Договоры о материальной ответственности срок хранения

Какие существуют виды материальной ответственности

Договоры о материальной ответственности – это основания для взыскания недостачи в полном объёме с виновников. Без подписания договора о матответственности вернуть свои деньги фирма сможет только в размере зарплаты сотрудника, допустившего возникновение убытков . Составляются, оформляются и хранятся подписанные договоры в строгом соответствии с правилами делопроизводства. Не стоит обращать внимания на личностные взаимоотношения, когда вопрос касается возможных рисков причинения ущерба компании.

Виды материальной ответственности

[wpsm_ads1] Субъектом матответственности может быть и сотрудник компании, и сама фирма в лице руководителя. Так администрация отвечает деньгами перед сотрудниками по статьям 234 – 237 Трудового кодекса:

  • за невыдачу зарплаты;
  • за порчу его личного имущества;
  • за незаконные действия в отношении сотрудника (неправомерное увольнение, перевод и т.д.).

А сотрудники (только физические лица, работающие по договору в компании) обязаны погасить нанесённый фирме вред по правилам 39-й главы ТК за убытки, причинённые:

  • пропажей или порчей вверенного имущества фирмы (или других лиц, перед которыми отвечает фирма);
  • преступлением.

При этом ответственность может быть ограниченной или полной.

[wpsm_titlebox title=»Важно» style=»3″]
Компания всегда несёт полную ответственность!
[/wpsm_titlebox]

Ограниченность означает, что виновник рискует отдать в счёт погашения долга свою месячную зарплату (ст.241 ТК). Полный размер убытков гасится только в том случае, если такое условие прописано в договоре о матответственности (ст.242 ТК).

При этом договоры могут заключаться:

  • с конкретными сотрудниками (индивидуальные);
  • с целым отделом, цехом, бригадой (коллективные).

Минтруд разработал формы договоров и закрепил их в Постановлении №85.

Заключение договора о материальной ответственности

Договоры о матответственности подписываются только тогда, если с сотрудниками заключались трудовые договоры и они не расторгнуты.

[wpsm_titlebox title=»Важно» style=»3″]
С заместителями директора и с главбухами отдельные договоры не заключаются, условие об ответственности прописывается в трудовом соглашении .
[/wpsm_titlebox]

85-м Постановлением определены профессии, должности и виды работ при выполнении которых допустимо подписание договоров об ответственности. То есть, если сотрудник никак не касается ценностей и не выполняет работу по перечню Постановления, оформление с ним договора незаконно.

Договоры оформляются по правилам:

  • каждая сторона договора должна иметь свой оригинал (при оформлении бригадной ответственности сотрудникам выдаются заверенные копии);
  • договор обязательно датируется;
  • в нём должны быть отражены сведения о компании (название, полномочия подписанта, реквизиты) и о сотруднике (ФИО, должность и отдел);
  • со стороны компании договор подписывает либо руководитель (по уставу), либо другой управленец (по доверенности).

Регистрация договоров о материальной ответственности

По правилам делопроизводства все договоры о матответственности должны храниться в номенклатурном деле (на папке с договорами должен быть обозначен номер дела по номенклатуре).

К делу обязательно должен быть приложен журнал регистрации. В журнал по порядку заносятся номера вложенных в дело договоров. При этом номера должны быть индивидуальными и не могут нарушать хронологический порядок.

Если дело закрыто (достигнут максимальный объём страниц – 250 или закончен календарный год), заводится новый том, а к нему новый журнал. При этом номера можно продолжить или начать сначала.

Срок хранения договоров материальной ответственности

По норме статьи 392 Трудового кодекса компания может взыскать убытки с виновника в течение года со дня обнаружения их возникновения . Для взыскания нужно основание: подписанный договор о матответственности.

Однако по норме ст.457 Перечня документов (Приказ Минкультуры №558) такие договоры должны храниться в делах или в архиве компании 5 лет. То есть, может случиться и так, что через 5 лет после увольнения работника обнаружится недостача. А взыскать её можно будет только в том случае, если в делах будет подписанный договор.

Так как никто не может быть уверенным, что такое не произойдёт, можно установить больший срок хранения договоров, ведь в Перечне указывается минимальный период.

[wpsm_titlebox title=»К сведению» style=»3″]
Можно поступить и так: заверенную копию договора или его оригинал по прошествии 5 лет с момента увольнения матответственного сотрудника нужно вложить в личное дело (оно должно храниться не меньше 75 лет).
[/wpsm_titlebox]

Если ущерб нанесён

При отсутствии договора и при условии, что вина сотрудника доказана, а убытки подсчитаны, директор имеет право приказом удержать деньги с зарплаты виновника (но не больше месячной официальной зарплаты).

Ответственность по договору может быть наложена судом, если соблюдены условия:

  • договор подписан;
  • вина доказана (по результатам ревизии);
  • убытки подсчитаны.

При этом не стоит забывать, что договоры о материальной ответственности подписываются только с официально устроенными сотрудниками. То есть к иску нужно ещё приложить копию трудового договора.

При взыскании можно обойтись и без суда: сотрудник и директор могут подписать соглашение о самостоятельном гашении убытков.

Договор о полной индивидуальной материальной ответственности

Казалось бы, полная материальная ответственность работника целиком отвечает интересам работодателя, поскольку обеспечивает восстановление его нарушенных прав и интересов. А договор о полной материальной ответственности расценивается многими работодателями как «палочка-выручалочка», позволяющая в любых ситуациях взыскать с работника причиненный вред в полном объеме. Но так ли это на самом деле? В каких случаях возможно заключение такого договора? Какие условия он должен содержать? И как взыскать ущерб, если работник не согласен с решением работодателя?

На основании ст. 21 Трудового кодекса РФ к основным обязанностям работника в области имущественных отношений с работодателем относятся:

1) бережное отношение к имуществу работодателя (в том числе к имуществу третьих лиц, находящемуся у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества) и других работников;

2) незамедлительное сообщение работодателю либо непосредственному руководителю о возникновении ситуации, представляющей угрозу сохранности имущества работодателя (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества).

Неисполнение или ненадлежащее исполнение работником обязанностей по обеспечению сохранности имущества работодателя предоставляет руководителю организации право привлекать его к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ, иными федеральными законами.

Трудовым законодательством установлено два вида материальной ответственности работников.

Словарь кадровика Под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам (ч. 2 ст. 238 ТК РФ)

Ограниченная материальная ответственность — это ответственность работника за причиненный ущерб в пределах своего среднего месячного заработка, если иное не предусмотрено ТК РФ или иными федеральными законами (ст. 241 ТК РФ).

