Как оформить внутреннюю опись личного дела

Оглавление:

Внутренняя опись документов личного дела работника: образец

Внутренняя опись документов личного дела работника образец

Похожие публикации

Опись – это список документации, которая собрана в общее дело, либо перечень дел, которые объединены общим признаком (опись дел с ведомостями, опись дел по личному составу и т.д.). Этот вид описи обычно оформляется при отправке дел на хранение в архивы.

Что такое личное дело сотрудника

Личное дело – это совокупность всей документации, касающейся определенного человека. Как правило, эти бумаги скрепляются в отдельное дело, либо собираются в папке. Перечень бумаг, которые в него входят, не регламентирован (за исключением государственных учреждений), поэтому компания вправе самостоятельно его определять и устанавливать. Также список документов, зависит от специфики работы либо категории сотрудника.

Личное дело состоит из следующих бумаг, оригиналов либо копий:

  • копии основных документов (паспорт, ИНН, СНИЛС, диплом и т.д.);
  • документы, с помощью которых оформляется прием на должность (заявление о приеме, копии приказов по личному составу, трудовой договор и т.д.);
  • документы, образующиеся в ходе трудовой деятельности (приказы о наказании, поощрении, повышение квалификации и т.д.);
  • прочие бумаги (медкомиссии, удостоверения, дающие право на льготы и т.д.)
  • документы, которыми оформляется расторжение трудовых отношений (заявление, копия приказа, служебное расследование и т.д.).

Важно! Трудовую книжку нельзя держать вместе с прочими бумагами личного дела, так как правила и место ее хранения определено на законодательном уровне.

Обязательна ли внутренняя опись личного дела

В законодательных актах и нормах нет упоминания об обязанности вести описи документов, входящих в личные дела.

Она упоминается лишь в Правилах работы архивов организаций. В этой части (оформление документов) они обязательны для исполнения лишь для государственных организаций, для всех остальных работодателей это только рекомендации.

Поэтому предприятия самостоятельно решают, вести ли им описи документов. Это закрепляется в учетной политике или другом локально-нормативном акте.

Ведение описи для каждого личного позволяет контролировать состав документации, находящейся в них, и защищать ее от несанкционированного изъятия. Опись можно начинать формировать при заполнении личного дела, либо составить ее непосредственно перед отправкой бумаг в архив.

Внутренняя опись личного дела и опись личных дел сотрудников: отличия

Помимо описи документации, содержащейся в личном деле в делопроизводстве можно встретить также понятие – опись личных дел.

Если первый вид содержит перечень бумаг, которые находятся внутри одного личного дела, то вторая является списком самих дел.

Например, может быть опись личных дел работников экономического отдела или опись личных дел, сданных на архивное хранение в 2017 году.

Список бумаг личного дела находится непосредственно в самом деле. Перечень личных дел подшивают отдельно, ее хранят у сотрудника, который отвечает за эти дела, либо они поступили к нему на хранение.

Опись документов в личном деле работника: бланк

Поскольку законодательные акты не обязывают работодателей вести такой документ, как опись в личное дело, бланк может быть разработан ими самостоятельно. Либо можно использовать бланк, который находится в Приложении 10 к Правилам работы архивов.

В нее записывается следующая информация:

  • Номер по порядку;
  • Индекс документа, его можно взять в номенклатуре дел. Данный реквизит не обязателен для бумаг обычных организаций, поэтому в самостоятельно разработанном образце данная колонка может отсутствовать;
  • Дата документа, указывают ту дату, когда он попал в личное дело;
  • Название документа;
  • Номера листов. Здесь указывается, какой лист занимает та или иная бумага в деле. Например, копия диплома — лист 1, копия паспорта — листы 2-4, копия приказа о расторжении договора — лист 5 и т.д.
  • Примечание. В этой колонке ставятся пометки об особенностях документа (срок медкомиссии истекает в 2018 году) или о его передвижениях (личная карточка Т-2 изъята для проверки).
  • В конце указывается общее количество бумаг (по их наименованиям) и сколько листов находится в деле.

