Как оформить данные в виде списка в excel

Excel работает за вас

Thanks for Visiting

Нумерованный список в Excel. Как пронумеровать строки в Excel?

Если мы пишем текст в Excel, например в качестве описания к таблице или диаграмме, рано или поздно мы сталкиваемся с вопросом: «Как правильно сделать нумерованный список в Excel?». Способов создать нумерованный список или список с маркерами всего два — внутри ячейки или 1 строка = 1 ячейке. Внутри статьи подробнее о каждом.

1. Нумерованный список в Excel в одной ячейке

Довольно часто для описания по пунктам требуется список структурой — это значительно упрощает восприятие текста. Но если вариант один пункт — одна строка не подходит, т.е. все надо уместить в 1 ячейку (если, например, количество ячеек ограничено).

Маркер или номер в ячейке:

Самый простой и видимо единственный способ — вставить маркер или номер копированием.

Выберите текст, который надо сделать красивым списком

Выберите вкладку Вставка- раздел Текст — Символ

Найдите нужный символ например «•», прокопируйте этот символ в каждую строку внутри ячейки. Должно получиться как на заглавной картинке.

Чтобы быстро вызвать именно этот символ «•» (т.н. маркер), зажмите Alt и наберите на клавиатуре чисел справа код символа — 0149.

Чтобы сделать перенос строки в одной ячейке используйте сочетание Alt + Enter

2. Нумерованный список в нескольких строках. Нумеровка строк в Эксель

Здесь уже помогут стандартные способы Excel.

Как пронумеровать строки в Эксель. Без формул:

Введите число 1 и 2 в соседние ячейки списка и наведите курсор на квадрат в нижней правой границе ячейке. Зажмите левую кнопку мыши и протяните вниз

Еще лучше, если после наведения вы кликните двойным щелчком — данные заполняться до конца диапазона. Это особенно удобная функция Excel — подробнее читайте в отдельной статье

Автоматическая нумерация строк в Excel

Для простого определения номера строки в ячейке есть функция =СТРОКА(). Соответственно можно вернуть и номер строки в таблице. Это очень удобно

3. Маркерованый список в нескольких строках

Чтобы в ячейке автоматически проставлялся маркер нужно внести изменения в пользовательский формат ячейки.

Выделите нужные ячейки

Зайдите в меню Формат ячейки (Правой кнопкой мыши — Формат Ячеек)

Во вкладке Число, найдите пункт (все форматы)

В поле тип введите символ-маркер, пробел, знак собака @ («• @») — теперь во всех ячейках в перед текстом будет стоять маркер «•».

Тоже вполне удобно для оформления текста в Excel.

В целом, стоит признать, что работу с текст удобнее и правильнее вести в Word. Но и в Excel есть несколько удобный вариантов, как это сделать быстро.

Пример файла из этой статьи.

Ввод данных из списка значений. Часть 1: Выпадающий список в MS EXCEL

При заполнении ячеек данными иногда необходимо ограничить возможность ввода определенным списком значений. Например, при заполнении ведомости ввод фамилий сотрудников с клавиатуры можно заменить выбором из определенного заранее списка (табеля).

Одним из вариантов заполнения ячеек является выбор значений из заранее определенного списка в MS EXCEL. Предположим, что в таблицу ведомости необходимо вводить фамилии сотрудников. Чтобы не ошибиться с написанием фамилий можно предварительно создать список всех сотрудников организации, а заполнение ведомости свести к выбору фамилии из этого списка.

Инструмент Проверка данных (Данные/ Работа с данными/ Проверка данных ) с условием проверки Список, как раз предназначен для решения нашей задачи: с помощью него можно создать Выпадающий (раскрывающийся) список (см. Файл примера ).

  • создайте список фамилий сотрудников, например в диапазоне D1:D10 ;

  • выделите в ячейку D1заголовок Сотрудники;
  • выделите диапазон D2:D10, в поле Имя, слева от Строки формул введите Сотрудники и нажмите ENTER, либо, выделив диапазон D1:D10через команду меню Создать из выделенного фрагмента ( Формулы/ Определенные имена ).