Полная материальная ответственность, которая состоит в обязанности работника возмещать причиненный работодателю прямой действительный ущерб в полном размере (ст. 242 ТК РФ).

По общему правилу ни в трудовом договоре, ни в локальном нормативном акте организации не могут устанавливаться случаи полной материальной ответственности. Основания для взыскания с работника ущерба в полном объеме могут быть предусмотрены только федеральным законом.

Перечень случаев полной материальной ответственности определен в ст. 243 ТК РФ. К ним относятся:

  • наличие в федеральном законе указания на материальную ответственность работника;
  • недостача ценностей, вверенных работнику на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;
  • умышленное причинение работодателю прямого действительного ущерба;
  • причинение ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;
  • причинение ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;
  • причинение ущерба в результате административного проступка, установленного соответствующим государственным органом;
  • разглашение работником сведений, составляющих охраняемую законом тайну;
  • причинение работодателю прямого действительного ущерба не при исполнении трудовых обязанностей.

Обратите внимание: при причинении ущерба имуществу работодателя работником, с которым заключен договор о полной материальной ответственности, вина работника предполагается (презюмируется). Именно работник самостоятельно доказывает, что ущерб возник не по его вине.

Обратите внимание! Привлечение работника к материальной ответственности в полном размере причиненного ущерба может иметь место лишь в случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами

В некоторых случаях материальная ответственность за недостачу вверенного имущества предусмотрена федеральным законом в кратном размере.

Пунктом 6 ст. 59 Федерального закона от 08.01.1998 № З-ФЗ «О наркотических средствах и психотропных веществах» установлено — материальная ответственность в 100-кратном размере прямого действительного ущерба, причиненного юридическому лицу в результате недостачи наркотических средств, психотропных веществ или их прекурсоров, возлагается на работника указанного юридического лица, если неисполнение или ненадлежащее исполнение им трудовых обязанностей повлекло недостачу наркотических средств, психотропных веществ или их прекурсоров.

Федеральным законодательством регулируются основания и процедура заключения, изменения и прекращения договора о полной материальной ответственности, его содержание, устанавливаются требования, предъявляемые к работнику, с которым заключается такой договор.

К основным нормативным актам, помимо ТК РФ, следует отнести постановление Минтруда России от 31.12.2002 № 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности» (далее — Постановление № 85).

Ведомственными нормативными правовыми актами ряд положений федерального законодательства уточняется, конкретизируется.

В Методических указаниях по бухгалтерскому учету материально- производственных запасов, утв. приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н, указывается, что если в штате организации, подразделения отсутствует должность заведующего складом (кладовщика), то его обязанности могут быть возложены на другого работника организации с обязательным заключением с ним договора о полной материальной ответственности. Прием на работу и увольнение заведующих складами, кладовщиков и других материально ответственных лиц осуществляются по согласованию с главным бухгалтером организации (пп. 257 и 258).

ЗАКЛЮЧЕНИЕ ДОГОВОРА

Работодатель может заключить договор о полной материальной ответственности с работником только в двух случаях.

Случай 1. Если должность, занимаемая работником, включена в Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, утв. Постановлением № 85 (далее — Перечень).

Случай 2. Если работа, выполняемая работником, включена в Перечень.

Названный Перечень является исчерпывающим и расширительному толкованию не подлежит (письмо Роструда от 19.10.2006 № 1746-6-1). Локальными нормативными актами он не может быть дополнен.

Заключают договор о полной материальной ответственности в соответствии с правилами, установленными законодательством. ТК РФ устанавливает определенные требования, обязательные для выполнения.

Требование 1. Заключение договора возможно только с работниками, достигшими возраста 18 лет.

Требование 2. Работник должен обслуживать или использовать денежные, товарные ценности или иное имущество работодателя.

Требование 3. Должность или работа, выполняемая работником, должна быть предусмотрена в Перечне.

На практике имеют место случаи заключения договора о полной материальной ответственности с работником, хотя занимаемая им должность или выполняемая им работа не включена в Перечень.

Региональным отделением ФСС России был заключен договор о полной материальной ответственности со сторожем (вахтером) С., согласно которому работник принимает на себя полную материальную ответственность за недостачу вверенного ему работодателем имущества. Трудовым договором его обязанности были определены следующим образом: охрана гаража, проверка целостности охраняемого объекта, визуальный осмотр целостности решеток в окнах отделения Фонда.

Региональное отделение Фонда предъявило исковое требование в суд к С. о возмещении ущерба, возникшего в связи с кражей компьютерной техники из помещений отделения Фонда, обосновывая свое требование заключенным с работником договором о полной материальной ответственности. Решением районного суда в иске региональному отделению Фонда к сторожу С. отказано в связи с отсутствием вины, поскольку факт совершения кражи компьютерной техники был обнаружен после того, как С. сдал смену сменщику А. Фактическое заключение договора о полной материальной ответственности с работником, которому работодателем имущество не вверялось, неправомерно и не влечет для работника никаких правовых последствий.

Постановлением Минтруда России от 10.11.1992 № 31 «Об утверждении тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым профессиям рабочих» дана тарифно-квалификационная характеристика профессии сторожа (вахтера), согласно которой в его обязанности входит:

  • проверка целостности охраняемого объекта;
  • при выявлении неисправностей (взломанные двери, окна, замки, отсутствие пломб и печатей и др.), не позволяющих принять объект под охрану, он должен сообщить об этом лицу, которому он подчинен, представителю администрации и дежурному по отделению милиции и охранять следы преступления до прибытия представителей милиции;
  • дежурство в проходной организации и др.

Возлагаемые на сторожа (вахтера) обязанности свидетельствуют, что ему не вверяются материальные ценности. Таким образом, заключение договора о полной материальной ответственности с работником со стороны работодателя было неправомерным.

При заключении договора о материальной ответственности с работником работодатель должен соблюдать определенные процедуры.

Процедура 1. Заключение договора следует после заключения трудового договора, когда работник приступает к работе.

Процедура 2. Договор составляется в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу и для работника, и для работодателя. Один экземпляр находится у работника, второй — у работодателя. Целесообразно аналогично процедуре заключения трудового договора (ч. 1 ст. 67 ТК РФ) получение работником экземпляра договора о полной материальной ответственности подтвердить его подписью на экземпляре договора, хранящемся у работодателя.

Процедура 3. Изменение условий, их дополнение, прекращение действия договора осуществляется по письменному соглашению сторон, являющемуся неотъемлемой частью договора.