Законченная опись заверяется подписью составившего его сотрудника, в отдельных случаях, также проставляется гриф утверждения руководства.

Опись документов личного дела образец

Опись документов личного дела образец

Скачать бланк, одобренный решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, можно ниже.

Опись дел по личному составу: образец заполнения

Как и опись документов в личном деле работника, образец описи для личных дел присутствует в Правилах работы архивов (Приложение 3) (скачать утвержденный образец можно ниже). Либо можно составить этот документ самостоятельно.

Он будет содержать следующие реквизиты:

  • название организации, которая сдает документы в архив;
  • гриф утверждения руководителя;
  • номер по порядку;
  • индекс дела;
  • наименование дела;
  • даты документа. Проставляется дата, когда дело было заведено и дата его окончания;
  • количество листов в каждом из дел. Например, личное дело Никитенкова А.Н. – 25 листов; личное дело Александровой В.В. – 31 лист;
  • примечание. Сюда вносят особенности дела. Например, отсутствует 5 лист, задвоена нумерация листов и т.д.;
  • в конце указывают количество дел, внесенных в опись, первый и последний номера, перечисленные в документе. Также вносят сведения об отсутствующих листах и нарушенной нумерации.
Смотрите так же:  Заявление о утрате паспорта образец заполнения

Правила формирования личного дела на сотрудника

Личное дело — совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Формируется кадровой службой организации после издания приказа о приеме на работу.

Заведение личного дела на работника, по общему правилу, не является обязательным, то есть, нет никаких нормативных актов, обязывающих к этому работодателя, за исключением Федерального закона «Об основах государственной службы Российской Федерации» (№ 119-ФЗ от 31 июля 1995г.), обязывающего кадровую службу вести личные дела на государственных служащих.

Более того в нормативных актах, к примеру «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», упоминаются документы, «не вошедшие в состав личных дел», а также «характеристика работника, не имеющего личного дела». Таким образом, состав документов личного дела работника не регламентирован российским законодательством и по сложившейся традиции (привычке) мы отталкиваемся от принятой государственной системы делопроизводства советских времен.

Документы, включаемые в состав личного дела, можно формально разделить на:
1. Документы предоставляемые работником и заполняемые сотрудником кадровой службы при оформлении приема на работу, к ним относятся:

  • анкета, автобиография, резюме;
  • личное заявление о приеме на работу;
  • копии документов об образовании;
  • рекомендации и характеристики;
  • медицинские справки;
  • трудовой договор;
  • выписка из приказа о приеме на работу;
  • выписки из протоколов об избрании на должность;
  • выписка из протокола об итогах конкурса на вакантную должность;
  • личная карточка.

2. Документы, дополняемые в течении трудовой деятельности:

  • выписки (копии) из приказов о поощрении и награждении, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, переводах и перемещениях и т. д.;
  • копии документов, подтверждающих изменения анкетно-биографических данных (свидетельство о браке или расторжения брака, свидетельство о рождении детей и т. д.);
  • копии документов об образовании, повышении квалификации;
  • аттестационные листы;
  • служебные записки, личные заявления и объяснительные записки;
  • акты, уведомления и т. д.

3. Документы о прекращении трудового договора.

Все эти документы имеют различные нормативно установленные сроки хранения на предприятии.

Основываясь на различии нормативно-установленных сроков хранения различных видов кадровых документов, а также на том, что информация о трудовой деятельности работника фиксируется в личной карточке, рекомендуется не включать в личное дело копии приказов (выписки) о переводах и перемещениях, отпусках, поощрениях и т.д.

Документы, подшиваемые в личное дело работника в течении срока его трудовой деятельности, должны быть выстроены в хронологической последовательности.

Копии документов (выписки) должны заверяться работниками кадровой службы.

Документы личного дела подшиваются в папку — «дело». В соответствии с определением, закрепленном ГОСТ Р 51141-98: «ДЕЛО» — совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Обложка «дела» оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования».