СОВЕТ :
Если в будущем потребуется пополнять список сотрудников, то придется вручную модифицировать границы именованного диапазона. Как обойти это неудобство читайте в статье Динамический диапазон.

Теперь создадим Выпадающий список для ввода фамилий в ведомость:

  • выделите ячейки ведомости, куда будут вводиться фамилии сотрудников, например А2:А5;
  • вызовите инструмент Проверка данных ( Данные/ Работа с данными/ Проверка данных );
  • установите условие проверки Список;
  • в поле Источник введите =Сотрудники;

Теперь при выделении любой ячейки из диапазона А2:А5, справа от ячейки будет появляться кнопка со стрелкой, нажав на которую можно выбрать необходимую фамилию.

Проверку данных можно настроить так, чтобы при вводе фамилий не из списка появлялось окно с описанием ошибки (для этого во вкладке Сообщение для ввода введите необходимый текст).

Недостатком этого решения является то, что у пользователя есть потенциальная возможность ввести в ведомость повторяющиеся фамилии. Для того, чтобы контролировать появление повторяющихся фамилий, можно использовать идеи из статьи Ввод данных из списка значений. Часть 2. Выпадающий список с контролем дублирования.

Добавление списка или поля со списком на лист в Excel

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .

Если вам нужно отобразить список значений, которые сможет выбирать пользователь, добавьте на лист список.

Добавление списка на лист

Создайте перечень элементов, которые должны отображаться в списке, как показано на рисунке.

На вкладке Разработчик нажмите кнопку Вставить.

Примечание: Если вкладка Разработчик не отображается, на вкладке Файл выберите Параметры > Настроить ленту. В списке Основные вкладки установите флажок для вкладки Разработчик и нажмите кнопку ОК.

В разделе Элементы управления формы выберите элемент управления Список (элемент управления формы).

Щелкните ячейку, в которой нужно создать список.

Нажмите кнопку Свойства и на вкладке Элемент управления задайте необходимые свойства:

В поле Формировать список по диапазону введите диапазон ячеек, содержащий список значений.

Примечание: Если нужно отобразить в списке больше элементов, можно изменить размер шрифта для текста.

В поле Связь с ячейкой введите ссылку на ячейку.

Совет: Выбираемая ячейка содержит число, связанное с элементом, выбранным в списке. Его можно использовать в формуле для получения фактического элемента из входного диапазона.

В группе Возможен выбор установите переключатель одинарного значения и нажмите кнопку ОК.

Примечание: Если вы хотите выбрать параметр набора значений или списка значений, подумайте о том, чтобы использовать элемент ActiveX «Список».

Добавление поля со списком на лист

Упростите ввод данных для пользователей, позволив им выбирать значение из поля со списком. Поле со списком состоит из текстового поля и списка, которые вместе образуют раскрывающийся список.

Можно добавить поле со списком одного из двух типов: элемент управления формы или элемент ActiveX. Если необходимо создать поле со списком, в котором пользователь сможет изменять текст в текстовом поле, рассмотрите возможность использования элемента ActiveX «Поле со списком». Элемент ActiveX «Поле со списком» более универсален: вы можете изменить свойства шрифта, чтобы текст было легче читать на листе с измененным масштабом. Кроме того, такое поле со списком можно программно разместить в ячейках, содержащих список проверки данных.

Смотрите так же:  Помощник прокурора зарплата 2019

Выберите столбец, который можно скрыть на листе, и создайте список, введя по одному значению в ячейки.

Примечание: Можно также создать список на другом листе той же книги.

На вкладке Разработчик нажмите кнопку Вставить.

Примечание: Если вкладка Разработчик не отображается, на вкладке Файл выберите Параметры > Настроить ленту. В списке Основные вкладки установите флажок для вкладки Разработчик и нажмите кнопку ОК.

