтверждающие необходимость работника пользоваться мобильным телефоном (например, должностная инструкция).

К таким выводам пришел Минфин России в письме от 24.11.2017 № 03-04-05/78097. Ранее аналогичные разъяснения давал и Минздравсоцразвития России в письме от 06.08.2010 № 2538-19.

Как задать вопрос

Как оформить компенсацию за использование личного телефона?

Доброе утро. Подскажите, пожалуйста. Купили сим-карту с единственным номером на организацию. У нас один генеральный директор в организации.
Как нам оформить использование личного мобильного телефона директора?

Нашла такую информацию, что можно оформить докладную записку между работником и директором. И сложность у нас с документами на телефон, которых в общем-то нет. можно это как-то условно рассчитать не принимая во внимание отсутствующий паспорт на телефон.

Добрый день!
Пока активисты либо штатные эксперты форума не ответили на Ваш вопрос, посмотрите материалы, которые автоматически были найдены по теме Вашего вопроса. Возможно, они окажутся полезными для Вас.
Если Вы не найдете в них ответа на свой вопрос, напишите, пожалуйста, об этом в данной теме (например, «Спасибо, но я не нашел ответа в предложенных материалах»).

Облагается ли НДФЛ компенсация за использование личного мобильного телефона?

Вы вправе не облагать НДФЛ такую компенсацию. Причем она может быть как платой за использование и износ личного телефона работника, так и оплатой расходов на услуги связи. Однако нужно закрепить размер такой компенсации и порядок ее расчета либо в отдельном соглашении, либо в трудовом договоре, либо в допсоглашении к нему. Тогда не будет облагаться вся сумма компенсации в пределах этого лимита (ст. 188 ТК РФ, п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 1 Письма Минфина России от 24.11.2017 N 03-04-05/78097).

Налоговым кодексом предельные нормы, в рамках которых суммы компенсации не облагаются НДФЛ, не установлены.

Но если вы выплатите компенсацию свыше того размера, который закреплен в соглашении, то с суммы такого превышения нужно удержать и перечислить НДФЛ (п. 1 ст. 210, п. 3 ст. 217 НК РФ).

Чтобы обосновать выплату такой компенсации, нужно иметь в наличии документы, подтверждающие:

· принадлежность самого телефона, а также номера телефона работнику (например, копию договора купли-продажи телефона, копию договора работника с оператором связи);

· размер компенсации и ее расчет (размер и порядок расчета можно указать в соглашении или трудовом договоре);

· фактическое использование телефона в служебных целях (например, детализацию звонков);

· суммы произведенных расходов (к примеру, счета оператора связи). Если вы в составе компенсации оплачиваете использование личного телефона работника, то порядок расчета размера также должен быть установлен в соглашении (ст. 188 ТК РФ). С суммы, превышающей этот размер, нужно удержать и перечислить НДФЛ (п. 1 ст. 210, п. 3 ст. 217 НК РФ).

Минфин РФ комментировал эту проблему в письмах:

— О налогообложении НДФЛ стоимости питания, приобретаемого организацией для своих работников, а также оплаты организацией проезда работников при условии того, что работники имеют возможность добираться до места работы самостоятельно; об отсутствии оснований для налогообложения НДФЛ денежной компенсации за использование в служебных целях мобильного телефона, принадлежащего работнику. (Письмо Минфина России от 18.02.2013 N 03-04-06/4259):

Согласно ст. 188 Трудового кодекса Российской Федерации при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Таким образом, денежная компенсация за использование в служебных целях мобильного телефона, принадлежащего сотруднику, не облагается налогом на доходы физических лиц в размерах, установленных организацией. При этом размер данной компенсации должен иметь экономическое обоснование и исходить из документально подтвержденных стоимости мобильного телефона и времени телефонных разговоров по служебным и личным целям. Также организация должна располагать документами (или их заверенными в установленном порядке копиями), подтверждающими право собственности работника на используемое имущество.

С уважением к вашему бизнесу,

Уже в продаже электронное методическое пособие «Все об уточненной налоговой декларации» автора Сушонковой Елены

Уже в продаже электронное методическое пособие «Все о счетах-фактурах» автора Сушонковой Елены

Подписывайтесь на нас:

Материал подготовлен с использованием системы КонсультантПлюс

Компенсация расходов на оплату пользования домашним телефоном отдельным категориям граждан

Администрации районов Санкт-Петербурга

Обращаем ваше внимание, что на Портале доступна подача заявления на получение этой услуги в электронной форме.