На заведенное на работника «дело» оформляется внутренняя опись документов.

Работники должны периодически быть ознакомлены с ведущимся на них личным делом (обычно один раз в год).

Образец внутренней описи документов личного дела

Внутренняя опись документов личного дела — образец можно разработать самостоятельно, воспользовавшись советами, изложенными в статье. Вы узнаете, в каких целях применяется опись документации личного дела, и получите подробную инструкцию по ее составлению.

Для чего используется внутренняя опись документов личного дела?

Внутренняя опись документации представляет собой список (реестр) документов, наполняющих личное дело сотрудника. Этот реестр призван выполнять следующие функции:

  • учета и сохранности закрепленной за конкретным делом документации;
  • предоставления информации о находящихся в деле документальных сведениях;
  • поиска нужной документальной единицы.

Формуляр описи обычно заводится одновременно с оформлением индивидуального дела, подклеивается к нему и заполняется по мере наполнения документацией. Страницы реестра пронумеровываются отдельно от листов личного дела.

Отслеживает заполнение описи сотрудник, отвечающий за ведение личных дел в компании.

Образец заполнения внутренней описи документов личного дела

Локальный реестр документации представляет собой информационную таблицу с графами следующего содержания:

  1. Нумерация подпунктов.
  2. Индивидуальный индекс документальной единицы.
  3. Дата приобщения документа к делу сотрудника.
  4. Наименование документа и общее содержание.
  5. Страничный объем документа.
  6. Нумерация листов дела.
  7. Примечание.

Кроме того, на тех предприятиях, где практикуется выдача на руки документации из личного дела, в бланк описи могут быть добавлены графы:

  • дата выдачи документации;
  • кому выдан документ;
  • дата возврата документации;
  • подпись сотрудника, получившего документ;
  • подпись кадрового работника.

Заполняется бланк внутренней описи документов личного дела следующим образом:

  • в первом столбце указывается порядковый номер документа;
  • далее фиксируется индекс, который присвоен документу в соответствии с правилами внутреннего документооборота, а в следующей колонке — дата приобщения документальной единицы к личному делу;
  • название документа должно быть написано разборчиво, при необходимости можно в нескольких фразах раскрыть содержание;
  • в следующей графе отражается информация о страничном объеме документа, а далее — нумерация листов, которая присвоена документу в соответствии со сквозной нумерацией дела;
  • графа «Примечание» предназначена для различных отметок, не предусмотренных прочими разделами таблицы описи, в том числе эта графа может быть использована для фиксации факта выдачи документальной единицы на руки.

Скачать бланк локального реестра документов можно, воспользовавшись любой правовой системой, при ее наличии. Если такой возможности нет, можно составить таблицу и заполнить графы самостоятельно разработанного бланка в соответствии с инструкцией, которая дана выше.

Актуальный и удобный в использовании бланк локальной описи документов можно скачать на нашем сайте.

Внутренняя опись документов личного дела — образец

Внутренняя опись документов личного дела — образец приводится ниже — это весьма полезный документ для кадровой службы любой компании. Изучим, как она составляется.

Что представляет собой внутренняя опись документов (дел)?

Под внутренней описью принято понимать перечень документов, объединенных в некоторую категорию (в документоведении чаще всего именуемую делом), посредством которой документы необходимым образом индексируются, классифицируются и нумеруются.

Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, должны быть оформлены, описаны и подготовлены к передаче в архив организации. Составление внутренней описи документов — это один из элементов оформления дела (п. 4.19 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

Смотрите так же:  Активный и пассивный залог в чем разница

Форма внутренней описи приведена в приложении 27 к приказу Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. Ее бланк вы можете скачать на нашем сайте.

В чем заключается специфика кадровых личных дел?