Выберите тип поля со списком, которое нужно добавить:

в разделе Элементы управления формы выберите элемент управления Поле со списком (элемент управления формы);

в разделе Элементы ActiveX выберите элемент управления Поле со списком (элемент ActiveX).

Щелкните ячейку, в которую нужно добавить поле со списком, и нарисуйте его с помощью перетаскивания.

Чтобы изменить размер поля, наведите указатель мыши на один из маркеров изменения размера и перетащите границу элемента управления до достижения нужной высоты и ширины.

Чтобы переместить поле со списком на листе, выделите его и перетащите в нужное место.

Форматирование элемента управления формы «Поле со списком»

Щелкните правой кнопкой мыши поле со списком и выберите команду Формат объекта.

Откройте вкладку Элемент управления и настройте следующие параметры.

Формировать список по диапазону: введите диапазон ячеек, содержащий список элементов.

Связь с ячейкой: поле со списком можно связать с ячейкой, где отображается номер элемента при его выборе из списка. Введите номер ячейки, где должен отображаться номер элемента.

Например, в ячейке C1 отображается значение 3, если выбрать пункт Фруктовое мороженое, так как это третий элемент в списке.

Совет: Чтобы вместо номера отображать сам элемент, можно воспользоваться функцией ИНДЕКС. В нашем примере поле со списком связано с ячейкой B1, а диапазон ячеек для списка — A1:A2. Если в ячейку C1 ввести формулу =ИНДЕКС(A1:A5;B1), то при выборе третьего пункта в ячейке C1 появится текст «Фруктовое мороженое».

Количество строк списка: количество строк, которые должны отображаться, если щелкнуть стрелку вниз. Например, если список содержит 10 элементов и вы не хотите использовать прокрутку, вместо значения по умолчанию введите 10. Если ввести число, которое меньше количества элементов в списке, появится полоса прокрутки.

Нажмите кнопку ОК.

Форматирование элемента ActiveX «Поле со списком»

На вкладке Разработчик нажмите кнопку Режим конструктора.

Щелкните правой кнопкой мыши поле со списком и выберите пункт Свойства. Откройте вкладку Alphabetic (По алфавиту) и измените нужные свойства.

Вот как можно настроить свойства поля со списком на этом рисунке:

Как создать список в Excel

В этой статье мы рассмотрим как создавать списки в Excel (всплывающий или выпадающий список). Создавать списки не так трудно. Нужно тщательно подходить к формированию списка Excel, ведь правильно подобранный список возможных значений поможет в работе пользователю формы, отчета и документа в целом. Список нужно использовать, например, в тех документах, где возникает необходимость периодически заполнять ячейки типовыми данными (в том числе и при работе с документом в общем доступе). Список Excel избавит вас от проверки значений на предмет корректности заполнения и орфографии, ведь порой опечатки или вариации на тему того или иного названия, термина может в дальнейшем заметно осложнить консолидацию данных. Итак, приступим к созданию выпадающего списка. Допустим у нас есть список значений, из которых должен производиться выбор:

Данные для отображения в списке

Сделаем в ячейке E2 список. Для этого выделим ячейку E2 и перейдя на ленте на вкладку «Данные» кликнем на кнопку «Проверка данных» и в появившемся диалоговом окне в «Типе данных» укажем «Список»:

Обращаемся к меню списка

В этом же диалоговом окне укажем диапазон интересующих наc данных, а именно $C$3:$C$8:

Выбираем диапазон значений списка

Жмем «ОК», в ячейке E2 получили список:

Список готов. Если есть вопросы — обязательно задавайте!

В разделе Видео Уроки Вы можете найти Видео на эту тему.

Очень надеемся, что наша статья помогла Вам в решении Вашей проблемы. Будем благодарны, если Вы нажмете +1 и/или Мне нравится внизу данной статьи или поделитесь с друзьями с помощью кнопок расположенных ниже.

Структурирование (группировка) данных на листе

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .

Для группировки и суммирования данных в списке можно создать структуру, включающую до восьми уровней, по одному для каждой группы. Каждый внутренний уровень, представленный большим числом в символы структуры, отображает детали для предшествующего внешнего уровня. При этом внешний уровень представляется меньшим числом в символах структуры документа. Используйте многоуровневую структуру для быстрого отображения итоговых строк или столбцов или вывода подробных данных для каждой группы. Можно создать многоуровневую структуру из строк (как показано в примере ниже), столбцов или из строк и столбцов.

1. Чтобы отобразить строки уровня, щелкните соответствующие символы структуры .

2. Уровень 1 содержит сумму продаж по всем строкам с подробными данными.

3. Уровень 2 содержит сумму продаж по каждому месяцу в каждом регионе.

4. Уровень 3 содержит строки с подробными данными (в данном случае строки с 11 по 13).

5. Чтобы отобразить или скрыть данные в многоуровневой структуре, щелкните символы структуры и .

Создание многоуровневой структуры из строк

Убедитесь в том, что в первой строке каждого столбца данных, для которых требуется создать структуру, имеется заголовок, что каждый столбец содержит данные одного типа и что в диапазоне данных отсутствуют пустые строки или столбцы.

Убедитесь, что в строках данных также содержится строка итогов — промежуточный итог. Выполните одно из указанных ниже действий.

Вставка итоговых строк при помощи команды Итоги

Используйте команду Итоги для вставки функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ непосредственно под или над каждой группой строк с подробными данными и для автоматического создания многоуровневой структуры. Подробнее об использовании функции «Итоги» читайте в статье Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ.

Вставка собственных итоговых строк

Вставьте собственные итоговые строки с формулами непосредственно под или над каждой группой строк с подробными данными. Например, под (или над) строками данных о продажах за март и апрель используйте функцию СУММ, чтобы подсчитать промежуточные итоговые данные по продажам за эти месяцы. Этот пример показан в таблице далее в этой статье.

Укажите расположение строк итогов: над или под строками с данными. На вкладке Данные в группе Структура нажмите кнопку вызова диалогового окна Структура.

Если строки итогов расположены над строками с данными, снимите флажок итоги в строках под данными. В ином случае установите только этот флажок.

Для структурирования данных выполните одно из следующих действий.

Автоматическое структурирование данных

При необходимости выберите ячейку в диапазоне.

На вкладке Данные в группе Структура щелкните стрелку рядом с пунктом Группировать, а затем выберите пункт Создать структуру.

Структурирование данных вручную

Важно: Группируя уровни структуры вручную, отобразите на экране все данные во избежание ошибок группировки строк.

Структурируйте внешнюю группу.

Структурирование внешней группы

Выделите все подчиненные итоговые строки и соответствующие им строки с данными.

В приведенном ниже примере строка 6 содержит промежуточные итоговые данные для строк со 2-й по 5-ю, строка 10 содержит промежуточные итоговые данные для строк с 7-й по 9-ю, а строка 11 содержит общий итог. Для группировки всех подробных данных для строки 11 выделите строки со 2-й по 10-ю.

Итого за апрель

Итого по Восточному

Важно: При выделении столбцов не включайте в диапазон данных итоговую строку.

Смотрите так же:  Договор на обслуживание 1 с предприятия

На вкладке Данные в группе Структура выберите Группировать > Строки, а затем нажмите ОК.

Рядом с группой на экране появятся знаки структуры.

Или структурируйте внутреннюю вложенную группу — строки с данными для определенного раздела данных.

Структурирование внутренней вложенной группы (групп строк с данными)

Для каждой внутренней вложенной группы выберите строки с подробными данными, соответствующие итоговой строке.

В приведенном ниже примере для группировки строк со 2-й по 5-ю, у которых имеется итоговая строка 6, выберите строки со 2-й по 5-ю. Для группировки строк с 7-й по 9-ю, у которых имеется итоговая строка 10, выделите строки с 7-й по 9-ю.