Граждане Российской Федерации, удостоенные званий Героя Советского Союза, Героя Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы, а также граждане Российской Федерации, удостоенные званий Героя Социалистического Труда (включая членов их семей), имеют право на различные льготы, в том числе на получение компенсации на оплату домашней телефонной связи, которой оборудовано жилое помещение, в котором проживает получатель услуги, за счет средств федерального бюджета.

Для получения компенсации необходимо обратиться в отдел социальной защиты населения (далее — ОСЗН) администрации района Санкт‑Петербурга (далее — Администрация) по месту жительства или подразделение Санкт‑Петербургского государственного казенного учреждения «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг» (далее — МФЦ) с соответствующим заявлением и комплектом документов.

Полное наименование
(в соответствии с Административным регламентом или другим НПА):

Принцип предоставления услуги

Результат предоставления услуги

  1. Принятие решения о предоставлении компенсации либо об отказе в предоставлении компенсации
  2. Перечисление денежных средств, предусмотренных на выплату компенсации, в организации федеральной почтовой связи по месту жительства (регистрации) получателя компенсации либо на счет, открытый получателем компенсации по его желанию в кредитной организации.

Срок предоставления услуги

  1. 15 дней с даты подачи заявления и соответствующих документов.
  2. Выплата компенсации осуществляется в полном объеме указанных в платежных документах расходов на оказанные услуги телефонной связи не позднее двух месяцев с даты представления получателем компенсации платежных документов (путем перечисления средств, предусмотренных на выплату компенсации, в организации федеральной почтовой связи по месту жительства (регистрации) получателя компенсации либо на счет, открытый получателем компенсации по его желанию в кредитной организации).

I. Получатели государственной услуги:

Граждане Российской Федерации, удостоенные званий Героя Советского Союза, Героя Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы*, а также граждане Российской Федерации, удостоенные званий Героя Социалистического Труда (далее — Герои Социалистического Труда) либо награжденных орденом Трудовой Славы трех степеней (далее — полные кавалеры ордена Трудовой Славы)**, из числа:

  • Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации, полных кавалеров ордена Славы;
  • Героев Социалистического Труда и полных кавалеров ордена Трудовой Славы;
  • вдов (вдовцов) и родителей умерших (погибших) Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации, полных кавалеров ордена Славы независимо от даты их смерти (гибели);
  • проживающих совместно с Героем Социалистического Труда или полным кавалером ордена Трудовой Славы нетрудоспособных членов его семьи (в случае если данная компенсация не выплачивается Герою Социалистического Труда, полному кавалеру ордена Трудовой Славы).

* Права и льготы указанных лиц, проживающих за пределами Российской Федерации, определяются договорами (соглашениями) между Российской Федерацией и государствами, на территориях которых они проживают); права и льготы Героев Советского Союза и полных кавалеров ордена Славы, не являющихся гражданами Российской Федерации, но проживающих на ее территории, определяются договорами (соглашениями) между Российской Федерацией и государствами, гражданами которых они являются.

** Права и льготы указанных граждан, проживающих за пределами территории Российской Федерации, определяются международными договорами Российской Федерации; права и льготы Героев Социалистического Труда и полных кавалеров ордена Трудовой Славы, не являющихся гражданами Российской Федерации, но постоянно проживающих на ее территории, определяются Федеральным законом от 09.01.1997 №5‑ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда, Героям Труда Российской Федерации и полным кавалерам ордена Трудовой Славы», если иное не предусмотрено международными договорами Российской Федерации.

II. Заявители, обращающиеся за предоставлением государственной услуги:

  1. Граждане, имеющие право на получение государственной услуги в соответствии с пунктом I.
  2. Представители граждан, имеющих право на получение государственной услуги, действующие на основании доверенности, оформленной в соответствии с законодательством Российской Федерации.
  3. Законные представители (родитель, опекун, попечитель) граждан, имеющих право на получение государственной услуги.
Смотрите так же:  Нотариус волынец омске

Порядок действий

Порядок действий заявителя

  1. Обращается в подразделение МФЦ.
  2. Подает заявление по форме и необходимые документы.
  3. В случае принятия Администрацией положительного решения — получает денежные средства (компенсацию) на счет в срок не позднее 2 месяцев с даты подачи заявления и соответствующих документов.
  4. В случае принятия Администрацией решения об отказе в назначении компенсации — получает письмо об отказе.

Основание для отказа в предоставлении государственной услуги — отсутствие в комплекте документов, необходимых для предоставления государственной услуги сведений, определяющих право заявителя на получение государственной услуги.