Летом этого года у нас произошел такой случай. Взяли на работу кладовщика. Заключили трудовой договор, а от подписания договора о полной материальной ответственности работник отказался. Мы, конечно, опешили, так как с таким поведением столкнулись впервые. Эта ситуация разрешилась для нас безболезненно — работник сам, проработав несколько дней, подал заявление об увольнении. Но на будущее хотелось бы знать, имеет ли право материально ответственный сотрудник отказаться от заключения договора о полной материальной ответственности и что предпринимать в подобных ситуациях работодателю?

При приеме на работу и заключении трудового договора определяется выполняемая работником трудовая функция, работник знакомится с предлагаемыми должностными обязанностями. Ему становится известно, что должность или работа, являющаяся предметом соглашения сторон трудового договора, включена в Перечень.

Поэтому после заключения трудового договора и выхода работника на работу заключение договора о полной материальной ответственности обязательно для работника, поскольку этим обеспечивается надлежащее выполнением им трудовых обязанностей и сохранность имущества работодателя.

Может ли работник отказаться от заключения договора о полной материальной ответственности? Такой отказ расценивается как дисциплинарный проступок, влекущий применение меры дисциплинарного взыскания.

В пункте 36 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» отмечается: если выполнение обязанностей по обслуживанию материальных ценностей является основной трудовой функцией работника, что оговорено при приеме на работу, и в соответствии с действующим законодательством с ним может быть заключен договор о полной материальной ответственности, о чем работник знал, отказ от заключения такого договора следует рассматривать как неисполнение трудовых обязанностей со всеми вытекающими последствиями.

Смотрите так же:  Образец договор найма комнаты

Необходимость заключать договор о полной материальной ответственности может возникнуть как при приеме работника на работу и заключении трудового договора, так и в последующем — при переводе работника на другую постоянную работу у того же работодателя, при совмещении профессий, должностей, при замещении временно отсутствующего работника и в других случаях.

При приеме на работу с работником был заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Недавно этот работник был переведен на другую должность, также относящуюся к числу должностей, при замещении которых работодатель может заключать с работниками письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности. Нужно ли перезаключать с работником договор о полной материальной ответственности в таком случае?

Из содержания Типовой формы договора о полной индивидуальной материальной ответственности (приложение 2 к Постановлению № 85) следует, что подобный договор заключается с работником, замещающим конкретную должность или выполняющим конкретную работу из числа поименованных в Перечне должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества. Названный Перечень содержится в приложении 1 к Постановлению № 85.

В письменном договоре о полной индивидуальной материальной ответственности должны быть перечислены непосредственные обязанности работника, возлагаемые на него в связи с принятием полной материальной ответственности за недостачу вверенного ему работодателем имущества, а также за ущерб, возникший у работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам. Вместе с тем в таком договоре должны быть указаны и обязанности работодателя по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, включая его обязанности по созданию работнику условий, необходимых для нормальной работы и обеспечения полной сохранности соответствующего имущества. При этом работодатель должен ознакомить работника с законодательством в части материальной ответственности работников за ущерб, причиненный работодателю, и иными нормативными актами о порядке хранения, приема, обработки, продажи (отпуска), перевозки, применения в процессе производства и осуществления других операций с переданным ему имуществом.

В соответствии с п. 5 Типовой формы договора о полной индивидуальной материальной ответственности срок действия соответствующего договора распространяется на все время работы с вверенным работнику имуществом работодателя.

Таким образом, при переводе работника с одной должности, содержащейся в Перечне, на другую должность, также указанную в Перечне, договор о полной индивидуальной материальной ответственности с работником должен быть перезаключен, так как при подобном переводе изменяется трудовая функция работника, а следовательно, круг его обязанностей по обеспечению сохранности вверенного ему имущества и объем такого имущества. То есть заключается новый договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

СОДЕРЖАНИЕ ДОГОВОРА

Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности утверждена Постановлением № 85.

В обязанности работника входит:

а) бережно относиться к вверенному ему имуществу работодателя и принимать меры к предотвращению ущерба;

б) своевременно сообщать работодателю либо непосредственному руководителю о всех обстоятельствах, угрожающих обеспечению сохранности вверенного ему имущества;

в) вести учет, составлять и представлять в установленном порядке товарно-денежные и другие отчеты о движении и остатках вверенного ему имущества;

г) участвовать в проведении инвентаризации, ревизии, иной проверке сохранности и состояния вверенного ему имущества.

Обязанности работодателя включают:

а) создание работнику условий, необходимых для нормальной работы и обеспечения полной сохранности вверенного ему имущества;

б) ознакомление работника с действующим законодательством о материальной ответственности работников за ущерб, причиненный работодателю, а также иными нормативными правовыми актами (в т. ч. локальными) о порядке хранения, приема, обработки, продажи (отпуска), перевозки, применения в процессе производства и осуществления других операций с переданным ему имуществом;

в) выполнение контрольных функций — проведение в установленном порядке инвентаризации, ревизии и других проверок сохранности и состояния имущества.

Типовая форма не называет прав работника, предоставляемых ему в связи с заключением данного договора. Права работника выводятся непосредственно из обязанностей, возлагаемых на работодателя.

К правам материально ответственного работника можно отнести:

  • право требовать от работодателя создания необходимых условий, обеспечивающих сохранность имущества;
  • право быть ознакомленным со всеми изменениями в законодательстве о порядке хранения, приема, обработки, продажи (отпуска), перевозки, применения в процессе производства и осуществления других операций с переданным ему имуществом.

Мы хотели бы расширить типовую форму договора о полной материальной индивидуальной ответственности и включить в него дополнительные положения, касающиеся прав и обязанностей сторон. Можно ли вносить такие изменения и дополнения в типовую форму?

Постановление № 85 прямо не предусматривает такой возможности. Однако следует отметить, что указанная форма достаточно лаконична и требует, на наш взгляд, более детального разъяснения отдельных ее положений, их дополнения в зависимости от условий работы в организации.?

Например, полагаем, что в договоре следует более подробно прописать обязанность работодателя по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, а именно: какие конкретно меры и действия работодатель должен предпринять в связи с этим.

Поэтому, думается, отдельные положения типовой формы о полной индивидуальной материальной ответственности могут и должны изменяться и дополняться сторонами договора в зависимости от условий работы в организации.

Но, внося соответствующие изменения и дополнения, следует все же помнить о том, что нельзя предусматривать в нем условия, ухудшающие положение работников по сравнению с действующим законодательством, в противном случае они просто не будут применяться.

Договор о полной материальной ответственности возлагает на работника ответственность только за недостачу вверенных ценностей.

Можно ли возложить полную материальную ответственность И не только за недостачу ценностей, но и за их порчу?

Желание работодателя возложить на работника полную материальную ответственность за порчу передаваемого ему товара свидетельствует о возложении на работника ответственности в размере, не предусмотренном ТК РФ, что ухудшает положение работника по сравнению с действующим законодательством.