Итого за апрель

Итого по Восточному

Важно: При выделении строк не включайте в диапазон данных итоговую строку.

На вкладке Данные в группе Структура выберите Группировать.

Рядом с группой на экране появятся знаки структуры.

Продолжайте выделение и группировку внутренних строк до тех пор, пока не будут созданы все необходимые уровни структуры.

Чтобы разгруппировать строки, выделите их, а затем на вкладке Данные в группе Структура выберите команду Разгруппировать.

Выделенные элементы структуры также можно разгруппировать без удаления всей структуры. Удерживая клавишу SHIFT, щелкните соответствующую группе кнопку или , а затем на вкладке Данные в группе Структура нажмите кнопку Разгруппировать..

Важно: Если во время разгруппировки структуры подробные данные скрыты, строки с подробными данными могут также не отображаться. Для отображения данных перетащите указатель через номера видимых строк рядом со скрытыми строками. На вкладке Главная в группе Ячейки нажмите кнопку Формат, выберите пункт Скрыть или отобразить, а затем нажмите кнопку Отобразить строки.

Создание многоуровневой структуры из столбцов

Убедитесь в том, что в первом столбце каждой строки данных, для которых требуется создать структуру, имеется заголовок, что каждая строка содержит данные одного типа и что в диапазоне данных отсутствуют пустые строки или столбцы.

Вставьте собственные итоговые столбцы с формулами непосредственно справа или слева от каждой группы строк с подробными данными. В таблице, приведенной в шаге 4, показан пример.

Примечание: Для структурирования данных по столбцам обязательно наличие итоговых столбцов с формулами, которые ссылаются на ячейки в каждом из столбцов с подробными данными этой группы.

Укажите место расположения итогового столбца справа или слева от столбца с подробными данными. На вкладке Данные в группе Структура нажмите кнопку вызова диалогового окна Структура.

Указание расположения итогового столбца

На вкладке Данные в группе Структура нажмите кнопку вызова диалогового окна Структура.

Для определения места расположения итогового столбца слева от столбца с подробными данными снимите флажок Итоги в столбцах справа от данных. Для задания места расположения итогового столбца справа от столбца с подробными данными установите флажок Итоги в столбцах справа от данных.

Нажмите кнопку ОК.

Чтобы структурировать данные, выполните одно из перечисленных ниже действий.

Автоматическое структурирование данных

При необходимости выберите ячейку в диапазоне.

На вкладке Данные в группе Структура щелкните стрелку под пунктом Группировать, а затем выберите Создать структуру.

Структурирование данных вручную

Важно: Группируя уровни структуры вручную, отобразите на экране все данные во избежание ошибок при группировке столбцов.

Структурируйте внешнюю группу.

Структурирование внешней группы (всех строк, кроме общего итога)

Выделите все подчиненные итоговые столбцы и соответствующие им столбцы с подробными данными.

В приведенном ниже примере столбец E содержит промежуточные итоговые данные для столбцов с B по D, столбец I содержит промежуточные итоговые данные для столбцов с F по H, а столбец J содержит общий итог. Для группировки всех исходных данных для столбца J выделите столбцы с B по I.

Важно: При выборе не включайте итоговую строку J (общий итог).

На вкладке Данные в группе Структура выберите Группировать.

Рядом с группой на экране появятся символы структуры.

При необходимости структурируйте внутреннюю вложенную группу (отдельные группы столбцов с данными).

Структурирование внутренней вложенной группы (групп столбцов с данными)

Для каждой внутренней вложенной группы выберите столбцы с подробными данными, соответствующие итоговому столбцу.

В приведенном ниже примере для группировки столбов с B по D, у которых имеется итоговый столбец E, выделите столбцы с B по D. Для группировки столбов с F по H, у которых имеется итоговый столбец I, выделите столбцы с F по H.

Важно: При выделении столбцов не включайте в диапазон данных итоговый столбец этой группы.

На вкладке Данные в группе Структура выберите Группировать.

Рядом с группой на экране появятся знаки структуры.