Порядок действий уполномоченной организации

I. Принятие заявления и документов, необходимых для предоставления государственной услуги

Специалист МФЦ, осуществляющий прием документов, представленных для получения государственной услуги:

  1. Определяет предмет обращения.
  2. Устанавливает личность заявителя и его полномочия.
  3. Проводит проверку комплектности документов, необходимых для получения государственной услуги.
  4. Осуществляет сканирование представленных документов и заявления, формирует в базе данных автоматизированной информационной системы «Многофункциональный центр» электронное дело получателя государственной услуги (далее — электронное дело), все документы которого связаны единым уникальным идентификационным кодом, позволяющим установить принадлежность документов конкретному получателю государственной услуги.
  5. Заверяет электронное дело своей электронной цифровой подписью (далее — ЭЦП).
  6. Направляет копии документов и реестр документов в ОСЗН Администрации:
    • в электронном виде (в составе пакетов электронных дел) в течение одного рабочего дня со дня обращения заявителя в МФЦ;
    • на бумажных носителях (в случае необходимости обязательного предоставления оригиналов документов).
  7. При обнаружении несоответствия документов требованиям — возвращает их заявителю для устранения выявленных недостатков.
  8. По окончании приема документов специалист МФЦ выдает заявителю расписку в приеме документов.

Должностное лицо Администрации, ответственное за прием заявления и документов, необходимых для предоставления государственной услуги:

  1. Определяет предмет обращения.
  2. Устанавливает личность заявителя и его полномочия.
  3. Проводит проверку комплектности документов, необходимых для получения государственной услуги.
  4. Проверяет сведения в АИС «ЭСРН».
  5. При обнаружении некомплектности документов, необходимых для предоставления государственной услуги, — возвращает документы заявителю для устранения выявленных недостатков.
  6. Формирует комплект документов.
  7. Передает комплект документов должностному лицу ОСЗН, ответственному за оформление проекта решения об оформлении компенсации.

II. Подготовка и направление межведомственных запросов о представлении документов, необходимых для предоставления государственной услуги, находящихся в распоряжении иных органов государственной власти и организаций, в том числе с использованием единой системы межведомственного электронного взаимодействия

Специалист Администрации, ответственный за подготовку, направление межведомственных запросов и получение ответов на них:

  1. Определяет состав документов (информации), подлежащих получению по межведомственным запросам, и органы (организации), в которые должны быть направлены межведомственные запросы.
  2. Подготавливает проекты межведомственных запросов, в том числе в форме электронного документа; при необходимости представляет проекты межведомственных запросов на подпись лицу, уполномоченному подписывать межведомственные запросы, в том числе с использованием электронной подписи.
  3. Направляет межведомственные запросы в:
    • Жилищные агентства районов Санкт‑Петербурга (запрашиваются: справка о регистрации заявителя в Санкт‑Петербурге (форма №9);
    • Комитет по делам записи актов гражданского состояния (запрашиваются документы, подтверждающие родственные отношения с Героями Социалистического Труда или полными кавалерами ордена Трудовой Славы; документы, подтверждающие факт смерти (гибели) Героя Советского Союза, Героя Российской Федерации или полного кавалера ордена Славы и родственные отношения с ним, выданные на территории Санкт‑Петербурга);
    • Пенсионный фонд Российской Федерации (запрашиваются информация о неполучении ежемесячной денежной выплаты, предусмотренной статьей 9.1 Закона Российской Федерации от 15.01.1993 №4301‑1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы»; информация о неполучении ежемесячной денежной выплаты, предусмотренной статьей 6.2 Федерального закона от 09.01.1997 №5‑ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы».
  4. Комитет (посредством АИС «ЭСРН» запрашиваются документы, удостоверяющие статус Героя Социалистического Труда или полного кавалера ордена Трудовой Славы; документы, удостоверяющие статус Героя или полного кавалера ордена Славы).
  5. Получает ответы на межведомственные запросы.
  6. Анализирует документы (информацию), полученные в рамках межведомственного взаимодействия (ответы на межведомственные запросы), на соответствие направленному межведомственному запросу.
  7. Передает полученные документы (информацию), специалисту ОСЗН, ответственному за подготовку проекта распоряжения о предоставлении компенсационной выплаты.