При порче материальных ценностей, передаваемых работнику в связи с заключением договора о полной материальной ответственности, предел материальной ответственности определяется в соответствии со ст. 241 ТК РФ — за причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка, если иное не предусмотрено ТК РФ или иными федеральными законами.

ПРОВЕДЕНИЕ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ПРИ ЗАКЛЮЧЕНИИ ДОГОВОРА

В соответствии с п. 2 ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» проведение инвентаризации обязательно, в том числе в следующих случаях.

Словарь кадровика Под недостачей понимается неполное наличие материальных и денежных средств, обнаруженное в результате контроля, ревизии

Случай 1. Смена материально ответственных лиц.

Случай 2. Выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества.

Случай 3. Стихийное бедствие, пожар или другие чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями, и др.

После заключения договора о полной материальной ответственности необходимо провести инвентаризацию вверяемого работнику имущества, в ходе которой проверить и документально подтвердить его наличие, состояние и оценку. Нарушение этой обязанности может работодателю «дорого стоить».

ООО «В» обратилось в суд с исковым требованием к М., ранее работавшему в должности начальника производственного участка, о возмещении материального ущерба. Недостача образовалась в связи с тем, что М. не обеспечил сохранность складированных товарно-материальных ценностей. Подтверждая свое требование, работодатель сослался на заключенный с М. договор о полной материальной ответственности, поскольку в соответствии с должностной инструкцией начальника производственного участка, с которой он был ознакомлен, одной из его функций было обеспечение сохранности складируемых товарно-материальных ценностей, которые передавались ему в процессе его работы. Недостача материальных ценностей была обнаружена в результате проведенной инвентаризации, что подтверждается составленной инвентаризационной описью. По мнению работодателя, М. не предпринял достаточных мер к сохранности вверенного ему имущества. В результате его бездействия материальные ценности были утеряны.

В судебном заседании было установлено, что работодатель правомерно заключил с М. договор о полной материальной ответственности.

Однако работодателем был нарушен порядок передачи материальных ценностей работнику. При заключении договора о полной материальной ответственности с М. инвентаризация товарно-материальных ценностей, имеющихся в наличии у работодателя, не проводилась. Это не позволяет сделать безусловный вывод о том, какое имущество, какой стоимостью и в каком количестве вверялось материально ответственному лицу М.

Работодателем было нарушено требование ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» об обязательном проведении инвентаризации в случае смены материально ответственных лиц.

Судом установлено, что инвентаризация товарно-материальных ценностей была произведена по истечении месяца после увольнения М. с работы. Инвентаризация проводилась без участия материально ответственного лица, причина образования недостачи истцом не определена. Работодатель не представил доказательств, подтверждающих вину ответчика в причинении прямого действительного ущерба.

Как видим из приведенного примера, заключения договора о полной материальной ответственности за недостачу вверенных ценностей не всегда бывает достаточно. Необходимо выполнение работодателем обязанности по передаче материальных ценностей работнику после заключения этого договора и проведение инвентаризации при прекращении трудового договора с работником. Невыполнение этих требований влечет необходимость для работодателя доказывать вину работника в образовавшейся недостаче, что представляется крайне сложным, поскольку не определены ценности, передаваемые работнику после заключения договора о полной материальной ответственности, и ценности, передаваемые им при увольнении.

В Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 (далее — Методические указания), установлены общие правила проведения инвентаризации. К ним, в частности, относятся: создание в организации постоянно действующей инвентаризационной комиссии; утверждение руководителем персонального состава комиссии (представителей работодателя, работников бухгалтерской службы, других специалистов — инженеров, экономистов, техников и др.). В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации, составленные не менее чем в двух экземплярах.

Обратите внимание! Нарушение правил проведения инвентаризации может быть основанием для освобождения работника от полной материальной ответственности

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц. Это требование определяет, что работодатель должен проинформировать работника о дате проведения инвентаризации. Составленные описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший — в сдаче этого имущества.

В Методических указаниях подчеркивается, что по окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности ее проведения с обязательным участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц и обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т. п., где проводилась инвентаризация.

Исходя из норм ст. 233 и 238 ТК РФ работник может быть привлечен к материальной ответственности, только если будет установлена совокупность следующих условий:

  • наличие прямого действительного ущерба;
  • противоправность поведения (действия или бездействие) работника;
  • причинная связь между противоправным поведением и наличием ущерба;
  • вина работника в причинении ущерба.

Указанные условия обязательны, и при отсутствии хотя бы одного из них привлекать работника к материальной ответственности нельзя.

Однако нельзя и ограничиваться лишь установлением данных условий. Согласно п. 4 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 № 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю» (далее — Постановление № 52) к обстоятельствам, имеющим существенное значение для правильного разрешения дела о возмещении работником ущерба, обязанность доказать которые возлагается на работодателя, относится также отсутствие обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника. Их перечень закреплен в ст. 239 ТК РФ. К ним, в частности, относятся:

  • непреодолимая сила;
  • нормальный хозяйственный риск;
  • крайняя необходимость;
  • необходимая оборона;
  • неисполнение работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику.

Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации, в частности приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации, инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей и др.

Несоблюдение установленных требований влечет для работодателя негативные последствия.

Если результаты инвентаризации будут признаны недействительными, это может стать основанием для освобождения работника от полной материальной ответственности, несмотря на заключенный с ним договор о полной материальной ответственности за недостачу вверенных ценностей.

ПОРЯДОК ВЗЫСКАНИЯ С ВИНОВНОГО РАБОТНИКА СУММЫ ПРИЧИНЕННОГО УЩЕРБА

ТК РФ предусматривает определенный порядок действий работодателя при взыскании причиненного ему материального ущерба. Сама по себе недостача каких-либо товарно-материальных ценностей у работника не является основанием привлечения его к материальной ответственности. Поэтому до принятия решения о возмещении ущерба конкретным работником работодатель обязан предпринять следующие действия.

1. Провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. Для проведения такой проверки работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов (ч. 1 ст. 247 ТК РФ).

2. Определить размер ущерба исходя из фактических потерь по рыночным ценам на день возникновения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета (с учетом степени износа этого имущества) (ст. 246 ТК РФ).

3. Истребовать у работника письменное объяснение для установления причины возникновения ущерба. Это позволит выявить отношение работника к факту причинения ущерба и его причинам. Отказ работника или его уклонение от предоставления такого объяснения не исключает возможности привлечь его к материальной ответственности. Однако сам факт отказа или уклонения от предоставления объяснения следует зафиксировать в соответствующем акте с указанием присутствующих при этом свидетелей и с их подписями (ч. 2 ст. 247 ТК РФ).