Продолжайте выделение и группировку внутренних столбцов до тех пор, пока не будут созданы все необходимые уровни структуры.

Для разгруппировки столбцов выделите необходимые столбцы, а затем на вкладке Данные в группе Структура нажмите кнопку Разгруппировать.

Выделенные элементы структуры также можно разгруппировать без удаления всей структуры. Удерживая клавишу SHIFT, щелкните соответствующую группе кнопку или , а затем на вкладке Данные в группе Структура нажмите кнопку Разгруппировать..

Если во время разгруппировки структуры подробные данные скрыты, столбцы с подробными данными могут также не отображаться. Для отображения данных перетащите указатель через номера видимых столбцов рядом со скрытыми столбцами. На вкладке Главная в группе Ячейки нажмите кнопку Формат, выберите пункт Скрыть или отобразить, а затем нажмите кнопку Отображение столбцов

Отображение и скрытие структурированных данных

Если символы структуры документа ( , и ) не отображаются, нажмите кнопку Microsoft Office , а затем — Параметры Excel (в Excel 2007). В других версиях откройте вкладку Файл и выберите Параметры. Затем выберите категорию Дополнительно и в разделе Показать параметры для следующего листа выберите лист и установите флажок Показывать символы структуры (при наличии структуры).

Нажмите кнопку ОК.

Выполните одно или несколько из указанных ниже действий.

Отображение или скрытие подробных данных для группы

Чтобы показать подробные данные группы, нажмите соответствующую этой группе кнопку .

Чтобы скрыть подробные данные группы, нажмите соответствующую этой группе кнопку .

Развертывание или свертывание структуры до определенного уровня

Среди символов структуры нажмите кнопку с номером необходимого уровня. Подробные данные более низких уровней будут скрыты.

Например, если в структуре четыре уровня, можно скрыть четвертый уровень, нажав кнопку , при этом оставшиеся три уровня будут отображаться.

Отображение или скрытие всех структурированных данных

Чтобы отобразить все подробные данные, нажмите кнопку самого нижнего уровня среди символов структуры . Например, если в структуре три уровня, нажмите .

Чтобы скрыть все подробные данные, нажмите .

Настройка многоуровневой структуры со стилями

Для представления структурированных строк в Microsoft Excel используются такие стили, как «УровеньСтрок_1» и «УровеньСтрок_2», а для представления структурированных столбцов — «УровеньСтолб_1» и «УровеньСтолб_2». В этих стилях для выделения итоговых строк или столбцов используется полужирное, курсивное и другое форматирование текста. Изменяя способы форматирования, определенные для каждого из стилей, можно применять различные способы оформления текста и ячеек многоуровневой структуры. Применить стиль можно как в процессе создания многоуровневой структуры, так и после него.

Выполните одно или несколько из указанных ниже действий.

Автоматическое назначение стиля итоговой строке или столбцу

На вкладке Данные в группе Структура нажмите кнопку вызова диалогового окна Структура.

Установите флажок Автоматические стили.

Назначение стиля существующей итоговой строке или столбцу

Выделите ячейки, к которым необходимо применить стили.

На вкладке Данные в группе Структура нажмите кнопку вызова диалогового окна Структура.

Установите флажок Автоматические стили.

Нажмите кнопку Применить стили.

Для форматирования структурированных данных также можно применять автоформаты.

Копирование структурированных данных

Если символы структуры документа ( , и ) не отображаются, нажмите кнопку Microsoft Office , а затем — Параметры Excel (в Excel 2007). В других версиях откройте вкладку Файл и выберите Параметры. Затем выберите категорию Дополнительно и в разделе Показать параметры для следующего листа выберите лист и установите флажок Показывать символы структуры (при наличии структуры).

Символы структуры , и можно использовать для скрытия подробных данных, не предназначенных для копирования.

Смотрите так же:  Заявление для получения единовременного пособия при рождении ребенка

Выделите диапазон итоговых строк.

На вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Найти и выделить, а затем выберите команду Перейти.