III. Принятие решения о предоставлении (об отказе в предоставлении) компенсации

Должностное лицо Администрации, ответственное за подготовку распоряжения:

  1. Проводит оценку полученного комплекта документов заявителя.
  2. Готовит проект распоряжения либо проект письма об отказе в назначении компенсации с указанием причины отказа и порядка обжалования решения Администрации (далее — письмо об отказе).
  3. Передает проект распоряжения (проект письма об отказе) начальнику ОСЗН.

Начальник ОСЗН:

  1. Проверяет обоснованность назначения компенсации, проект распоряжения (проект письма об отказе).
  2. В случае одобрения — согласовывает проект распоряжения и передает на утверждение главе Администрации проект распоряжения либо подписывает проект письма об отказе и передает его должностному лицу, ответственному за подготовку распоряжения, для направления заявителю.
  3. В случае несогласия с проектом распоряжения — излагает замечания к проекту распоряжения и возвращает должностному лицу Администрации, ответственному за подготовку распоряжения, на исправление и доработку.
  4. После исправления и доработки проекта распоряжения передает проект распоряжения на утверждение главе Администрации.

Глава Администрации:

  1. Изучает проект распоряжения.
  2. В случае несогласия с проектом распоряжения — излагает замечания к проекту распоряжения и возвращает начальнику ОСЗН на исправление.
  3. В случае одобрения — подписывает распоряжение.

Должностное лицо ОСЗН, ответственное за подготовку проекта распоряжения:

  1. В случае издания распоряжения — направляет сформированное личное дело и распоряжение в Санкт‑Петербургское государственное казённое учреждение «Городской информационно‑расчетный центр» для производства выплат и ввода информации о назначении компенсации в АИС «ЭСРН».
  2. В случае вынесения решения об отказе в назначении компенсации — направляет заявителю письмо об отказе.

В случае наличия на заявлении о предоставлении государственной услуги отметки о необходимости дополнительного информирования заявителя о принятом Администрацией решении о предоставлении государственной услуги направляет в МФЦ копию распоряжения:

  • в электронном виде в течение одного рабочего дня со дня его издания;
  • на бумажном носителе — в срок не более трех дней со дня его издания.

Специалист МФЦ, ответственный за выдачу документов, полученных от ОСЗН по результатам рассмотрения представленных заявителем документов, в день их получения от ОСЗН:

  1. Сообщает заявителю о принятом решении по телефону (с записью даты и времени телефонного звонка), а также о возможности получения документов в МФЦ.

При отсутствии у заявителя возможности получения документов в МФЦ, о чем по телефону сообщается заявителем в МФЦ, документы могут быть отправлены заявителю по почте.

Основание для отказа в предоставлении государственной услуги — отсутствие в комплекте документов, необходимых для предоставления государственной услуги, сведений, определяющих право заявителя на получение государственной услуги.

Документы, представляемые заявителем

I. Обязательные документы:

  1. Заявление на оформление компенсации по форме.
  2. Паспорт либо иной документ, удостоверяющий личность гражданина, имеющего право на получение государственной услуги (документ, подтверждающий полномочия представителей общественных благотворительных объединений (организаций) (доверенность или решение об избрании единоличного исполнительного органа).
  3. Копия документа, удостоверяющего статус Героя Советского Союза, Героя Российской Федерации, полного кавалера ордена Славы, Героя Социалистического труда, полного кавалера ордена Трудовой Славы.
  4. Копии документов, подтверждающие родственные отношения с Героями Социалистического Труда или полными кавалерами ордена Трудовой Славы, и копии документов, подтверждающих, что данное лицо является владельцем номера домашнего телефона.
  5. Копии документов, подтверждающих факт смерти (гибели) Героя Советского Союза, Героя Российской Федерации или полного кавалера ордена Славы и родственные отношения с ним.
  6. Платежные документы об оплате за пользование телефоном.

II. Дополнительные документы (при обращении представителя гражданина, имеющего право на получение государственной услуги):

  1. Паспорт либо иной документ, удостоверяющий личность представителя гражданина, имеющего право на получение государственной услуги.
  2. Документы, подтверждающие полномочия представителя.

Может быть предоставлена доверенность, составленная в простой письменной форме и не требующая дополнительного удостоверения, при условии обязательного предъявления оригинала или нотариальной копии документа, удостоверяющего личность получателя услуги.