Личное дело — комплект кадровых документов, в составе которого присутствуют такие источники, как:

  • трудовой договор;
  • заявление о приеме на работу
  • личные заявления работника;
  • копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
  • инструкции (по охране труда, должностная);
  • личная карточка сотрудника;
  • копии диплома, аттестата и иных документов об образовании;
  • копия ИНН;
  • копия СНИЛС;
  • копия паспорта;
  • автобиография;
  • аттестационные листы;
  • характеристики и рекомендации.

Рассмотрим, как учет этих документов осуществить с использованием формы из приложения 27 к Правилам, утвержденным приказом № 526.

Особенности формы описи внутренних дел

В рассматриваемой форме внутренней описи предполагается указание:

  • порядковых номеров, индексов, дат составления, заголовков документов, номеров листов, примечаний;
  • итогового количества документов в описи;
  • общего количества листов описи.

Подписывается документ сотрудником, который его составил.

О порядке составления описи читайте также в статье «Опись документов в личном деле работника — образец» .

Где можно скачать образец внутренней описи документов в личном деле работника?

Загрузить образец внутренней описи документов личного дела вы можете на нашем портале.

Внутренняя опись — в большинстве случаев, необходимый элемент внутрикорпоративного документооборота, поскольку при работе с кадровой документацией недопустимы ошибки и неточности. Структура внутренней описи документов в достаточной мере проста и в то же время эффективна.

Ознакомиться со спецификой прочих видов описей вы можете в статьях:

Внутренняя опись личного дела

В каких случаях составляют внутреннюю опись личного дела сотрудника? Может ли организация разработать собственный бланк описи или необходимо использовать унифицированную форму? Как правильно заполнять, нумеровать и хранить данный документ?

Из статьи вы узнаете:

В современном делопроизводстве понятие “дело” подразумевает совокупность документов, объединенных одной тематикой и помещенных в отдельную обложку.

Они освещают один вопрос или содержат информацию по участку деятельности организации. Что касается персональных дел работников, в них помещают документацию, содержащую необходимые сведения о сотруднике и его трудовой деятельности. Это своего рода досье, которое пополняется на протяжении всей работы данного специалиста в компании.

Даже если стаж специалиста ограничивается всего несколькими годами, в его персональном деле будет находиться сравнительно большой объем документации. Чтобы упорядочить ее и облегчить поиск нужной информации, составляют внутреннюю опись документов личного дела. Она выполняет функции заголовка и представляет собой перечень всей подшитой в папку документации.

Для чего составляют внутреннюю опись личного дела?

Ведение персонального дела сотрудника не является обязательным для большинства организаций. Законодатель обязывает формировать персональные досье для специалистов на государственной службе, работников государственных организаций, если это предусмотрено отраслевым или ведомственным нормативным актом. Кроме того, такие дела могут формироваться в компаниях, входящих в холдинговые структуры, по решению главы холдинга.

Порядок ведения дел для частных организаций и предпринимателей не регламентируется на законодательном уровне. Как правило, в компании составляют положение, определяющее порядок их формирования, или включают соответствующий пункт в инструкцию по делопроизводству. В персональное досье подшивают следующие группы документов:

Предоставляемые сотрудником при приеме на работу

Ксерокопии паспорта, дипломов и сертификатов об образовании, СНИЛС, ИНН, документов воинского учета, справки о результатах медосмотра, наличии или отсутствии судимости.

Фиксирующие прием на работу

Заявление работника, автобиография, листок по кадровому учету, копия приказа о трудоустройстве, экземпляр трудового соглашения, копия трудовой книжки

Выпускаемые в период трудовой деятельности

Справки и результатах периодических медосмотров, копии официальных бумаг, подтверждающих право на налоговые вычеты, копии дополнительных соглашений к трудовому договору, должностные инструкции, материалы аттестаций, заявления и докладные

Для того чтобы избежать путаницы и обеспечить порядок в документации, составляют внутреннюю опись личного дела работника, которая играет роль заголовка для каждой конкретной папки. Это производится на первичном этапе, когда оформляют обложку дела и присваивают ему учетный идентификационный номер. В регистр в порядке хронологии заносят записи об объектах, подшитых в папку. В нем отражаются сведения обо всех служебных бумагах, в том числе нумерация страниц, в пределах которых они расположены.