Нажмите кнопку Выделить группу ячеек.

Выберите пункт только видимые ячейки.

Нажмите кнопку ОК, а затем скопируйте данные.

Скрытие или удаление многоуровневой структуры

Примечание: При скрытии или удалении структуры удаления данных не происходит.

Скрытие многоуровневой структуры

В Excel 2007 нажмите кнопку Microsoft Office , а затем — Параметры Excel. В других версиях откройте вкладку Файл и выберите Параметры. Затем выберите категорию Дополнительно и в разделе Показать параметры для следующего листа выберите лист, содержащий структуру, которую нужно скрыть, и снимите флажок Показывать символы структуры (при наличии структуры).

Удаление многоуровневой структуры

На вкладке Данные в группе Структура щелкните Разгруппировать, а затем выберите пункт Удалить структуру.

Важно: Если во время удаления многоуровневой структуры подробные данные скрыты, то строки или столбцы с подробными данными могут также не отображаться. Для просмотра данных выделите номера или буквы видимых соседних строк или столбцов соответственно. На вкладке Главная в группе Ячейки нажмите кнопку Формат, выберите пункт Скрыть или отобразить, а затем нажмите кнопку Отобразить строки или кнопку Отображение столбцов.

Создание итогового отчета с диаграммой

Рассмотрим ситуацию, когда требуется создать итоговый отчет, содержащий только итоговые данные и диаграмму итогов. Для этого можно выполнить действия, указанные ниже.

Создание итогового отчета.

Скройте подробные данные, щелкнув символы структуры , и для отображения только итоговых данных, как показано на следующем примере структуры строки:

Создание диаграммы для итогового отчета

Выделите итоговые данные, которые требуется представить в виде диаграммы.

Например, для построения диаграммы только по итоговым данным Батурина и Белова, а не по общим итогам, выделите ячейки с A1 по C11, как показано в примере выше.

Создайте диаграмму. Например, на вкладке Вставка в группе Диаграммы выберите рекомендуемые диаграммы или выберите другой тип диаграмм.

Например, при создании диаграммы с помощью мастера диаграмм она будет выглядеть, как в следующем примере.

При отображении или скрытии данных в структурированном списке эти изменения отображаются и на диаграмме.

Выпадающий список в ячейке листа

У кого мало времени и нужно быстро ухватить суть — смотрим обучающее видео:

Кому интересны подробности и нюансы всех описанных способов — дальше по тексту.

Способ 1. Примитивный

Один щелчок правой кнопкой мыши по пустой ячейке под столбцом с данными, команда контекстного меню Выбрать из раскрывающегося списка (Choose from drop-down list) или нажать сочетание клавиш ALT+стрелка вниз. Способ не работает, если ячейку и столбец с данными отделяет хотя бы одна пустая строка или вам нужен товар, который еще ни разу не вводился выше:

Способ 2. Стандартный

  1. Выделите ячейки с данными, которые должны попасть в выпадающий список (например, наименованиями товаров).
  2. Если у вас Excel 2003 или старше — выберите в меню Вставка — Имя — Присвоить(Insert — Name — Define), если Excel 2007 или новее — откройте вкладку Формулы (Formulas) и воспользуйтесь кнопкой Диспетчер имен (Name Manager), затем Создать. Введите имя (можно любое, но обязательно без пробелов и начать с буквы!) для выделенного диапазона (например Товары). Нажмите ОК.
  3. Выделите ячейки (можно сразу несколько), в которых хотите получить выпадающий список и выберите в меню (на вкладке) Данные — Проверка (Data — Validation). Из выпадающего списка Тип данных (Allow) выберите вариант Список (List) и введите в строчку Источник (Source) знак равенства и имя диапазона (т.е. =Товары).

Важный нюанс. В качестве источника данных для списка может выступать и динамический именованный диапазон, например прайс-лист. Тогда при дописывании новых товаров к прайсу, они будут автоматически добавляться к выпадающему списку. Еще одним часто используемым трюком для таких списков является создание связанных выпадающих списков (когда содержимое одного списка меняется в зависимости от выбора в другом).