В соответствии с нормами ст. 248 ТК РФ взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба может производиться:

  • в добровольном порядке;
  • по распоряжению работодателя;
  • в судебном порядке. Взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба в полном размере, превышающем его средний месячный заработок, при отказе работника добровольно его возместить осуществляется только судом.

Предусмотрен ли специальный срок для обращения работодателя в суд с требованием о возмещении материального ущерба, причиненного работником имуществу работодателя, при отказе последнего возместить ущерб добровольно?

Да, в соответствии с ч. 2 ст. 392 ТК РФ работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба. При этом в соответствии с ч. 3 указанной выше статьи при пропуске по уважительным причинам данного срока он может быть восстановлен судом.

Смотрите так же:  Приказ об итогах мероприятия в доу

В соответствии с п. 3 Постановления № 52 к уважительным причинам пропуска срока могут быть отнесены исключительные обстоятельства, не зависящие от воли работодателя, препятствовавшие подаче искового заявления.

Предъявление работодателем искового требования в суд влечет рассмотрение в судебном заседании всех доказательств, представленных работодателем, подтверждающих размер причиненного ущерба, вину работника, противоправность его поведения (действий или бездействия), причинную связь между его поведением и причиненным ущербом.

Журнал: Справочник кадровика, По состоянию на: 07.09.2012, Год: 2012, Номер: №10
Автор: Гаврилина Алла Константиновна

Сроки хранения документов

Все хозяйственные операции, проводимые любой организацией, должны оформляться оправдательными документами. Они являются первичными учетными документами и служат основанием для ведения бухгалтерского учета. Так сказано в пункте 1 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ (далее — Закон № 129-ФЗ). Кроме того, эти же документы используются для исчисления и уплаты налогов и сборов. Нередко архив документов за все время деятельности фирмы настолько объемен, что новые документы уже негде разместить. Значит, следует разобраться, как долго нужно хранить те или иные документы. Возможно, некоторые из них пора уничтожить

Бухгалтерские документы

Общие сроки хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности установлены в статье 17 Закона № 129-ФЗ. В ней говорится, что названные документы организация должна хранить не менее пяти лет. Чтобы определить сроки хранения конкретных видов документов, необходимо руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 года (далее — Перечень). Информация о наиболее распространенных видах документов представлена в таблице ниже.

Обратите внимание: сроки, установленные в Перечне, нужно отсчитывать не от даты составления документа, а с 1 января следующего года. Это записано в пункте 2.9 Указаний по применению Перечня, утвержденных Росархивом 6 октября 2000 года (далее — Указания). Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2008 году, начинается с 1 января 2009 года.

Причем организация с учетом специфики деятельности вправе увеличить длительность хранения документов по сравнению с тем сроком, который установлен в Перечне (п. 2.11 Указаний). Подобное решение оформляется распоряжением руководителя компании или закрепляется в ее учетной политике.

Налоговые декларации и документы для расчета налогов

Сроки, в течение которых организация обязана сохранять отчетность по налогам, установлены в пункте 170 Перечня. Так, годовые налоговые декларации необходимо хранить не менее десяти лет, квартальные — не менее пяти лет, месячные — не менее одного года. Если отсутствует годовая отчетность (например, по НДС), квартальные и месячные налоговые декларации нужно хранить не менее десяти лет. Месячную отчетность при отсутствии квартальной следует сохранять не менее пяти лет.

Сроки хранения документов, на основании которых организация исчисляет налоги и сборы, нигде четко не оговорены. Лишь в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ указано, что налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. К названным документам, в частности, относятся данные бухгалтерского и налогового учета, а также иные документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, уплату и удержание налогов.

Аналогичное требование установлено в подпункте 5 пункта 3 статьи 24 НК РФ для налоговых агентов. В течение четырех лет они должны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов.

От какой даты считается этот четырехлетний срок? Минфин России полагает, что течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (письмо от 18.10.2005 № 03–03–04/2/83).

Обратите внимание

Для акционерных обществ — особые правила

Сроки, в течение которых акционерные общества должны хранить свои документы, установлены в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденном постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03–33/пс. Так, годовую бухгалтерскую отчетность они обязаны хранить постоянно, то есть в течение всего срока работы организации. К документам постоянного хранения также относятся:

  • документы о создании, реорганизации общества;
  • устав общества, внесенные в него изменения и дополнения;
  • свидетельство о государственной регистрации общества;
  • решения о выпуске ценных бумаг, проспекты эмиссии ценных бумаг;
  • протоколы общих собраний акционеров;
  • протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета);
  • списки аффилированных лиц общества;
  • положения о филиалах и представительствах общества;
  • протоколы заседаний правления (дирекции) общества, решения директора (генерального директора, президента) общества;
  • бюллетени для голосования;
  • заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества и др.

Допустим, акционерное общество ликвидируется. При наличии у него договора с учреждением Росархива документы постоянного срока хранения и по личному составу оно передает в государственный архив.

Если договорных отношений с архивом нет, государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определяет председатель ликвидационной комиссии или конкурсный управляющий.

Если акционерное общество прекращает деятельность в результате проведенной реорганизации, подлинники его документов могут быть переданы только одному из вновь создаваемых обществ (как правило, обществу с наибольшей стоимостью чистых активов)

Бухгалтерская отчетность и учетные регистры

Годовая бухгалтерская отчетность*

Не менее 10 лет

Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункт 135 Перечня

Сводная годовая бухгалтерская отчетность*

До ликвидации организации**

Квартальная бухгалтерская отчетность*

Не менее 5 лет (при отсутствии годовой бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет)

Месячная бухгалтерская отчетность*

Не менее 1 года (при отсутствии годовой, квартальной бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет)

Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения и пояснительные записки к ним

До ликвидации организации**

Пункт 136 Перечня

Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы, оборотные ведомости и др.)