III. Документы, которые заявитель вправе представить по собственной инициативе:

  1. Справка о регистрации заявителя по месту жительства в Санкт‑Петербурге (форма №9) (если ведение регистрационного учета граждан по месту жительства, в части, возложенной на жилищные организации, осуществляют ГКУ ЖА).
  2. Информация о неполучении ежемесячной денежной выплаты, предусмотренной статьей 9.1 Закона Российской Федерации от 15.01.1993 №4301‑1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы».
  3. Информация о неполучении ежемесячной денежной выплаты, предусмотренной статьей 6.2 Федерального закона от 09.01.1997 №5‑ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы».
  4. Документы, удостоверяющие статус Героя Социалистического Труда или полного кавалера ордена Трудовой Славы, выданные на территории Санкт‑Петербурга.
  5. Документы, удостоверяющие статус Героя или полного кавалера ордена Славы, выданные на территории Санкт‑Петербурга.
  6. Документы, подтверждающие родственные отношения с Героями Социалистического Труда или полными кавалерами ордена Трудовой Славы, и копии документов, подтверждающих, что данное лицо является владельцем номера домашнего телефона, выданные на территории Санкт‑Петербурга.
  7. Документы, подтверждающие факт смерти (гибели) Героя Советского Союза, Героя Российской Федерации или полного кавалера ордена Славы и родственные отношения с ним, выданные на территории Санкт‑Петербурга.

Документы, выдаваемые заявителю

  1. Расписка о приеме документов с указанием их перечня и даты приема.
  2. Копия распоряжения с уведомлением о результатах предоставления государственной услуги и указанием срока предоставления или письмо об отказе в предоставлении государственной услуги.

Организации, участвующие в предоставлении услуги

Организации, принимающие документы

Организации, принимающие решение по предоставлению услуги

Организации, осуществляющие денежные выплаты

Другие организации, участвующие в предоставлении услуги

Порядок обжалования

Заявители имеют право на досудебное (внесудебное) обжалование решений и действий (бездействия), принятых (осуществляемых) Администрацией, должностными лицами, государственными гражданскими служащими Администрации, в ходе предоставления государственной услуги. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования не исключает возможности обжалования решений и действий (бездействия), принятых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги, в судебном порядке. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования не является для заявителя обязательным.

Смотрите так же:  Апелляционное представление прокурора по уголовным делам образец

Предметом досудебного (внесудебного) обжалования является:

  • нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги.
  • нарушение срока предоставления государственной услуги.
  • требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, для предоставления государственной услуги.
  • отказ в приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации для предоставления государственной услуги, у заявителя.
  • отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации.
  • затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации.
  • отказ Администрации, предоставляющей государственную услугу, должностного лица Администрации, предоставляющего государственную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

Общие требования к подаче и рассмотрению жалобы:

  • жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в Администрацию.
  • жалоба может быть направлена по почте, через Многофункциональный центр, с использованием информационно‑телекоммуникационной сети «Интернет», официального сайта Администрации Санкт‑Петербурга (gov.spb.ru), Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций) (www.gosuslugi.ru) либо Портала (gu.spb.ru), а также может быть принята при личном приеме заявителя.
  • заявители имеют право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы (претензии). Администрация и ее должностные лица обязаны предоставлять заявителю возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если не имеется установленных федеральным законодательством ограничений на информацию, содержащуюся в этих документах, материалах. При этом документы, ранее поданные заявителями в Администрацию и организации, участвующие в предоставлении государственной услуги, выдаются по их просьбе в виде выписок или копий.
  • в случае если жалоба подается через представителя заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени заявителя. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени заявителя, может быть представлена:
    • оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);
    • оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, заверенная печатью заявителя и подписанная руководителем заявителя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц);
    • копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени заявителя без доверенности.

Жалоба должна содержать:

  • наименование Администрации, должностного лица Администрации либо государственного служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
  • фамилию, имя, отчество (последнее — при наличии), сведения о месте жительства заявителя — физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя — юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю.
  • сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) Администрации, должностного лица Администрации либо государственного служащего.
  • доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) Администрации, должностного лица Администрации либо государственного служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

Жалоба, поступившая в Администрацию, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа Администрации, должностного лица Администрации в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений — в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

По результатам рассмотрения жалобы Администрация принимает одно из следующих решений:

  • удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных Администрацией опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Санкт‑Петербурга, а также в иных формах.
  • отказывает в удовлетворении жалобы.

Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

Администрация отказывает в удовлетворении жалобы в следующих случаях:

  • наличие вступившего в законную силу решения суда, арбитражного суда по жалобе о том же предмете и по тем же основаниям.
  • подача жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
  • наличие решения по жалобе, принятого ранее в отношении того же заявителя и по тому же предмету жалобы.