Внутренняя опись документов личного дела может понадобиться на этапе передачи персонального досье на архивное хранение. Сведения из нее переносят в лист-заверитель, подтверждающий комплектность и целостность передаваемой на хранение папки. Порядок хранения персональных досье должен соответствовать «Основным правилам работы архивов организаций», одобренным решением коллегии Федерального архивного агентства. Эти правила предусматривают оформление регистра в соответствии с утвержденной унифицированной формой, приведенной в Приложении 10.

Порядок оформления внутренней описи личного дела работника

В соответствии с ГОСТом 17914-72 Обложки дел длительных сроков хранения, досье подшивают в картонную обложку. В папку помещают наиболее важные документы, касающиеся данного работника. Бумаги располагают в хронологическом порядке, сортируя по дате поступления. Каждому листу присваивается порядковый номер. Регистр подшивается последним. Допустимо также располагать его на обороте титульного листа.

Регистр заверяется подписью его составителя: кадрового работника или другого ответственного сотрудника. Дата составления проставляется по завершении комплектования дела.

В настоящее время единого унифицированного образца подобного регистра законодателем не предложено. Любая частная компания вправе:

  • оформить его в произвольной форме;
  • использовать разработанный в организации и утвержденный локальными нормативными актами бланк;

Основная информация вносится в документ в форме таблицы. К числу обязательных данных можно отнести:

  • Порядковый номер папки в соответствии с журналом учета личных дел;
  • Индекс согласно номенклатуре;
  • Дата выдачи;
  • Заголовок;
  • Дата включения в материалы дела;
  • Срок хранения, определенный перечнем;
  • Примечания (графа для внесения изменений в данные);
  • Количество документов, подшитых в папку;
  • Суммарное количество листов;
  • Сведения об ответственном лице (должность, ФИО, подпись).

Приведенный в Правилах работы архивов образец внутренней описи личного дела не ограничивает способы ее оформления. Регистр может быть оформлен от руки или с помощью компьютера. Можно использовать как чистый лист формата А4, так и фирменный бланк компании. Как правило, оформляется один экземпляр для каждого дела.

Смотрите так же:  Трудовой договор от физического лица с физическим лицом образец

Бланк внутренней описи документов личного дела

Приведенный ниже бланк внутренней описи документов личного дела можно скачать на нашем портале. Он разработан в соответствие с Приложением 10 к Правилам работы архивов. Отметим, что при необходимости работодатель может самостоятельно разработать подобный бланк и утвердить его локальным нормативным актом компании.

Как заполнять внутреннюю опись личного дела?

Регистр документов крайне важен для их учета и систематизации. Именно поэтому к его заполнению необходимо подходить ответственно. При оформлении рекомендуется придерживаться следующих правил:

  • Важно своевременно фиксировать поступающие в дело бумаги, а также факты их изъятия. В течение всей трудовой деятельности работника его досье будет пополняться новыми документами, учет которых важен для сохранения эффективности документооборота.
  • В некоторых случаях расширение досье не позволяет поместить полный перечень бумаг на одном листе. В такой ситуации допустимо оформить регистр на двух или более листах. Отметим, что нумерация при этом ведется отдельно и не является сквозной.
  • Если ведение досье по тем или иным причинам прекращается, дело передается в архив компании. В этом случае в регистр вносится последний документ: копия приказа об увольнении. После этого оставшиеся незаполненные строки необходимо перечеркнуть, чтобы исключить возможность внесения дополнительной информации.
  • При заполнении документа нельзя допускать ошибок и неточностей, т.к. он служит важным элементом внутреннего кадрового документооборота.
  • Информация, содержащаяся в деле, является конфиденциальной и охраняется законом о персональных данных. Даже после увольнения досье не передается на руки сотруднику, а храниться в компании.
  • Срок хранения описей определяется установленными сроками хранения личных дел, т.к. она сдается на хранение в их составе. Срок хранения в архиве досье рядовых сотрудников – 75 лет, а сотрудников, занимающих руководящие позиции, – постоянно.