Способ 3. Элемент управления

Этот способ представляет собой вставку на лист нового объекта — элемента управления «поле со списком» с последующей привязкой его к диапазонам на листе. Для этого:

  1. В Excel 2007/2010 откройте вкладку Разработчик (Developer). В более ранних версиях — панель инструментов Формы (Forms) через меню Вид — Панели инструментов — Формы (View — Toolbars — Forms). Если этой вкладки не видно, то нажмите кнопку Офис — Параметры Excel флажок Отображать вкладку Разработчик на ленте (Office Button — Excel Options — Show Developer Tab in the Ribbon)
  2. Найдите значок выпадающего списка среди элементов управления форм (не ActiveX!). Ориентируйтесь по всплывающим подсказкам — Поле со списком:

    Щелкните по значку и нарисуйте небольшой горизонтальный прямоугольник — будущий список.
  3. Щелкните по нарисованному списку правой кнопкой мыши и выберите команду Формат объекта (Format control). В появившемся диалоговом окне задайте
    • Формировать список по диапазону — выделите ячейки с наименованиями товаров, которые должны попасть в список
    • Связь с ячейкой — укажите ячейку куда нужно выводить порядковый номер выбранного пользователем элемента.
    • Количество строк списка — сколько строк показывать в выпадающем списке. По умолчанию — 8, но можно больше, чего не позволяет предыдущий способ.

После нажатия на ОК списком можно пользоваться.

Чтобы вместо порядкового номера элемента выводилось его название можно дополнительно использовать функцию ИНДЕКС (INDEX), которая умеет выводить содержимое нужной по счету ячейки из диапазона:

Способ 4. Элемент ActiveX

Этот способ частично напоминает предыдущий. Основное отличие в том, что на лист добавляется не элемент управления, а элемент ActiveX «Поле со списком» из раскрывающегося набора под кнопкой Вставить (Insert) с вкладки Разработчик (Developer):

Механизм добавления тот же — выбираем объект из списка и рисуем его на листе. А вот дальше начинаются серьезные отличия от предыдущего способа.

Во-первых, созданный выпадающий ActiveX список может находится в двух принципиально разных состояниях — режиме отладки, когда можно настраивать его параметры и свойства, двигать его по листу и менять размеры и — режиме ввода, когда единственное, что можно — выбирать из него данные. Переключение между этими режимами происходит с помощью кнопки Режим Конструктора (Design Mode) на вкладке Разработчик (Developer):

Если эта кнопка нажата, то мы можем настраивать параметры выпадающего списка, нажав соседнюю кнопку Свойства (Properties), которая откроет окно со списком всех возможных настроек для выделенного объекта:

Самые нужные и полезные свойства, которые можно и нужно настроить:

  • ListFillRange — диапазон ячеек, откуда берутся данные для списка. Выделить мышью диапазон он не даст, надо просто вписать его руками с клавиатуры (например, Лист2!A1:A5)
  • LinkedCell — связанная ячейка, куда будет выводиться выбранный из списка элемент
  • ListRows — количество отображаемых строк
  • Font — шрифт, размер, начертание (курсив, подчеркивание и т.д. кроме цвета)
  • ForeColor и BackColor — цвет текста и фона, соответственно

Большим и жирным плюсом этого способа является возможность быстрого перехода к нужному элементу в списке при вводе первых букв с клавиатуры(!), чего нет у всех остальных способов. Приятным моментом, также, является возможность настройки визуального представления (цветов, шрифтов и т.д.)

При использовании этого способа, также возможно указывать в качестве ListFillRange не только одномерные диапазоны. Можно, например задать диапазон из двух столбцов и нескольких строк, указав дополнительно, что выводить нужно два столбца (свойство ColumnCount=2). Тогда можно получить весьма привлекательные результаты, окупающие все потраченные на дополнительные настройки усилия: