Как заверить трудовую книжку генерального директора

Оглавление:

Кто должен сделать запись в трудовой книжке при увольнении директора?

Письмо Роструда от 11.03.2009 № 1143-ТЗ

Вопрос: В случае увольнения генерального директора кто должен подписать приказ о его увольнении и внести соответствующую запись в трудовую книжку?

Ответ:
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ТРУДУ И ЗАНЯТОСТИПИСЬМО

от 11 марта 2009 г. № 1143-ТЗФедеральная служба по труду и занятости сообщает следующее.

Единоличным исполнительным органом юридического лица (в данном случае — генеральным директором) может быть как один из учредителей (собственников имущества), так и наемный работник, не относящийся к числу учредителей.
Как в первом, так и во втором случае по решению других учредителей с ним заключается трудовой договор.
В этом случае трудовой договор с генеральным директором подписывает один из учредителей по поручению остальных собственников.
В процессе трудовых отношений руководитель издает (в том числе в отношении себя) приказы (например, об убытии в командировку, отпуск).
Что же касается увольнения генерального директора, нужно учитывать следующее.

Руководитель организации при расторжении трудового договора по своей инициативе предупреждает об этом в письменном виде своего работодателя (в данном случае — одного из собственников имущества).

Поскольку решение о заключении трудового договора с генеральным директором принимается собственниками, как правило, коллегиально, расторжение трудового договора также осуществляется по решению собственников.

Если при заключении трудового договора не принималось решение о порядке ведения трудовой книжки в отношении генерального директора, при прекращении трудового договора порядок внесения записи в трудовую книжку следует отразить в решении собственников.

По общему правилу обязанность по ведению трудовой книжки возлагается на работодателя или иное лицо, ответственное за ведение трудовых книжек.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, не содержат особенностей по ведению трудовых книжек в отношении руководителей организации. Исходя из этого, в отношении руководителя организации применяются общие правила.

При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника.

Таким образом, если собственниками имущества не установлен иной порядок ведения трудовой книжки в отношении руководителя организации, запись об увольнении руководителя может заверить его работодатель, заключавший с ним трудовой договор, в графе 4 следует указать решение собственников и заверить печатью организации.

Начальник Управления
правового обеспечения
Федеральной службы
по труду и занятости
И.И.ШКЛОВЕЦ

Заверение копии трудовой книжки: как заверить образец «Работает в настоящее время»

Ситуации, когда человеку требуется подтверждение его рабочего стажа, случаются нередко. Информация о текущей трудовой занятости необходима банкам для оформления крупных сумм кредита, либо социальным службам для начисления субсидий или выплат иного рода.

Но согласно актуальным законодательным нормам, компания-работодатель не вправе предоставлять оригинал документа о занятости. Как поступить сотруднику фирмы?

В таких обстоятельствах приходится использовать копию трудовой книжки, заверенную работодателем. Рассмотрим образец, нюансы и ошибки при оформлении и заверении копии.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта слева или звоните по телефону

8 (800) 511-91-49
Это быстро и бесплатно !

Общая информация

Как известно, трудовая книга работающего человека не может оставаться в его личном распоряжении. Так как в настоящий момент человек занимает какую-либо должность и осуществляет рабочие функции, по закону его документ о занятости должен храниться в отделе кадров или у руководителя организации.

Такие меры предпринимаются с целью обеспечения учёта сохранности трудовой, ведь при внезапной потере, восстановление бумаг обернется затруднительной задачей.

Если же человек не трудоустроен официально, книжка хранится у него. Таким образом, оформление копии документа и особенности его заверения зависят от того, где именно он находится.

Так как в данной статье речь идет об образце заверения трудовой книжки с записью «работает по настоящее время», далее будет рассмотрена ситуация, когда копия необходима только трудоустроенному человеку.

Оказать помощь в получении заверенной копии могут работодатель или сотрудники кадрового отдела. Отказать в предоставлении услуги они не имеют права, разве что на основании серьезных аргументов. Но и в этом случае отказ фиксируют специальным документов, в котором приводят законные доводы.

В первую очередь, для получения копии необходимо составить письменное заявление. Такая практика применяется в большинстве крупных организаций со сложными должностными структурами и объемным штатом. В скромных компаниях допустимо устно оповестить руководителя о необходимости получения подтверждения стажа.

Для заявления не предусмотрено унифицированной формы, оно может быть составлено произвольно, если в организации не принят внутренний единый образец, отвечающий требованиям устава. Заявление подают на имя руководителя или начальника отдела кадровой службы.

Важные характеристики заявления:

  1. Требуемый формат листа бумаги — А4, заполняется он от руки лично заявителем.
  2. В правом верхнем углу указывают адресата (в образце обычно уже отмечены должность и ФИО того, кому предназначается заявление).
  3. Далее в том же месте указывают наименование компании, а также вписывают собственные ФИО и должность в родительном падеже.
  4. Примерно в середине документа пишут его название — «заявление», а затем с новой строки указывают основания для получения копии трудовой.
  5. Далее отмечают факт наличия бумаг, подтверждающих необходимость получения копии. К примеру, таковым может являться кредитный договор. При отсутствии подобных оснований, необходимо максимально доступно изложить причину, по которой копии потребовались.
Смотрите так же:  Строительный контроль это экспертиза

При отсутствии образца, установленного Уставом организации, можно воспользоваться примером из сети, скачав его здесь.

Подавать заявление следует руководителю или кадровому работнику. В соответствии с текущим законодательством, ответ работнику предоставляется в течение 3 дней. Одобренное заявление визируется печатью, после чего направляется в личное дело сотрудника.

Кто вправе заверить бумаги

Закон накладывает обязанность заверения копии трудовой книжки лишь на нескольких должностных лиц организации. Иные сотрудники, в том числе и сам заявитель, не обладают таким правом.

Итак, доступ к месту хранения документов о занятости имеют лишь несколько работников организации. К ним относятся сотрудники кадровой службы или сам руководитель. Именно эти лица определены законом как ответственные за заверение трудовых для работников.

В случаях, когда копия требуется генеральному директору, ее оформляет руководитель отдела кадров, либо один из учредителей предприятия.

В небольших компаниях, в которых отсутствует отдел кадров, обязанности по заполнению документов о трудоустройстве может быть возложена на бухгалтера. В таких случаях он вправе и оформлять копии.

Правила оформления

Как правильно заверяется ксерокопия трудовой книжки? Для того чтобы бумаги были признаны действительными, необходимо осуществить четкую последовательность действий:

  1. Надпись «копия верна» допускается написанной собственноручно, а также в виде штампа.
  2. Фамилию необходимо расшифровать.
  3. Под надписью ставится печать предприятия, а также подпись, ФИО сотрудника, оформляющего копию.
  4. Каждый лист с ксерокопией страницы заверяется надписью «копия верна».
  5. Снять ксерокопию с каждой страницы книжки. Страницы копируются на отдельные листы формата А4. Не следует забывать и о титульном листе!
  6. Следует соблюдать правило постановки печати предприятия. Часть штампа должна захватывать подпись ответственного сотрудника и часть страницы ксерокопированного документа.

Последняя страница

Особое внимание уделяется последней странице ксерокопии. Она должна содержать некоторые записи, подтверждающие текущее трудоустройство работника, или наоборот – отсутствие занятости.

Сотрудник отдела кадра вносит заметку об осуществлении трудовой деятельности сотрудником, также отмечает факт его назначения или перевода на другую должность.

Если работник был уволен – это также обязательно упоминается. В случае увольнения, необходимо привести соответствующее обоснование. Как правило, это ссылка на статью Трудового кодекса.

После того, как заявитель получил на руки ксерокопию и ознакомился с ней, в знак его согласия с правильным оформлением бумаг на последней странице ставится и его подпись.