Администрация вправе оставить жалобу без ответа в следующих случаях:

  • наличие в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;
  • отсутствие возможности прочитать какую‑либо часть текста жалобы, фамилию, имя, отчество (при наличии) и(или) почтовый адрес заявителя, указанные в жалобе.

В случае если предметом жалобы (претензии) заявителя являются действия государственных гражданских служащих Администрации (ОСЗН), предоставляющей государственную услугу, жалоба (претензия) может быть направлена в адрес главы.

В случае если предметом жалобы (претензии) заявителя являются действия главы Администрации (ОСЗН), жалоба (претензия) может быть направлена в Правительство Санкт‑Петербурга и вице‑губернатору Санкт‑Петербурга, координирующему и контролирующему деятельность Администрации.

Компенсации сотрудникам за использование личного имущества

В некоторых случаях компании договариваются с сотрудниками об использовании ими личного имущества в служебных целях. Таким имуществом может быть личный автомобиль сотрудника, его ноутбук или компьютер, мобильный телефон и т.п.

В ситуации, когда работник использует свое имущество в служебных целях, с согласия или ведома работодателя, то ему выплачивается компенсация в соответствии с положениями ст.188 ТК РФ.

Кроме того, на основании ст.235 ТК РФ, работодатель, причинивший ущерб имуществу работника, возмещает этот ущерб в полном объеме. Размер ущерба исчисляется по рыночным ценам, действующим в данной местности на день возмещения ущерба.

При согласии работника ущерб может быть возмещен в натуральной форме (путем ремонта/замены испорченного имущества).

В таком случае работник пишет заявление о возмещении ущерба. Работодатель обязан рассмотреть поступившее заявление и принять соответствующее решение в десятидневный срок со дня его поступления. При несогласии работника с решением работодателя или неполучении ответа в установленный срок работник имеет право обратиться в суд.

Согласно ст.188 ТК РФ, при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию):

  • инструмента,
  • личного транспорта,
  • оборудования,
  • других технических средств и материалов, принадлежащих работнику,

а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Такое соглашение может быть оформлено как отдельным документом, так и приложением к трудовому договору с сотрудником. Кроме того, сам трудовой договор может содержать условие о компенсации расходов и суммах таких компенсаций.

При составлении соглашения необходимо зафиксировать в нем порядок выплаты компенсации. В нем необходимо указать, зависит ли сумма компенсации от количества календарных/рабочих дней в месяце, а так же – будет ли выплачиваться компенсация, если сотрудник отсутствовал на работе (был на больничном, в отпуске).

В статье мы поговорим об учете и налогообложении компенсаций за использование имущества сотрудника в служебных целях.

НДФЛ с сумм компенсаций

  • все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных сисполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).

Соответственно, НДФЛ не начисляется в случае, если компенсации выплачиваются за использование сотрудниками их имущества, которое необходимо для выполнения ими их трудовой функции.

Так, например, компенсация за использование личного транспорта не будет облагаться НДФЛ, если она выплачивается сотрудникам, чья работа имеет разъездной характер, что отражено в их должностной инструкции.

Компенсацию расходов на телефонные переговоры не нужно облагать НДФЛ, если телефонные звонки носят производственный характер и осуществлялись в интересах компании-работодателя.

При этом организации необходимо обосновать размер установленной компенсации. Для этого нужно сделать расчет и приложить к нему первичные документы, подтверждающие его обоснованность.

Так же необходимо располагать документами, подтверждающими:

  • стоимость имущества,
  • что право собственности или право владения/распоряжения имуществомпринадлежит сотруднику,
  • факт использования имущества сотрудником при выполнении им трудовых обязанностей.

Например, для обоснования суммы компенсации за использование мобильного телефона можно использовать данные о времени телефонных разговоров в служебных целях и документы, подтверждающие стоимость телефона и тот факт, что он принадлежит сотруднику.

Такую позицию изложил Минфин в своем Письме от 18.02.2013г.№03-04-06/4259:

«Таким образом, денежная компенсация за использование в служебных целях мобильного телефона, принадлежащего сотруднику, не облагается налогом на доходы физических лиц в размерах, установленных организацией.

При этом размер данной компенсации должен иметь экономическое обоснование и исходить из документально подтвержденных стоимости мобильного телефона и времени телефонных разговоров по служебным и личным целям.

Также организация должна располагать документами (или их заверенными в установленном порядке копиями), подтверждающими право собственности работника на используемое имущество.»