Не менее 5 лет при условии завершения ревизии или проверки (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***

Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункты 148 и 168 Перечня

Рабочий план счетов бухгалтерского учета и другие документы учетной политики

Не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз

Пункт 2 статьи 17 Закона № 129-ФЗ

О тчетность по налогам (сборам) и документы, необходимые для исчисления налогов (сборов)

Годовые отчеты по налогам (налоговые декларации)

Не менее 10 лет

Пункт 170 Перечня

Квартальные отчеты по налогам (налоговые декларации)

Не менее 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет)

Месячные отчеты по налогам (налоговые декларации)

Не менее 1 года (при отсутствии квартальных — не менее 5 лет)

Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***

Пункт 150 Перечня

Книги покупок, книги продаж

Не менее полных 5 лет с даты последней записи

Пункты 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914

Документы, подтверждающие объем налогового убытка прошлых лет, сумма которого перенесена на будущее при расчете налога на прибыль

Не менее 4 лет после окончания налогового периода, налоговая база по итогам которого была уменьшена на сумму убытков прошлых лет

Пункт 4 статьи 283 НК РФ

Документы, подтверждающие объем убытка предыдущих налоговых периодов, сумма которого перенесена на будущее при расчете ЕСХН или налога, уплачиваемого при применении УСН

Пункт 5 статьи 346.6 и пункт 7 статьи 346.18 НК РФ

Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и ТМЦ, накладные, авансовые отчеты и др.)

Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***

Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункт 150 Перечня

Пункт 18 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152

Лицевые счета работников

Не менее 75 лет

Пункт 153 Перечня

Документы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат

Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет

Пункт 155 Перечня

Пункт 162 Перечня

Документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты сверки, переписка и др.)

Пункт 163 Перечня

Документы о недостачах, растратах, хищениях

Документы об оплате учебных отпусков

Пункт 165 Перечня

Документы о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации

До ликвидации организации**

Пункт 166 Перечня

Документы об амортизационных отчислениях (акты, ведомости, расчеты)

Пункт 167 Перечня

Документы о приеме-передаче векселей, их оплате или размене

Пункт 179 Перечня

Документы о ведении валютных и обменных операций, операций с грантами

До ликвидации организации**

Пункт 181 Перечня

Документы об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, ТМЦ (инвентарные описи, акты, ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий)

Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***

Пункт 192 Перечня

Договоры и контракты

Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные)

Не менее 5 лет после истечения срока действия договора, соглашения

Пункт 186 Перечня

До ликвидации организации**

Пункт 187 Перечня

Документы о приеме выполненных работ (акты, справки, счета)

Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет

Пункт 188 Перечня

Договоры о материальной ответственности

Не менее 5 лет после увольнения материально ответственного лица

Пункт 189 Перечня

До ликвидации организации**

Пункт 275 Перечня

Документы о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю

Пункт 277 Перечня

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

Не менее 1 года****

Пункт 281 Перечня

Документы о премировании работников

Пункт 293 Перечня

Трудовые договоры (контракты, соглашения)

Не менее 75 лет

Пункт 338 Перечня

Личные карточки работников (в том числе временных работников)

Не менее 75 лет

Пункт 339 Перечня

Невостребованные трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства и другие личные документы работников

До момента востребования, но не менее 50 лет

Пункт 342 Перечня

Книги, журналы выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним

Не менее 50 лет

Пункт 358 Перечня

Графики предоставления отпусков

Не менее 1 года

Пункт 356 Перечня

Документы по охране труда

Акты, предписания по технике безопасности, документы об их выполнении

Пункт 295 Перечня

Перечень профессий с вредными условиями труда, утвержденный организацией

До замены новым****

Пункт 304 Перечня

Списки работающих на производстве с вредными условиями труда

Не менее 75 лет

Пункт 305 Перечня

Табели и наряды работников вредных профессий

Не менее 75 лет

Пункт 305 Перечня

Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний

Не менее 45 лет

Пункт 312 Перечня

Журналы, книги учета профилактических работ, инструктажа по технике безопасности

Не менее 10 лет

Пункт 316 Перечня

Журналы проведения аттестации по технике безопасности

Документы об аттестации рабочих мест по условиям труда (протоколы, ведомости, карты аттестации рабочих мест и др.)

Не менее 5 лет (рекомендовано хранить в течение 45 лет)

Пункт 332 Перечня и пункт 8 Порядка проведения аттестации рабочих мест по условиям труда, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 31.08.2007 № 569

Документы по контрольно-кассовой технике (ККТ)

Документация по ККТ*****

Не менее 5 лет с даты окончания использования ККТ

Пункт 14 Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 № 470

Использованные контрольные ленты, накопители фискальной памяти и программно-аппаратные средства, обеспечивающие некорректируемую регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение информации

Годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы

Не менее 10 лет

Пункт 199 Перечня

Сводные годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы

До ликвидации организации**

Полугодовые статистические отчеты и таблицы

Не менее 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет)

Квартальные статистические отчеты и таблицы

Не менее 5 лет (при отсутствии годовых, полугодовых — не менее 10 лет)

Месячные статистические отчеты и таблицы

Не менее 1 года (при отсутствии годовых, полугодовых, квартальных — не менее 10 лет)

* К бухгалтерской отчетности относятся бухгалтерские балансы, приложения к ним, предусмотренные нормативными актами, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки, аудиторские заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности организации (если она подлежит обязательному аудиту) и другие специализированные формы (п. 2 ст. 13 Закона № 129-ФЗ).
** Это следует из положений пункта 2.4.2 Указаний.
*** При возникновении споров, разногласий документы сохраняются до вынесения окончательного решения.
**** Если являются первичными учетными документами, их необходимо хранить не менее пяти лет (п. 1 ст. 17 Закона № 129-ФЗ).
***** Включает в себя документы, связанные с производством, продажей, технической поддержкой, приобретением, регистрацией, вводом в эксплуатацию, эксплуатацией и выводом из эксплуатации контрольно-кассовой техники.

Налоговая база и сумма налога определяются по окончании налогового периода (п. 1 ст. 55 НК РФ). По большинству налогов таким периодом является календарный год. Исключение составляет НДС, налоговый период по которому квартал. Таким образом, срок хранения документов, необходимых для расчета и уплаты налогов, нужно отсчитывать со дня, следующего за днем окончания налогового периода.

ООО «Гиацинт» было зарегистрировано в апреле 2004 года. Организация применяет общую систему налогообложения.

Четырехлетний срок, в течение которого ООО «Гиацинт» должно хранить документы, относящиеся к расчетам по налогу на прибыль, ЕСН, налогу на имущество организаций за 2004 год, — это период с 1 января 2005 года по 31 декабря 2008 года. Соответственно документы, использованные для исчисления указанных налогов за 2005 год, организация обязана будет сохранять до 31 декабря 2009 года.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, а также программы машинной обработки данных следует хранить не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз (п. 2 ст. 17 Закона № 129-ФЗ)

До 2008 года налоговый период по НДС устанавливался как календарный месяц, а для отдельных категорий налогоплательщиков — как квартал (ст. 163 НК РФ)

Налогоплательщики обязаны представлять в налоговые органы и их должностным лицам документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов (подп. 6 п. 1 ст. 23 НК РФ)

Налоговые агенты обязаны представлять в налоговый орган по месту своего учета документы, необходимые для осуществления контроля за правильностью исчисления, удержания и перечисления налогов (подп. 4 п. 3 ст. 24 НК РФ)

Убыток, выявленный по итогам 2001 года (до вступления в силу главы 25 НК РФ), может быть перенесен на будущее в сумме, не превышающей сумму убытка, числившегося по состоянию на 1 июля 2001 года (п. 4 ст. 10 Федерального закона от 06.08.2001 № 110-ФЗ)

Смотрите так же:  Шубу в залог в волгограде

Вместе с тем в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки (п. 4 ст. 89 НК РФ). Например, налоговая проверка, назначенная 31 декабря 2008 года, может охватывать 2005—2007 годы и продолжаться максимум в течение шести месяцев 2009 года. Значит, в течение всего времени проверки организация обязана сохранять документы, относящиеся к налоговым расчетам за проверяемый период. Но она и так обязана это делать согласно Закону № 129-ФЗ. Ведь основанием для исчисления налогов, как правило, являются те же первичные учетные документы, которые используются для отражения операций в бухгалтерском учете. Минимальный срок хранения таких документов составляет пять лет (п. 1 ст. 17 Закона № 129-ФЗ). Получается, что согласно законодательству о бухгалтерском учете в течение текущего года организация обязана хранить документы, относящиеся к расчетам налогов и за те периоды, которые налоговые органы проверить уже не могут.

Особо оговорен срок хранения книг покупок и книг продаж. Он установлен в пунктах 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914. Его минимальная продолжительность — пять полных лет с даты последней записи в указанных документах.

Отметим также, что согласно пункту 150 Перечня выставленные и полученные счета-фактуры организация должна хранить не менее пяти лет. Однако если в ходе налоговой или иной проверки возникли разногласия с проверяющими, то счета-фактуры нужно сохранять до вынесения окончательного решения по результатам данной проверки.

Несмотря на то что счета-фактуры необходимо хранить минимум пять лет, организация не обязана представлять по запросу налогового органа счета-фактуры, четырехлетний срок хранения которых уже истек. Например, получив в 2009 году запрос налоговой инспекции о представлении счета-фактуры за 2004 год, налогоплательщик (налоговый агент) может его не выполнять.

Воспользуемся условием примера 1. Допустим, до 2008 года налоговым периодом по НДС для ООО «Гиацинт» являлся календарный месяц.

Книги покупок и книги продаж за апрель 2004 года организация должна хранить до 30 апреля 2009 года (при условии, что последние записи в них были сделаны в апреле 2004 года).

Пятилетний срок хранения выставленных и полученных счетов-фактур исчисляется с 1 января года, следующего за годом их составления, — с 1 января 2005 года. То есть счета-фактуры, датированные апрелем 2004 года, ООО «Гиацинт» обязано хранить до 31 декабря 2009 года.

Поскольку в 2004—2007 годах налоговым периодом по НДС для компании являлся календарный месяц, четырехлетний срок хранения прочих документов, необходимых для расчета НДС, определяется применительно к каждому месяцу. Обязательный минимальный период хранения документов, использованных организацией для расчета НДС за апрель 2004 года, — с 1 мая 2004 года по 30 апреля 2008 года.

Четырехлетний срок хранения документов, относящихся к расчету НДС за I квартал 2008 года, начинается с 1 апреля 2008 года и заканчивается 31 марта 2012 года. Книги покупок и книги продаж за I квартал 2008 года компания обязана будет сохранять до 31 марта 2013 года (если последние записи в них были сделаны в марте 2008 года), а счета-фактуры за этот период — до 31 декабря 2013 года.

Итак, первичные учетные документы необходимо хранить не менее пяти лет. Однако в некоторых ситуациях оправдательные документы следует сохранять намного дольше.

Ситуация 1. Организация переносит убытки на будущее

В соответствии со статьей 283 НК РФ компания, являющаяся плательщиком налога на прибыль, вправе уменьшить налоговую базу текущего налогового периода на сумму убытка, полученного ею в предыдущих налоговых периодах. Убыток может быть перенесен на будущее в течение десяти лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором он был получен (п. 2 ст. 283 НК РФ).

В течение всего срока переноса убытков организация должна хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка. Так сказано в пункте 4 статьи 283 НК РФ. В письме от 03.04.2007 № 03–03–06/1/206 Минфин России разъяснил, что списание убытков возможно только при представлении первичных документов, подтверждающих полученный финансовый результат.

Аналогичные требования установлены для плательщиков единого сельскохозяйственного налога и организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения. При переносе убытков на будущее они также обязаны хранить документы, подтверждающие размер понесенного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду. Об этом сказано в пункте 5 статьи 346.6 и пункте 7 статьи 346.18 Налогового кодекса соответственно.

ООО «Азалия» является плательщиком налога на прибыль. По итогам 2003 года в налоговом учете организации был получен убыток. Его сумма переносилась на будущее в течение 2006—2008 годов по частям.

Согласно требованиям налогового законодательства первичные учетные документы, необходимые для расчета налога на прибыль за 2003 год, организация обязана была хранить в течение четырех лет — до 31 декабря 2007 года. Поскольку на сумму убытка 2003 года уменьшены налоговые базы 2006—2008 годов, компания продолжает хранить указанные документы. Она должна сохранять их в течение еще четырех лет после окончания 2008 года (последнего года, налоговая база за который была уменьшена на сумму убытка прошлых лет) — до 31 декабря 2012 года.

Ситуация 2. Выявлены убытки прошлых лет или списаны безнадежные долги

Убытки прошлых налоговых периодов, выявленные налогоплательщиком в текущем отчетном или налоговом периоде, приравниваются к внереализационным расходам на основании подпункта 1 пункта 2 статьи 265 НК РФ. Иначе говоря, такие убытки уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль за тот период, в котором они были выявлены.

Кроме того, к внереализационным расходам также приравниваются суммы безнадежных долгов, а в случае, если организация формирует резерв по сомнительным долгам, — суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет средств резерва (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).

По общему правилу, установленному в пункте 1 статьи 252 НК РФ, при расчете налога на прибыль можно признать лишь те расходы, которые подтверждены документально. Значит, чтобы учесть в целях налогообложения убытки прошлых лет, выявленные в текущем году, или списать безнадежные долги, организация должна располагать соответствующими подтверждающими документами. Более того, она обязана хранить эти документы не менее четырех лет после окончания года, налоговая база за который была уменьшена на сумму указанного убытка или списанной безнадежной задолженности.