Далее отмечается дата заверения документа, указывается должность и фамилия лица, оформившего копию. Рядом с фамилией и инициалами оформитель ставит свою подпись. Каждому ксерокопированному листу присваивается номер страницы, далее все листы прошиваются.

На обратной стороне получившейся книжки концы ниток связываются и заклеиваются небольшим листом бумаги квадратной или прямоугольной формы.

Примерные размеры листа – 5х5 см. на нем ставится отметка «пронумеровано и прошито», с записью о дате изготовления копии и количестве листов в ней. На этом листе также расписывается оформитель, после чего он визируется штампом организации.

Как видно, в образцах заверения трудовой книжки с записью «работает по настоящее время» нет ничего сложного. Однако на практике работники кадровых служб часто совершают ошибки, вследствие чего копия признается недействительной.

Что недопустимо при заверении ксерокопии:

  • трудовую книжку нельзя сканировать;
  • при копировании страниц недопустимо изменение настроек масштабирования;
  • на страницах нельзя вносить исправления, делать пометки;
  • важно соблюдать требования к качеству изображения – цифры и буквы должны быть хорошо различимы;
  • для предоставления в ПФ копия действительна не дольше месяца;
  • если в период, когда работник пользовался ксерокопией трудовой, в оригинал вносились изменения, копия признается недействительной.

Правила внесения записи: работает по настоящее время

Законом предусмотрен ряд способов внесения отметки о текущем трудоустройстве работника. Как правило, у каждого работника кадрового работника есть свой вариант, который тот считает наиболее правильно сформулированным. Но не каждая такая запись является правильной.

Какие могут быть варианты для данной записи?

  • официальный вариант звучит так – «Осуществляет трудовую деятельность в должности старшего менеджера по закупкам по настоящее время»;
  • лаконичный вариант – «работает по настоящее время».

Какой из вариантов стоит выбрать? Для ПФР или для банка используют любой образец записи «работает по настоящее время» для заверения копии трудовой книжки. На фото и видео можно посмотреть, как это выглядит в действительности.

Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Копия трудовой книжки: оформляем правильно

Трудовая книжка — это документ, в котором фиксируется история трудовой деятельности человека. Её относят к числу обязательных документов при приёме на работу, если сотрудник ранее уже имел официальный трудовой опыт. Бывают случаи, когда работодатель должен сделать копию трудовой книжки сотрудника, который работает у него в настоящее время. Такую копию нужно обязательно заверять. Как правильно её заверить и на какие образцы ориентироваться?

Зачем нужна копия трудовой книжки

Сведения о работе могут понадобиться для предъявления в различные организации. Банки требуют трудовую книжку для подтверждения занятости при выдаче кредита, социальные службы — для постановки на учёт и назначения пособий, в суде она может понадобиться в качестве подтверждения факта работы в какой-либо организации. Раньше трудовая книжка требовалась и для получения загранпаспорта, теперь достаточно выписать сведения из неё в специальную анкету, а вот для оформления визы принести документ все же придётся. При этом оригинал должен храниться у работодателя, а для предоставления в различные организации будет достаточно заверенной копии. Кроме того, ксерокопия трудовой книжки пригодится при утере её оригинала для восстановления прежних записей.

Как правильно скопировать документ

По закону трудовая книжка хранится у работодателя, обратиться с заявлением о выдаче заверенной копии необходимо в отдел кадров. Согласно 62 статье трудового кодекса на выполнение этого обязательства организациям даётся 3 дня. При снятии копии нужно соблюдать определённые правила:

  1. Копию можно снимать только с оригинала трудовой книжки на копировальном аппарате.
  2. Копию каждого разворота желательно размещать на отдельном листе формата А4.
  3. Вначале копируется титульный лист с данными работника, затем остальные листы в точной последовательности. При наличии вкладыша необходимо скопировать и его. С пустых листов снимать копии не нужно.
  4. В завершение копируют лист с местом работы на данный момент. Если запись сделана в последней строке разворота, необходимо снять копию и со следующего пустого разворота.
Смотрите так же:  Какая пенсия у сотрудников мвд в рк

Копия титульного листа трудовой книжки, заверенная печатью

Иногда требуется оформить выписку из трудовой книжки. При этом копируют страницы только за определённый период, указанный работником в заявлении.