Если для выполнения своих служебных обязанностей работники используют личные автомобили для служебных поездок, то компенсационные выплаты в связи с таким использованием не облагаются НДФЛ при выполнении следующих условий:

  • условие об использовании личного транспорта и сумма компенсации зафиксированы в письменном виде (отдельным соглашением, либо содержится в трудовых договорах),
  • работниками предоставлены регистрационные документы на автомобили, подтверждающие право собственности (ПТС, свидетельство о регистрации)*,
  • организация оформляет маршрутные листы.
Смотрите так же:  Штраф за истёкшую страховку

*Согласно Письму ФНС России от 25.10.2012г. №ЕД-4-3/18123@, право собственности на автомобиль является обязательным условием для использования льготы по НДФЛ в соответствии с п.3 ст.217 НК РФ:

«Учитывая положения статьи 188 Трудового кодекса, возмещению работодателем подлежат расходы работника, связанные с использованием в интересах работодателя исключительно личного имущества. Возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, законодательствам не предусмотрено.

Поскольку транспортное средство, управляемое физическим лицом по доверенности, не является его личным имуществом, положения пункта 3 статьи 217 Кодекса в таком случае не применяются и суммы возмещения расходов, связанных с использованием такого имущества в интересах работодателя, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.

Указанная позиция согласована с Министерством финансов Российской Федерации письмом от 02.10.2012 N 03-04-08/9-327.»

Аналогичные разъяснения содержатся в Письме Минфина от 27.06.2013 №03-04-05/24421:

«Таким образом, освобождению от обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с п. 3 ст. 217 Кодекса подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.

При этом размер возмещения расходов должен подтверждаться документами, свидетельствующими о принадлежности налогоплательщику на праве личной собственности используемого в служебных целях имущества (паспорт транспортного средства и свидетельство о его регистрации), расчетами компенсаций и документами, подтверждающими фактическое использование имущества в интересах работодателя (путевые листы), а также документами, подтверждающими суммы произведенных в этой связи расходов.»

Кроме того, следует принять во внимание, что условие об использовании имущества в служебных целях является одним из основных.

Поэтому, если компенсация выплачивается сотруднику за то время, когда он фактически не работал (находился в отпуске, на больничном и т.п.), то вышеуказанное условие не выполняется, а значит и льготы, предусмотренные п.3 ст.217 НК РФ, на такие суммы не распространяются.

Что касается требования чиновников, касающегося документов, подтверждающих право собственности на движимое имущество, не подлежащее государственной регистрации (ноутбуки, телефоны, компьютеры и т.д.), то его можно оспорить в судебном порядке. Суды в большинстве случаев принимают сторону налогоплательщиков.

Так, например, ФАС Северо-Западного округа в своем Постановлении от 17.07.2007г. №А56-49256/2006 указал, что отсутствие у работника права собственности на движимое имущество должно быть доказано налоговым органом.

В Постановлении ФАС Поволжского округа от 19.08.2008г.№А06-6865/07 суд выразил мнение, что отсутствие документов, подтверждающих право собственности работников на используемое в работе имущество, не является должным основанием для доначисления НДФЛ на суммы выплачиваемой работникам компенсации.

Отдельно нужно осветить вопрос нормирования компенсационных выплат за использование личного транспорта для целей НДФЛ.

Еще в 2009 году Минфин в своих разъяснениях указывал, что суммы компенсаций за использование личного транспорта, превышающие нормы, установленные для целей налога на прибыль, облагаются НДФЛ.

Такое мнение изложено, в частности, в Письме Минфина РФ от 03.12.2009г.№03-04-06-02/87:

«Так как установление специальных норм компенсации работникам за использование личного транспорта для целей налогообложения налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом Кодексом не предусмотрено, полагаем, что использование в этих целях норм, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002г. №92 «Об установлении норм расходов организации на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией», не будет противоречить положениям п.3 ст.217 Кодекса и пп.2 п.1 ст.238 Кодекса.

При этом сами такие выплаты могут производиться в размерах, определенных соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме, как это предусмотрено ст. 188 Трудового кодекса.

Таким образом, на основании п.3 ст.217 и пп.2 п.1 ст.238 Кодекса не подлежит налогообложению налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом сумма компенсации за использование личного транспорта в служебных целях, выплачиваемая работнику в пределах норм, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002г.№92

Однако, впоследствии ведомство изменило свое мнение. Так, в своем Письме от 31.12.2010г.№03-04-06/6-327 Минфин ссылается уже не на 25 главу НК, а на положения ТК РФ:

«Поскольку гл. 23 «Налог на доходы физических лиц» Кодекса не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядка их установления, то для целей применения п. 3 ст. 217 Кодекса следует руководствоваться положениями Трудового кодекса Российской Федерации (далее — Трудовой кодекс).

Согласно ст. 188 Трудового кодекса при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Таким образом, освобождению от обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с п. 3 ст. 217 Кодекса подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.

При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.»

Кроме того, Президиум ВАС РФ в своем Постановлении от 30.01.2007г.№10627/06 по делу №А32-35519/2005-58/731 указал, что нормы, установленные Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002г.№92 в соответствии с пп.11 п.1 ст. 264 НК РФ, предназначены исключительно для целей налогообложения прибыли и не должны применяться к НДФЛ.

Суд пришел к выводу, что компенсация за использование личного транспорта в служебных целях не облагается НДФЛ в размере, определенном соглашением сторон трудового договора.

Страховые взносы

  • не подлежат обложению страховыми взносамивсе виды установленных законодательством компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанныхс выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

В соответствии с разъяснениями, данными в Письме ПФ РФ от 29.09.2010г.№30-21/10260, не облагаются взносами те суммы компенсационных выплат, которые зафиксированы в соглашении между работодателем и сотрудником:

«При этом при расчете суммы компенсации целесообразно учитывать степень износа используемого личного имущества работника, а также срок его полезного использования, который может быть определен на основании технической документации на это имущество.

Таким образом, сумма компенсации и возмещения расходов, выплачиваемая работнику за использование (износ) личного имущества в служебных целях, не подлежит обложению страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее работником в соответствии со статьей 188 ТК РФ.»

Однако в случае с компенсаций за использование личного транспорта есть некоторые рискованные моменты:

  • Проверяющие почти всегда настаивают на том, что не облагаются страховыми взносами только те компенсации, которые выплачиваются собственнику ТС. Если же сотрудник управляет автомобилем по доверенности, то не начисляя на суммы компенсаций страховые взносы, компания несет налоговые риски, т.к. свою позицию ей, вполне возможно, придется отстаивать в суде.
  • Некоторые проверяющие трактуют упоминание норм в законах №212-ФЗ и №125-ФЗ, как отсылку к нормам, применяемым для ограничения размера компенсаций для целей налога на прибыль. И, соответственно, на суммы компенсаций, превышающие указанные нормы доначисляют страховые взносы*.

*ВАС РФ в своем Определении от 05.12.2012г.№ВАС-15423/12 по делу №А59-392/2012 не поддерживает точку зрения проверяющих, ссылаясь на то, что законодательством по страховым взносам нормирования сумм компенсаций не установлено:

«Судами установлено, что общество привлечено к ответственности в виде взыскания недоимки, штрафа и пеней за занижение базы для начисления страховых взносов на суммы выплат компенсаций за использование личного автомобиля «сверх нормы»…

…У фонда отсутствуют основания для доначисления обществу страховых взносов на обязательное пенсионное и медицинское страхование с суммы компенсации расходов за использование личного транспорта в служебных целях «сверх нормы», в связи с недоказанностью экономической нецелесообразности таких расходов.

Кроме того, нормативными правовыми актами в области обязательного пенсионного и медицинского страхования нет разделения компенсации за использование личного транспорта в служебных целях, выплаты по которым освобождаются от обложения страховыми взносами на выплаченные в пределах нормы и выплаченные сверх нормы.»

Налог на прибыль

В соответствии с п.1 Постановления №92, нормы расходов организаций на выплату компенсации* за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов установлены в следующих размерах (рублей в месяц):

  • легковые автомобили срабочим объемом двигателядо 2000 куб. см включительно — 1200 рублей,
  • свыше 2000 куб. см – 1500 рублей,
  • мотоциклы – 600 рублей.

*Данные расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

Суммы компенсаций за использование любого иного имущества, кроме транспортных средств, учитываются в расходах для целей налога на прибыль в том размере, который установлен соглашением сторон.

При этом не следует забывать об экономической обоснованности и документальном подтверждении данных расходов.

Об этом напоминает Минфин в своем Письме от 11.04.2013г.№03-04-06/11996:

«Таким образом, размер возмещения расходов работника за использование личного имущества (за исключением личного транспорта) в служебных целях определяется соглашением между организацией и таким сотрудником и должен соответствовать положениям ст. 252 Кодекса в части экономической обоснованности затрат, связанных с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности.»