Ситуация 3. Организация владеет основными средствами

Допустим, в собственности компании имеется основное средство, которое было куплено больше десяти лет назад. Казалось бы, срок хранения документов о его приобретении и вводе в эксплуатацию уже истек.

Однако такие документы нужно сохранять в течение всего срока полезного использования объекта. Ведь в течение этого периода организация начисляет амортизацию в налоговом и бухгалтерском учете. Чтобы признать амортизационные отчисления, в течение всего срока амортизации у нее должны быть документы, подтверждающие приобретение объекта и ввод его в эксплуатацию.

Кроме того, с остаточной стоимости основных средств компания уплачивает налог на имущество. Следовательно, для обоснования расчетов по данному налогу ей также необходимы названные документы.

Предположим, организация решила продать амортизируемое имущество. Согласно подпункту 1 пункта 1 статьи 268 НК РФ она вправе уменьшить доход, полученный от продажи, на остаточную стоимость этого имущества. Но остаточная стоимость объекта опять же должна быть подтверждена соответствующими документами.

Таким образом, даже если организация, владеющая амортизируемым имуществом, не планирует его продавать, документы о приобретении этого имущества, вводе его в эксплуатацию, расчете сумм амортизации ей целесообразно сохранять в течение всего срока работы компании.

В случае реализации прочего имущества (за исключением ценных бумаг, продукции собственного производства, покупных товаров) организация уменьшает полученный доход на цену приобретения или создания этого имущества (подп. 2 п. 1 ст. 268 НК РФ). Естественно, при условии, что указанную цену она может подтвердить документально. При отсутствии подобных документов компания не вправе уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль на сумму расходов на приобретение имущества, так как эти расходы не соответствуют требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ. Сроки хранения указанных документов в данном случае значения не имеют. Аналогичная позиция приведена в письме Минфина России от 15.09.2005 № 03–03–02/84.

Хранение документов

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты налогоплательщика, а в случаях, предусмотренных в статье 265 НК РФ, — понесенные им убытки (п. 1 ст. 252 НК РФ)

В целях налогообложения остаточная стоимость объектов амортизируемого имущества определяется по правилам, изложенным в пункте 1 статьи 257 НК РФ

Перечень документов акционерного общества, которые оно должно хранить по месту нахождения исполнительного органа, установлен в пункте 1 статьи 89 Федерального закона от 26.12. 95 № 208-ФЗ

Условия, при выполнении которых ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе, оговорены в статье 4 Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»

Организации, документы которых не подлежат приему в государственные или муниципальные архивы, уничтожают документы с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами (п. 3.9 Указаний)

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации (п. 3 ст. 17 Закона № 129-ФЗ)

Место хранения документов каждая организация определяет самостоятельно. Как правило, большинство документов размещается в офисе компании. При значительных объемах документации целесообразно выделить специальное место под архив или даже арендовать отдельное помещение, куда перевезти обработанные документы, которые уже не используются в текущей работе.

Другой вариант — передать документы на хранение в специализированную архивную компанию. Однако если организация является акционерным обществом, то ей нужно учесть следующую особенность. В пункте 2 статьи 89 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ говорится, что целый ряд документов акционерное общество должно хранить по месту нахождения его исполнительного органа. К таким документам, в частности, относятся бухгалтерская отчетность, документы бухгалтерского учета, документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе.

Естественно, со временем объемы архивов любой организации увеличиваются, для их размещения требуются новые помещения. Может, удобнее хранить документы не в бумажном, а в электронном виде?

Такая возможность прямо предусмотрена в отношении первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета (п. 7 ст. 9 и п. 1 ст. 10 Закона № 129-ФЗ). Кроме того, в статье 314 НК РФ указано, что регистры налогового учета ведутся на бумажных носителях, в электронном виде или любых машинных носителях. При этом должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.

В письме от 24.07.2008 № 03–02–07/1–314 Минфин России разъяснил, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета допускается в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ и при условии, что электронные документы заверены с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Основные правила работы архивов организаций одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные правила). В пункте 2.3.1 Основных правил установлено, что ежегодно необходимо проводить экспертизу ценности документов, то есть определять сроки их хранения и отбирать документы для длительного хранения и уничтожения.

Уничтожение и утилизация документов

Документы, срок хранения которых истек, организация вправе уничтожить самостоятельно (разорвать вручную или с помощью шредера, выбросить, сжечь) или передать на утилизацию в специализированную компанию, занимающуюся переработкой вторичного сырья. Перечень документов, подлежащих уничтожению или утилизации, утверждается руководителем организации. Он может быть оформлен в виде приказа или распоряжения руководителя либо в форме акта, разработанного компанией самостоятельно. Примерный образец такого акта приведен ниже.


Рисунок. Образец акта об отборе документов для уничтожения

Кроме того, организация может воспользоваться образцом акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Его форма утверждена в приложении № 4 к Основным правилам.

При составлении списка уничтожаемых документов не обязательно указывать реквизиты каждого документа. Это следует из положений пункта 2.4.5 Основных правил. В нем говорится, что однородные дела (документы) вносят в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе (например, авансовые отчеты за 2000 год).

Передача документов на утилизацию оформляется накладной, в которой указываются дата передачи, количество передаваемых документов (число папок, коробок и т.п.) и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за сохранность документов в организации (п. 2.4.7 Основных правил).

Если компания уничтожает документы собственными силами, этот факт она оформляет отдельным актом об уничтожении документов. Поскольку унифицированной формы нет, он тоже составляется в произвольной форме. Отметим, что уничтожение документов по истечении срока хранения является правом, а не обязанностью организации (см. письмо Минфина России от 18.10.2005 № 03–03–04/2/83). Другими словами, компания может продолжать хранить документы даже по истечении сроков их обязательного хранения.

Ответственность за утрату документов

Налоговая. Отсутствие у налогоплательщика первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета расценивается как грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. За такое нарушение в статье 120 Налогового кодекса предусмотрена ответственность в виде штрафа в размере:

– 5000 руб., — если отсутствуют документы за один налоговый период;

– 15 000 руб. — при отсутствии документов более чем за один налоговый период;

– 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб., — если из-за отсутствия документов была занижена налоговая база.

Кроме того, если налогоплательщик (плательщик сбора, налоговый агент) не представит по запросу налоговой инспекции документы или иные сведения, с него взыскивается штраф в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Административная. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 300 до 500 руб. Об этом сказано в статье 13.20 КоАП РФ. За нарушение порядка и сроков хранения учетных документов на должностных лиц может быть наложен административный штраф в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

Уголовная. Похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, наказывается штрафом в размере до 200 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до одного года (п. 1 ст. 325 УК РФ)