Как правильно заверить копию трудовой книжки: инструкция и образец

Юридическую силу будет иметь только копия, заверенная с соблюдением всех правил.

Кто имеет право заверять документ (в том числе трудовую книжку генерального директора)

Заверяет копию сотрудник кадровой службы, а при её отсутствии — человек, ответственный за ведение и хранение трудовых книжек, например, главный бухгалтер. В штате небольших организаций часто нет ни кадровика, ни бухгалтера, а их обязанности выполняет генеральный директор. В таком случае он имеет право самостоятельно заверять копии своей трудовой книжки.

Правила заверения ТК сотрудника, который работает по настоящее время

Снизу каждой страницы копии проставляется запись «копия верна», а также прописываются фамилия, инициалы, должность ответственного лица, его подпись и дата заверки, ставится печать организации. Например: «Копия верна. Инспектор отдела кадров И. А. Иванова. 05.06.2016. Подпись».

Копия трудовой книжки заверяется по чёткой схеме

Как заверить последнюю страницу

Последняя страница, кроме перечисленного, должна содержать фразу «работает по настоящее время».

Надпись и печать нужно располагать на половине копии разворота, вторая половина должна находиться на чистой части листа.

Образец заверения копии последнего листа трудовой книжки

Скопированные страницы нумеруются и скрепляются. В месте сшивки приклеивается небольшой листок бумаги, где отмечается общее количество листов и ставится запись «всего прошнуровано и пронумеровано».

Копия трудовой книжки сшивается и заверяется общей печатью

Сколько времени действует копия

Срок действия заверенной копии трудовой книжки законом не установлен. Он определяется учреждениями, затребовавшими такую копию, и обычно составляет не более одного месяца. После внесения изменений в трудовую книжку ранее полученная копия становится недействительной.

Получение заверенной копии трудовой книжки является законным правом работника. Необходимо помнить о том, что невыдача такой копии в установленный срок может обернуться для организации серьёзным штрафом. Неверно оформленная и заверенная копия может привести к отказу в кредите или другим неприятным последствиям.

Кто заверяет копию трудовой книжки директора, если он и бухгалтер, и кадровик?

Это должен делать работник, ответственный за ведение, учет и хранение трудовых книжек, назначенный приказом руководителя. Если такого лица нет — данные обязанности возлагаются руководителя.

Цитата:
Статья 40. Единоличный исполнительный орган общества

3. Единоличный исполнительный орган общества:
1) без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы и совершает сделки;
2) выдает доверенности на право представительства от имени общества, в том числе доверенности с правом передоверия;
3) издает приказы о назначении на должности работников общества, об их переводе и увольнении, применяет меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания;
4) осуществляет иные полномочия, не отнесенные настоящим Федеральным законом или уставом общества к компетенции общего собрания участников общества, Совета директоров (наблюдательного совета) общества и коллегиального исполнительного органа общества.

ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН от 08.02.98 N 14-ФЗ (ред. от 29.12.2012 с изменениями, вступившими в силу с 02.01.2013) «ОБ ОБЩЕСТВАХ С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ»

Как правильно заверить копию трудовой книжки с 1 июля 2019 года

Без заявления — никаких документов

Прежде чем рассказать про образец заверения копии трудовой книжки, напомним, что она является собственностью трудящегося, но временно находится у работодателя, который заносит в нее необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.

Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, надо не просто попросить сотрудника отдела кадров, а написать на имя начальства соответствующее заявление. Ниже вы можете увидеть образец заявления на выдачу копии трудовой книжки. Его форма не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя). Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера, как показывает образец. В последнем случае важно, чтобы оно было подписано лично заявителем.

Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки

Отметим, что локальными нормативными актами компании может быть установлена и иная форма обращения. В таком случае соответствующий бланк выдается работнику, который заполняет его по предусмотренным правилам.

Очень важный момент: причины для обращения за копией трудовой книжки могут быть разными, но в заявлении трудящийся указывать их не обязан. Это не предусмотрено законодательством. Поэтому если в разработанных на предприятии формах заявления требуется указать, в связи с чем понадобилось заверить документы, связанные с работой, инспекторы ГИТ могут расценить это как нарушение законодательных норм.

Кадровикам также следует помнить, что рассмотреть обращение работника за ксерокопией трудовой книжки или иных документов необходимо в трехдневный срок. Причем не только рассмотреть, но и успеть подготовить запрашиваемые выписки. Все они предоставляются бесплатно.

Ксерокопия трудовой, выданная по запросу работника, в нашем случае — это официальная бумага. Поэтому он должен соответствовать определенным требованиям. Разберем их подробно, чтобы узнать, как правильно заверить трудовую книжку, а затем приведем образец заверенного бланка.

  1. Отсканировать (распечатать) надо все заполненные листы, начиная с титульного.
  2. Каждый лист должен содержать напечатанный текст только с одной стороны. Если текст напечатан с обеих сторон листа, его могут не принять.
  3. Текст после печати должен быть четким и легко читаемым.
  4. Листы должны быть пронумерованы и прошиты, как это делается нотариусами. На обороте последнего листа необходимо «запломбировать» концы нити бумажной наклейкой и написать, сколько собрано листов.
  5. Заверять необходимо каждую из страниц. Это должно делать лицо, которому предоставлено такое право локальным нормативным актом организации или доверенностью. В противном случае кадровик обязан заверить бумаги у генерального директора.
  6. Согласно п. 3.26 Постановления Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст, лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», затем указывает свою должность, ставит подпись и расшифровку, проставляет дату.
  7. Считается, что подтверждать достоверность данных необходимо еще и печатью организации-работодателя. Однако в Постановлении Госкомстандарта № 65-ст на этот счет сказано, что это допускается, но не обязательно. Кроме того, в РФ некоторые компании освобождены от обязанности иметь круглые печати, поэтому они физически не могут их проставлять. Но заверенные ими выписки будут иметь такую же силу.
  8. Относительно места расположения записи «Верно», подписи и даты лица, удостоверяющего дубликат, печати. Все это должно захватывать заверяемые данные, но не закрывать и не перекрывать их.
  9. Важно помнить, что Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст действует до 01.07.2018. С этой даты вступает в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденный Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст. Планировалось, что он вступит в силу с 01.07.2017, но Приказом от 25.05.2017 № 435-ст Росстандарт перенес дату вступления нового ГОСТа. Правила заверения работодателями документов можно посмотреть в п. 5.26 нового стандарта. В основном все сохраняется, за исключением небольшого нюанса. Чиновники требуют, чтобы дополнительно была надпись «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № . за . год». Это необходимо для того, чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала.
  10. В некоторых случаях работник может попросить написать фразу «Работает по настоящее время». Законодательно запрет на это не установлен, поэтому делать соответствующую запись допустимо.
Смотрите так же:  Глава поселковой администрации полномочия

Образец: как заверить трудовую книжку до 01.07.2018

С 01.07.2018 документ должен выглядеть иначе

В большинстве случаев неправильно распечатанную и оформленную ксерокопию работник приносит назад кадровику и тому приходится все переделывать. Внимательно изучите образец, как заверить копию трудовой книжки и запомните предложенную инструкцию. Она понадобится еще не раз, поскольку аналогичным образом подтверждается подлинность и иных документов, касающихся профессиональной деятельности трудящихся.

Копия трудовой книжки: оформляем правильно

Трудовая книжка — это документ, в котором фиксируется история трудовой деятельности человека. Её относят к числу обязательных документов при приёме на работу, если сотрудник ранее уже имел официальный трудовой опыт. Бывают случаи, когда работодатель должен сделать копию трудовой книжки сотрудника, который работает у него в настоящее время. Такую копию нужно обязательно заверять. Как правильно её заверить и на какие образцы ориентироваться?