Внутренняя опись личного дела: образец заполнения

Приведенный ниже образец заполнения внутренней описи личного дела соответствует Приложению 10 к Правилам работы архивов и является примером незакрытого регистра, т.е. данный сотрудник все еще трудится в организации.

Опись документов в личном деле работника — образец

Опись документов в личном деле работника — образец данного регистра представлен в этой статье — предусмотрена действующими архивными правилами. Подробнее о значении и порядке заполнения описи читайте ниже.

Зачем нужна опись?

Личные дела работников формируются из множества документов, некоторые из которых являются обязательными, например, копии тех бумаг, что представляются будущим сотрудником при приеме на работу. При этом каждая компания самостоятельно решает, какой состав может быть у таких дел, поэтому содержание описей у различных работодателей будет различаться. Так, некоторые работодатели при приеме на работу могут потребовать предоставить автобиографию или рекомендательное письмо.

Опись документов оформляется в форме регистра, в который в хронологически строгом порядке заносятся сведения о той документации, которая сформировала/пополнила личное дело.

Как организовать с нуля кадровое делопроизводство в компании, расскажем в этой статье.

Порядок составления описи

Личные дела сотрудников в негосударственных (немуниципальных) компаниях отнесены к архивным документам частной собственности (подп. 3 ч. 1 ст. 3 и подп. 3 ч. 1 ст. 9 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Что касается срока их хранения, то он составляет:

  • не менее 75 лет, если они были созданы до 2003 года (подп. 3 п. 1 ст. 22.1 закона № 125-ФЗ),
  • не менее 50 лет, если они были созданы после 2003 года (подп. 3 п. 2 ст. 22.1 закона № 125-ФЗ).

Порядок хранения архивных документов должен быть организован в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Федерального архивного агентства от 06.02.2002 (далее — Архивные правила). В соответствии с п. 6.4.5.1 указанных Архивных правил опись — это первичный учетный документ для учета дел по личному составу, а также для дел, срок хранения которых превышает 10 лет.

Исходя из вышеизложенного, ясно, что такой регистр, как опись для документов с очень долгим сроком сохранения, должен присутствовать в деле. Для оформления описи предусмотрена унифицированная форма, утвержденная Архивными правилами (приложения 2, 10).

В отличие от другой ценной документации ( у которой опись, как правило, располагается последней по списку), в личном деле она находится в самом начале. В ней перечисляется вся подшитая в личное дело документация. Так, в табличную часть данного регистра вносится следующая информация о документах:

  • номер по порядку;
  • индекс;
  • дата составления (или крайние даты и срок хранения);
  • заглавие;
  • номера листов.

При этом обычно опись состоит из нескольких страниц, которые нумеруются отдельно от сквозного учета страниц в самом личном деле. В личных делах такие документы, как приказы/распоряжения, справки, заявления/ходатайства, извлечения из приказов, свидетельства и пр., располагаются в строгом хронологическом порядке — от самых первых к последним. Вначале подшивается вся документация, касающаяся приема на работу, а в самом конце — все, что связано с увольнением.

С формами и видами приказов по личному составу знакомьтесь по ссылке.

Опись должна быть подписана составителем (обычно это тот же сотрудник, который ведет личное дело) с обязательной расшифровкой его должности и Ф. И. О. Обязательно должна стоять дата составления — она проставляется по завершении наполнения личного дела.

Где можно найти образец описи документов из личного дела работника?

Для того чтобы не ошибиться при заполнении описи, предлагаем вам ознакомиться с образцом, в котором приведено правильное заполнение сведений о кадровой документации.

Скачать образец вышеуказанной описи вы сможете на нашем сайте:

Личные дела сотрудников должны содержать опись. Опись в личном деле располагается в самом начале. По ходу наполнения личного дела в опись вносятся данные обо всех новых документах.