Зачем нужна копия трудовой книжки

Сведения о работе могут понадобиться для предъявления в различные организации. Банки требуют трудовую книжку для подтверждения занятости при выдаче кредита, социальные службы — для постановки на учёт и назначения пособий, в суде она может понадобиться в качестве подтверждения факта работы в какой-либо организации. Раньше трудовая книжка требовалась и для получения загранпаспорта, теперь достаточно выписать сведения из неё в специальную анкету, а вот для оформления визы принести документ все же придётся. При этом оригинал должен храниться у работодателя, а для предоставления в различные организации будет достаточно заверенной копии. Кроме того, ксерокопия трудовой книжки пригодится при утере её оригинала для восстановления прежних записей.

Как правильно скопировать документ

По закону трудовая книжка хранится у работодателя, обратиться с заявлением о выдаче заверенной копии необходимо в отдел кадров. Согласно 62 статье трудового кодекса на выполнение этого обязательства организациям даётся 3 дня. При снятии копии нужно соблюдать определённые правила:

  1. Копию можно снимать только с оригинала трудовой книжки на копировальном аппарате.
  2. Копию каждого разворота желательно размещать на отдельном листе формата А4.
  3. Вначале копируется титульный лист с данными работника, затем остальные листы в точной последовательности. При наличии вкладыша необходимо скопировать и его. С пустых листов снимать копии не нужно.
  4. В завершение копируют лист с местом работы на данный момент. Если запись сделана в последней строке разворота, необходимо снять копию и со следующего пустого разворота.

Копия титульного листа трудовой книжки, заверенная печатью

Иногда требуется оформить выписку из трудовой книжки. При этом копируют страницы только за определённый период, указанный работником в заявлении.

Как правильно заверить копию трудовой книжки: инструкция и образец

Юридическую силу будет иметь только копия, заверенная с соблюдением всех правил.

Кто имеет право заверять документ (в том числе трудовую книжку генерального директора)

Заверяет копию сотрудник кадровой службы, а при её отсутствии — человек, ответственный за ведение и хранение трудовых книжек, например, главный бухгалтер. В штате небольших организаций часто нет ни кадровика, ни бухгалтера, а их обязанности выполняет генеральный директор. В таком случае он имеет право самостоятельно заверять копии своей трудовой книжки.

Правила заверения ТК сотрудника, который работает по настоящее время

Снизу каждой страницы копии проставляется запись «копия верна», а также прописываются фамилия, инициалы, должность ответственного лица, его подпись и дата заверки, ставится печать организации. Например: «Копия верна. Инспектор отдела кадров И. А. Иванова. 05.06.2016. Подпись».

Копия трудовой книжки заверяется по чёткой схеме

Как заверить последнюю страницу

Последняя страница, кроме перечисленного, должна содержать фразу «работает по настоящее время».

Надпись и печать нужно располагать на половине копии разворота, вторая половина должна находиться на чистой части листа.

Образец заверения копии последнего листа трудовой книжки

Скопированные страницы нумеруются и скрепляются. В месте сшивки приклеивается небольшой листок бумаги, где отмечается общее количество листов и ставится запись «всего прошнуровано и пронумеровано».

Копия трудовой книжки сшивается и заверяется общей печатью

Сколько времени действует копия

Срок действия заверенной копии трудовой книжки законом не установлен. Он определяется учреждениями, затребовавшими такую копию, и обычно составляет не более одного месяца. После внесения изменений в трудовую книжку ранее полученная копия становится недействительной.

Получение заверенной копии трудовой книжки является законным правом работника. Необходимо помнить о том, что невыдача такой копии в установленный срок может обернуться для организации серьёзным штрафом. Неверно оформленная и заверенная копия может привести к отказу в кредите или другим неприятным последствиям.